公文的写作知识

 

写作基础知识—公文的写作

第一节 公文概述

　　什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。

　　 公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和 经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。

　　 公文具有直接生效的指导作用。这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作 用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。

　　 写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。只有不断提 高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。

　　 根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家 行政机关公文分12类13种：①命令(令)；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通 知 ；⑦通报；⑧报告；⑨请示；?10?批复；?11?函；?12?会议纪要。? 根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行 的 各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报； ⑧报告；⑨请示；?10?批复；?11?条例；?12?规定；?13?函；?14?会议纪要。

　　 以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择 通用公文文种的依据。当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。

　　 公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编 号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。与写作有直接关系的是拟稿。

　　 二、公文的格式与要素〖ht〗〖kh*3/4〗公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性 和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。

　　 公文的格式要素一般包括：

　　 （一）发文机关（版头）

　　 发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、 上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前 。

　　 版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：

　　 １、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事厅文件”。

　　 ２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“ 浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委员会（函）”。

　　 ３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。

　　 至于几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。

　　 （二）公文份号?〖ht〗 公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。

　　 （三）秘密等级?〖ht〗 公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和 国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”， “★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。

　　 （四）紧急程度

　　 紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在 版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。

　　 （五）发文字号?〖ht〗 发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２ 号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。 ? 　（六）签发人

　　 签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签 名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人 的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文 字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发 。

　　 （七）标题

　　 公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份 公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。

　　 公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《国务院关于加强 血吸虫病防治工作的决定》，这里“国务院”是发文机关；“关于加强血吸虫病防治工作” 是事由；“决定”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构 。

　　 拟写公文标题时，应特别注意以下几点：

　　 １、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种 三部分组成。如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知 ”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。

　　 ２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，某市人民政府对历年来制定的规范性文 件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文 件”，就显得既明确又简洁。

　　 ３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。

　　 ４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可 排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词乃至词拆开。

　　 ５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿 的，可用空格或换行的方式表述。例如：

　　 国务院关于依靠科技振兴农业

　　 加强农业科技成果推广工作的决定

　　 （八）主送机关

　　 主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文 之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。

　　 确定主送机关应注意：

　　 １、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。

　　 ２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请 示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。

　　 ３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。

　　 ４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如××省人民政府普发文件，主送机关写为“各 市、县人民政府，各地区行政公署，省政府直属各单位”。

　　 （九）正文

　　 正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写 。（写法见后）

　　 （十）附件

　　 附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附 于正文之后。

　　 （十一）印章

　　 印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端 落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章 。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章。? 党的文件，有特定版头的普发性文件不加盖发文机关印章。这是与国家行政机关公文的一大不同。

　　 （十二）成文时间

　　 一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导 人的签发时间为准。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。

　　 （十三）附注?〖ht〗 附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是 对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。

　　 （十四）主题词?〖ht〗 主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报 的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题 词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正 确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。

　　 （十五）抄送机关

民工 抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主 题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。

　　 （十六）印发机关和时间

　　 印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。

　　 以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办 公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。

　　 三、公文正文的写作方法

　　 草拟公文正文必须符合以下要求：

　　 (一)符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。

　　 (二)情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

　　 (三)人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成 “９４年”。

　　 (四)公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用 汉字外，都要使用阿拉伯数字。

　　 (五)结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。

　　 (六)公文中应使用国家法定计量单位。

　　 (七)引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。

　　 (八)用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。

　　 (九)请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。

　　 公文正文的写法主要有两条：? 第一、通过叙述、说理表明目的。

　　 公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说 理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：

　　 （一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请 上级机关审批。

　　 （二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步 做法给予指示。

　　 （三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请 示协助解决所要解决的问题。

　　 （四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后 提出具体办法，要求下级贯彻执行。

　　 （五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审 核的意见，最后要求下级按批复执行。

　　 通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充 足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确 又具体。

　　 第二、文字表达简明、确切、条理清楚。

　　 简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、 认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般 文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。? 确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。 表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。

　　 条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提 出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”， 亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得 一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应 采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。

第二节 通知与函的写作

　　一、通知的写作

　　 通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

　　 (一)通知的类别

　　 根据功用，通知可分以下类别：

　　 1、发文通知?

