实用写作遵循着一切文章共同的写作规律，但在采集——运思——行文——修改的基本写作过程中，也面临着与文学写作不同的内容，如动机问题、调查采集材料问题、验证并梳理材料问题、研究并处理材料问题等等。面对这些命题该如何解决，这便是本文要讨论的具体内容。
一、需要与动机的转换
写作动机是写作行为发生的原因和动力，写作动机分内部动机与外部动机。一般来说内部动机支持的写作是一种自主的写作，外部动机引发的写作则属于受命的写作，实用写作多数情况应视为受命写作。实用写作的外部动机虽仍为“需要”所激发，但这种写作“需要”是外力施加的，并非写作行为中写作主体自发的缺乏状态。
实用写作的外部动机主要表现为受“他人意志”支配和为“功利目的”驱使这两种形态。受他人意志支配包括接受领导布置任务、师长规定要求、朋友委托求助等等。凡出于他人意愿的写作动机下发生的写作行为都是受命写作，广义的公文就是最典型的领导或领导机关意志的产物。而奉命进行某个课题研究，最后撰写科研报告，这种写作“需要”也是外力施加的，但是由于受命者和授命者的固有关系，写作者原先的非写作的“需要”都转变成了写作动机。为功利目的驱使的写作动机也是客观存在的，这是文章被作为特殊商品或特殊评价依据（如评价学术水平的依据）后带来的客观现象。
虽然实用写作就是为了实际生活的需要，为了解决实际工作中的问题，实用写作目的的功利化实际上就是实用写作的“实用化”，但是，发起并支持主体写作行为的心理因素并不是外部动机，而是写作主体的内部动机。于是实用写作面临着一个主体动机转换的问题，即不管出于什么原因，如领导布置的、工作需要的、同事委托的等等，这些外在的原因都要转换成写作主体内在的一种需要，也就是主体内心有一个“别人要我写”到“我自己要写”的转变过程。只有真正完成了这种动机的转换，属于写作内部动机的特有心理品质才有可能在实用写作的行为过程中出现，如写作冲动、写作欲望、写作激情、写作心境乃至持久维持写作行为的写作热情等等。由此可见写作动机的转换，是实用写作心理的内在规律，是维持写作行为并为其不断增力，确保实用写作质量的需要。
二、材料的采集与验证
由于标准和角度不同，因而对写作材料的基本类型有着多种认识。从材料的来源看，有直接材料与间接材料之分；从材料的性质看，有正面材料与反面材料之别；从材料的存在空间看，有历史材料与现实材料之异；从材料的存在形态看，有个别材料与综合材料之辨。然而从实用写作对材料特征把握的需要看，事实材料、理论材料和情报资料这３类是最常见的。
“事实材料”即客观存在的具体事实，在实用写作中人名、地点、事件、数字等都是常用的事实材料。“理论材料”就是观念性材料，是人们在长期的社会实践中已经验证的观点，如科学的原理、定义、定律，生活中流传的警句、格言、俗语等等。在实用写作中最为常用的理论材料，一是相关的法律、法规、政策和规范性文件的精神；二是相关的时政动态、思想见解和学术观点。“情报资料”是有关工作人员根据事实、数据而编制的信息资料，它包括报表、统计资料、简报、文摘、索引等，这些也是实用写作不可或缺的写作材料。
获取材料的办法多种多样，实用写作采集材料的主要手段是调查，不同的调查方式与方法又是实用写作区别于文学写作聚材、选材的基本途径。调查的方式主要有：典型调查、专题调查、系列调查、追踪调查、随机调查、普遍调查、抽样调查等；调查的方法主要有：问卷调查法、访谈调查法、座谈调查法、实验调查法、实地调查法、文献调查法等。
既然材料有直接与间接、正面与反面、历史与现实、个别与综合之别，那么材料就有一个真与伪、虚与实之分。生活中的材料或者素材，是需要经过核实、鉴别等验证才能写入文章的，只有鉴别验证确认的材料，才能成为文章中证明和支撑观点的材料。
核实、鉴别材料时须验证的主要内容是：一是辨真伪，指文章使用的材料不但要准确无误，而且要贴切恰当，经得起推敲核查；二是查缺漏，指文章该使用的材料应完整，决不能遗漏，要利用一切机会弥补并完善；三是求典型，指文章应使用有代表性的材料，能体现一类事物的本质特征，力求个性与共性、特殊性与普遍性相统一，要发掘和利用材料在文章中该起到的作用，实现材料对体现写作意图的意义。
三、思维的类化与序化
实用文章写作中多数文本以条款格式为主，标序及分条分款的文章外在表现形式，其实质是文章内在逻辑关系及作者思维逻辑层次的外化。在一篇文章中，文章内在逻辑关系及作者的思维是通过材料组合排列体现的，正是从这个意义上说，材料的类化与序化是思维类化与序化的必然。
“类化”是写作主体对材料归类、归项的思维过程，它贯穿于整个写作过程。人类思维的“类化”功能使作者能够从容地面对纷繁复杂的写作材料，经过条分缕析的梳理之后，材料才分门别类出现在文章的各个部位，并按照预期的写作意图，表达观点、阐述意见、传递信息，以实现写作目的。所以“类化”是写作材料逻辑化的过程，也是作者思维条理化的过程，更是为文章化作好了充分的准备。
思维类化直接作用于材料类化，材料类化表现在文章里就形成了章节——层次——段落等成网络状结构的各种形式。材料类化的结果，不管单元多小，其位置处于材料网络系统的末端，但它都是相对独立的逻辑单位，担负着相应的表意责任。