　　 ①批转性通知　对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门 执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知 》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。

　　　 ②转发性通知　对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行 。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》； 《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。

　　 　③发布性通知　发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《 国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。

　　 2、知照通知

　　 用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整 机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》 ；《国务院办公厅关于设立国务院纠正行业不正之风办公室的通知》；《国务院办公厅关于 暂停实行夏时制的通知》。

　　 3、事项通知

　　 ①布置性通知　就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例： 《国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知》。

　　 ②规定性通知　上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例 ：《教育部财政部关于改变研究生学习期间生活待遇问题的通知》。

　　 ③会议通知　告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼 有告知和布置作用。例：《关于召开××座谈会的通知》。

　　 (二)通知的写法

　　 1、标题

　　 通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容 ，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知” 等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，发布本机关自制规约文书， 对重要的规章应由“颁发”、“发布”等动词提起。除发布的规章应用书名号，其余均不使 用 书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关 于”和“的通知”字样。

　　　2、主送机关

　　 视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不 属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。

　　 3、正文

　　 一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意 事项及时限等。

　　 正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做 到条理清晰，一目了然。

　　 由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，恕不一一。?

　　 4、落款

　　 正文结束后在右下方署名署时并盖公章。

　　 二、函的写作

　　 函属于平行文。它适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主 管部门请求批准等。? 根据主动与被动，函有发(去、问)函和复函之别。根据形式和规格，函又可分公函与便函两 类。公函与便函都是处理公务的文书，但公函的内容往往比较重要，涉及行使权力，故行文郑重，具有完整的公文格式。便函为单位、领导之间处理具体事务时用，格式如同一般书信 ，不加标题，不编文号，不需存档，但亦需加盖公章。

　　 (一)函的类别

　　 本教材专指公函的分类。

　　 1、联系函

　　 ①商洽性函 用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：《× ×学校关于商洽×××同志调动工作事宜的函》；《××县人民法院关于×××遗产纠纷案 托查的函》。

　　 ②询答性函 用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》；《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北省人民政府办公厅的复函》。

　　　3、告知函

　　　主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例《中国科学院关于学部委员增补结果的函》。

　　　2、请批函

　　　向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：《×××××学报关于申请广告许可证的函》。

　　（二）函的写法

　　1、标题

　　函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质 的函，文种均须标明“复函”。

　　2、主送机关

　　 顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

　　3、正文

　　 开头　发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等 。

　　 主体　发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体 的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。

　　 尾语　发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复” 等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。

　　 落款　正文右下方署名署时并盖公章。? 正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份， 做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。

第三节 报告与请示的写作

　　一、报告的写作

　　 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

　　 (一)报告的类别

　　 1、呈报报告

　　 这是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专 题报告两种。

　　 ①综合报告　是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况， 往往有一文数事的特点。例：《关于××市xx规划执行情况的报告》。

　　 ②专题报告　是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告，往往有一事一报、 迅速及时的特点。例：《关于元旦春节市场安排情况的报告》。

　　 2、呈转报告

　　 这是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的 报告。例：林业部《关于加强野生动物保护管理工作的报告》。

　　 3、回复报告

　　 这是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大 事 项的答复，对一般性事项用函作答即可。例：××市民政局《关于拥军优属情况的报告》是 “八·一”建军节前开展专项活动的回复性报告。

　　 (二)报告的写法

　　 1、标题

　　 报告标题通常由事由和文种组成。

　　 2、主送机关

　　 报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。

　　 3、正文

　　 正文由报告缘由、报告事项、报告尾语三部分组成。报告缘由主要交待报告的起因、理由或 注明目的、意义等，是正文的开头；报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等；报告尾语根据类别而定，呈 报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。

　　 4、落款

　　 正文结束，在右下方署名署时并盖公章。

　　 二、请示的写作

　　 请示适用于向上级请求指示、批准。

　　(一)请示的类别

　　 1、请求指示

　　 如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发 生的重大问题或 一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：《关 于确定××市高校行政级别的请示》。

　　 2、请求审批　

　　 对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不 能决定或解决的 ；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例：《关于××建设项目需用资金的请示》。

　　 (二)请示的写法

　　 1、标题?

　　 请示标题通常由事由和文种两部分组成。

　　 2、主送机关

　　 应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导 的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。

　　 3、正文

　　 请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目 的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语 一般有“特此请示，望于批复”，“以上请示请批准”等惯用语。

　　 4、落款

　　 正文结束，在右下方署名署时并盖公章。

　　 (三)报告与请示比较

　　 相同点：①两者都属上行文。②为督促各级领导干部认真履行职责，对行文负全责，上报的报告、请示首页须注明签发人。③通常情况下，报告和请示的标题可省略发文机关。

　　 相异点：①性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况 、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。②上级机关处理原则不同，对待报告上 级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。③篇幅容量 不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则 严格要求一事一请，篇幅相对较短小。④行文时间不同，报告在事前、事中、事后均可行文 ；而请示必须事前行文。

写作基础知识—事务文书的写作

第一节 事务文书的概述

　　 事务文书是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失 、研究问题的实用文体。

　　 由于这类管理类文体处理的日常事务亦为公务，所以事务文书属于广义的公文范畴。它与狭 义公文(行政机关12类13种，党内机关14种)的区别在于：一是无统一规定的文本格式； 二是 不能单独作为文件发文，需要时只能作为公文的附件行文；三是必要时它可公开面向社会，或提供新闻线索(如简报)或通过传媒宣传(如经验性总结、调查报告等)。

第二节　简报的写作

　　简报是机关、团体、企事业单位内部，或者是某项中心工作、某次重要会议中用的沟通信息 、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊式文字载体。其特点是文字短、内容新、反应快、形式活。

　　 一、简报的类别

　　 简报的名称很多，常见的有《××简报》、《××简讯》、《××信息》、《××动态》、 《××通报》、《××通讯》及《内部参考》、《情况反映》等。? 从不同角度对简报有不同的分类，按内容来分，可分三种。

　　 1、综合简报

　　 它全面、综合反映编发单位工作进展、思想动态、成绩缺点等概况。综合简报多常年定期编 发，例某高校党委、校长办公室编《××工作动态》。

　　 2、中心工作简报

　　 它主要是为配合、推动当前某项中心工作，掌握思想动态、交流推广经验而编发。中心工作 简报多在一定时期内不定期制发。例某市委路线教育工作领导小组编发《路教工作简报》。

　　 3、会议简报

　　 它报道会议概况，反映会议交流经验和探讨的问题，传达和贯彻会议精神和决议。会议简报 用于大中型会议，视会期长短及规模在会议期间可只编发一期或多期。例某校学代会秘书组编发的《××学代会简报》。

　　 二、简报的编写

　　 (一)报头

　　 简报首页上端1／3处由分割线将报头与文稿部分分开，报头由以下四个必备要素构成：①、 简报名称，一般套红、居中、字体稍大印刷；②、期数，印于简报名称正下方；③、编印机 关，一般为制发简报单位的办公部门或中心工作领导小组及会议的秘书处(组)，要求用全称 或规范化简称印于分割线左上方；④、编印日期，印于分割线右上方，要求年月日齐全。除以上四个要素，视简报内容，保密要求，还可以增加简报编号、密级(或使用范围和要求)等 要素。

　　 (二)文稿

　　 根据文体性质和文稿来源，简报的体式可分四种：一是报道体，它及时、简明、准确地叙述 、报告部门、行业、系统、领域内最新发生的新情况、新动态。其文体十分类似动态消息、动态信息；二是汇篇体，这是在众多稿源基础上剪辑而成的类似综合消息的简报文体，其 信息量大面广，能做到点面结合反映全局性情况；三是总结体，其文章即一般意义的总结，但内容有典型性有推广价值，编入简报能发挥其指导一般的作用；四是转引体，即将他单位 有参考借鉴意义的材料完整地或篇段地摘编转引。

　　 1、按语

　　 按语是代简报编制机关立言，是对文稿及使用作出说明、评价，如说明材料来源、转引目的 、转发范围，表明对简报内容的倾向性意见及表示对所提问题引起讨论研究的希望等等。按语的位置在报头下，标题前。它视需要而使用，并非每篇必有。一般在转引体、总结体及重 要的报道体、汇篇体简报文章前才配用按语。

　　 按语可分三种类型：一是题解性按语，它类似前言，主要对文稿产生过程、作者情况、主体 内容作简要介绍；二是提示性按语，它侧重于对简报内容的理解揭示或是针对当前实践应注意事项的提醒；三是批示性按语，它往往援引领导人原话或上级机关指示结合简报内容对实 际工作提出批示性意见。

　　 2、标题

　　 根据简报的体式，标题也有不同写法。动态性较强的内容多采用单行式新闻标题，简短明快 地交待事实、揭示中心，在总结体简报和其他体式简报中，一般使用文章化标题。

　　 3、目录

　　 简报文稿通常是一期一篇，根据需要也可以是一期为一组性质接近的文章。如是一组文章， 则须在报头下设计“目录”一栏，将各篇文章标题先印于此，然后依次刊出每篇 文章。

　　 4、正文

　　 因体式各异，简报正文格式相去甚远。报道体、汇篇体类消息结构往往前有导语，后有主体 、背景等；总结体可完整地将“总结”刊于简报；转引体则因所引文章不同，正文或可能是 片断章节，也可能是整篇文稿。

　　 (三)报尾

　　 在简报末页下1/3处用分割线与文稿部分分开，分割线下与之平行的另一横线间内标本期简 报的“报、送、发”单位名称，右侧注明本期印数。

第三节 计划与总结的写作

　　一、计划的写作

　　 计划是单位或个人对未来一定时间内要做的工作从目标、任务、要求到措施预先作出设计安 排的事务性文书。

　　 (一)计划的种类

　　 从性质、内容、时间等角度可划分出不同种类的计划。从形式分有以下三种：文件式计划， 分目标、要求、措施、步骤等环节，写作严谨具体，内容重大并有一定篇幅；条文式计划，以列出任务为主，较少涉及措施、步骤等；表格式计划，通常用于项目较多又具共性的内容 ，有时辅之适当文字说明，使计划简洁明了。

　　 计划是个统称，像规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等都是根据计划目标 远近、时间长短、内容详略等差异而确定的名称。

　　 规划　是一种时间跨度长(三年以上)，范围广，内容较为概括的计划。例：《××市城市建设总体规划》。

　　 纲要　和规划相同，它们都是各级领导机关根据战略方针，为实现总体目标 对某个地区或某 一事项作出长远部署。不同的是纲要比规划更为原则和概括，一般只对工作方向、目标提出纲领式要求和指导性措施。例：《××市XX年经济发展纲要》。

　　 设想　是一种粗线条的、初步的、预备性的非正式计划。相对来讲，其适用 时限较长。例：《××市拓展就业安置门路的设想》。

　　 打算　也是一种粗线条的、其想法不太成熟的非正式计划。相对设想，它的 内容范围不大且考虑近期要做的。例《××学校争创文明校园的打算》。

　　 要点　是将计划的主要内容择要摘编，使之简明突出，它适用于时间相对较 短的计划。例：《××局19××年工作要点》。

　　 方案　从目的、要求、方式、方法、进度等都部署具体周密有很强可操作性 的计划。方案一 般适合专项性工作，其实施往往须经上级批准。例：《××市住房分配制度改革实施方案》 。

　　 意见　属粗线条计划，它适用于上级向下级布置工作任务并提供基本的思路 、方法，交待政 策，提出要求等。例：《××公司关于下属企业19××年扭亏增盈全面提高经济效益的意见 》。

　　 安排　是短期内要做的，且范围不大、内容单一、布置具体的一类计划。例 ：《××系第×周工作安排》。?

　　 (二)计划的写法

　　 1、标题? 计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征 求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。

　　 2、引言? 计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前 言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

　　 3、主体? 如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时 做”等问题。

　　 目标与任务　 首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地 写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务具体化、明确化。

　　 办法与措施　以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计 划可操作性的关 键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性， 而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

　　 时限与步骤　工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此 在计划中针对具 体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作有序，执行无误。

　　 4、落款? 在正文右下方署名署时即可。

　　 二、总结的写作

　　 总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出 规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。

　　 (一)总结的种类

　　 从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结 两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多 见。? 总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。

　　 (二)总结的写法

　　 1、标题?

　　 文件式标题　一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××局 19××年度拥军优属工作总结》。

　　 文章式标题　以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对 总结内容有提示 作用。例某企业的专题总结《技术改造是振兴企业之路》和某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的?》。

　　 双行式标题　即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正题揭示观点 或概括内容，副 标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台　教书育人放异彩——×× 大学德育工作总结》。

　　 2、正文

　　 前言　 一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价 。开头力求简洁，开宗明义。

　　 主体　 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这 些内容是总结的 核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容从所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分， 标序加题，逐一写来。

　　 结尾　作为总结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见 或表示决心信心等语作结，要求简短利索。

　　 3、落款? 一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。

第四节 调查报告的写作

　　人们在完成了调查工作之后，为了使调查的成果形成为文字，就要撰写调查报告。那么调查 报告是怎样一种文章体裁呢？调查报告是根据调查研究的成果写出的反映客观事实的书面报告。由于调查报告是调查与分析、实践与理论、客观与主观相结合的实用性文体，是从调查 目的通向社会效益和经济效益的桥梁和工具，它在社会生活、经济活动和人类的其他实践活动中具有十分重要的作用。

　　 一、调查报告的类别

　　 调查报告亦有别称，像考察报告、调研报告及××调查等都是常见的。

　　 从内容性质分，调查报告有以下六种：?

　　 (一)专题型调查报告。

　　 这是针对某个事情或问题撰写的调查报告。它能及时 揭露现实生活 中的矛盾，反映群众的意见和要求，研究急需解决的具体的实际问题，并根据调查的结果提出处理意见，或者对策，或是建议。?

　　 (二)综合型调查报告。

　　 它是以综合调查众多的对象及其基本情况为内容的报 告。具有全面 、系统、深入和篇幅较长的特点。它与专题调查报告的主要区别点就在于它的综合性上。它使读者可以从报告中看到事物的相对完整的“鸟瞰图。”

　　 (三)理论研究型调查报告。

　　 这是以学术研究为目的而撰写的报告，它以收集 、分类 、整理资料并提出问题、报告结论为特点，大多发表在学术刊物上，或载于学术著作中。

　　 (四)实际建议型调查报告。

　　 这是由于实际工作需要而写的调查报告，其主要 内容是为预测、决策、制定政策、处理问题等进行调查所获得的材料及有关的建议。?

　　 (五)历史情况型调查报告。

　　 这是根据需要以历史情况为对象进行调查而形成 的调查报告。它可以供人们了解某一事物或问题的历史资料和历史真相。

　　 (六)现实情况型调查报告。

　　 它是以正在发生、发展的一些现实生活为对象进 行调查后所形 成的调查报告。人们可以通过它了解和认识某些事物和问题的客观现实情况，以作为其它认识活动的依据或参考。

　　 二、调查报告的写法

　　 调查报告的写作方法主要是：一、熟悉调查报告的结构特点；二、把握调查报告的写作程序 。

　　 首先，我们来看调查报告在结构上有什么特点。一般来说，调查报告的内容大体有：标题、导语、概况介绍、资料统计、理性分析、总结和结论或对策、建议，以及所附的材料等。根据这些内容所形成的调查报告的结构，就包括标题、导语、正文、结尾和落款。

　　（一）标题

　　调查报告的标题有单标题和双标题两类。所谓单标题，就是一个标题。其中又有公文式标题和文章式标题两种。公文标题为“事由+文种”构成，如《浙江省农村中学语文教学情况的调查报告》。文章式标题，如《××市的校办企业》；其二是标明作者通过调查所得到的观点的标题，如《调整教育政 策　增加教育投入》。所谓双标题，就是两个标题，即一个正题、一个副题。如《为了造福子孙后代——××县封山育林调查报告》。?

　　 (二)导语

　　导语又称引言。它是调查报告的前言，简洁明了地介绍有关调查的情况，或提出全文的引子 ，为正文写作作好铺垫。常见的导语有：一、简介式导语。对调查的课题、对象、时间、地点、方式、经过等作简明的介绍。二、概括式导语。对调查报告的内容（包括课题、对象、 调查内容、调查结果和分析的结论等）作概括的说明。三、交代式导语。即对课题产生的由来作简明的介绍和说明。?

　　 (三)正文

　　 正文是调查报告的主体。它对调查得来的事实和有关材料进行叙述，对所作出的分析、综合 进行议论，对调查研究的结果和结论进行说明。正文的结构有不同的框架。（一）根据逻辑关系安排材料的框架有：纵式结构、横式结构、纵横式结构。这三种结构，以纵横式结构常 为人们采用。（二）按照内容表达的层次组成的框架有：“情况——成果——问题——建议 ”式结构，多用于反映基本情况的调查报告；“成果——具体做法——经验”式结构,多用 于介绍经验的调查报告； “问题——原因——意见或建议”式结构，多用于揭露问题的调 查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”式结构，多用于揭示案件是非的调查报告。

　　 (四)结尾

　　 结尾的内容大多是调查者对问题的看法和建议，这是分析问题和解决问题的必然结果。调查 报告的结尾方式主要有补充式、深化式、建议式、激发式等。

　　 (五)落款

　　 调查报告的落款要写明调查者——单位名称和个人姓名，以及完稿时间。如果标题下面已注 明调查者，则落款时可省略。?其次，我们要把握调查报告的写作程序。调查报告写作要经过以下五个程序：

　　 (一)确定主题

　　 主题是调查报告的灵魂，对调查报告写作的成败具有决定性的意义。因此，确定主题要注意 ：报告的主题应与调查主题一致；要根据调查和分析的结果，重新确定主题；主题宜小，且宜集中；要尽量与标题协调一致，避免文题不副。?

　　 (二)取舍材料

　　 首先，要选取与主题有关的材料，舍弃与主题无关的材料，使主题集中、鲜明、突出。其次 ，要经过鉴别，精选材料，不仅使每一材料都能有用，而且能以一当十。

　　 (三)拟定提纲

　　 这是调查报告构思中的一个关键环节。调查报告的提纲有两种，一种是观点式提纲，即将调 查者在调查研究中形成的观点按逻辑关系一一地列写出来。另一种是条目式提纲，即按层次意义表达上的章、节、目，逐一地一条条地写成提纲。也可以将这两种提纲结合起来制作提 纲。

　　 (四)起草报告

　　 这是调查报告写作的行文阶段。要根据已经确定的主题、选好的材料和写作提纲，有条不紊 地行文。在写的过程中，要从实际需要出发选用语言、标点符号和表达方法，还要注意灵活地划分段落。

　　 (五)修改报告

　　 报告起草好以后，要认真修改。主要是对报告的主题、材料、结构、语言文字和标点符号进 行检查，加以增、删、改、调。在完成这些工作之后，才能定稿向上报送或发表。