归类和归项是类化的两种重要形式。归类是根据事物的属性，把具象的事物从一个大类分解为若干个小类，或是将若干个小类归纳为一个大类的梳理和认识事物的方法。归项则是把抽象的事物从一个整体分解成几个不同方面，或是从几个不同方面归纳出一个整体的梳理和认识事物的方法。
归类、归项的材料类化过程必须遵循通常的逻辑规则，这就是分解或归纳都必须按照同一标准进行，不能使用双重标准。同时还要做到：各类、各项在分解之后应是自成单元的逻辑单位，相互间性质必须互不包容，内容也不能重叠交*；各类、各项在归纳后小类或分项应具有大类或整体的属性，它们与大类或整体间应具有明确的种属、种差的从属关系。
在实用文章写作中，写作主体对材料归类、归项的类化过程往往不是一次完成的，它可能是反复的、双向的、循环的，因为思维总是要在反复比较、试误中才能逐步清晰起来，直到最后定型的。思维类化的过程是复杂的，并且是在大脑的“黑箱”里进行，但其最终结果要外化为文章的表现形式，成为“可视”的精神产品。于是就牵涉到了文章的表述，即如何将思维类化的成果通过思维的序化，有条理地写出来，成为具体的文章，层次分明地展现在读者面前，这就是以下要讨论的话题。
思维的类化为实用文章写作中将写作内容作分类、分项表述提供了前提，因为惟有思路、材料梳理清晰了，大小间的关系及主次间的位置明确了，文章才能顺利布局，才能条理分明，文章各个方面的展开才能有张有弛。因此思维的序化必须建立在思维的类化基础之上，有合理的归类分类，才有恰当的编序排序。
将写作内容作分类、分项表述是实用文章写作中极为常用的方式，法规文书中“章下有条，条下有款，款下有项，项下有目”的列序及“章断条连”、“条连款不连”、“条贯到底”等等术语，正是这种表述方式的集中反映。在实用文章写作中，主要采用或基本采用条款式列序写法的文体除法规文书、契约文书以外，多数的计划类文种，如规划、方案、要点、安排、意见、设想等都采用了此法。像其他的事务文书或行政公文、经济文书、诉讼文书等，虽不一定全用条款列序形式，但根据内容的分类、分项，以大小标题统领全篇的方式，也比比皆是。
从思维的序化到材料的序化，再到文章列条列款的序化，这应该是“序化”的标准形态。在这种形态下，才有了约定俗成的对于结构层次序数的“规定”：第一级为“一、”，第二级为“（一）”，第三级为“１?郾”，第四级为“（１）”。当然在同一“级”里也常见更为简明的标序方法，如：“第一、第二、第三……”，“首先、其次、再次……”等等。
序号排列的内在机制是思维的序化功能，然而序化不仅仅是一个标序的问题，分章列条、序数排列只是文章条理化外在形式的一种。实用文章写作中，大小标题的设置，主次概念的使用，各种材料的分布，实质都包含着一个思维序化的问题。所以要使文章层次清晰、条理分明，必须让作者的思维缜密完整、合乎逻辑。要做到这一点，就要在调查研究、正确认识事物上下功夫。因为写作主体正确的思维序化是文章内在因素作用和事物内在联系的必然，所谓的文气相通、文脉相联，也正是思维序化合乎认识规律而带来的文通句顺的结果。
四、规律的抽象与概括
尽管需要陈述事实、交待背景，但实用文章写作最终指向的总是结论、意见、措施、办法、规定、要求等抽象性、根据性的思想成果。因此实用文章中有相当的文种是以归纳要点、抽象本质、概括规律为最高追求的。其中较典型的文种就有总结，总结的内容是回顾、检查以往的实践工作；总结的目的是通过对实践活动的分析、评价来找出规律性认识，以指导今后的实践。虽说总结要对已完成工作做全面系统的回顾，但并非具体详尽地回顾了过去的工作情况就是一篇好的总结。总结三分式结构内容就说明了仅仅回顾基本情况和介绍主要成绩与做法是远远不够的，总结还要对基本经验或教训作出概括，要总结出带规律性的理性认识，最后的结尾中还要写上存在的问题或今后努力的方向等。
对调研报告也有同样的写作要求。调研报告是对客观事物和现实问题进行深入调查研究后写成的、反映所获信息、情况和结论，揭示事物本质和规律的书面报告。各种类型调研报告的规范或主体内容几乎都被要求回答“结论、建议、本质、规律”等。如“反映基本情况的调研报告”中的“对策”；“提供典型经验的调研报告”中的“推广经验的建议”；“揭露问题的调研报告”中的“处理的意见和建议”；“研究问题与预测趋势的调研报告”中的“建议或设想”等等。
总结与调研报告是这般的情形，对法规文书、行政公文、诉讼文书、经济文书等也同样有这样的要求。可以说实用写作所生成的这些文书或文件，不仅仅是秩序与管理的需要，更是经验与教训的集成，是现阶段个人、单位、机关、团体、国家机器对社会、对现实的一种规律性认识。
从以上文体倾向可知，实用文章写作的表达方式看重的是分析与综合。在具体的写作中，分析就是把材料和写作对象分解为各个部分、方面、过程，并分别加以梳理和研究，使其成为提示文章主旨，表达作者观点的思维方法。
分析的方法多种多样，从纵向的角度看，就是探究事物的历史渊源和发展过程，将对象分成若干现象，逐阶段进行考察的分析方法。如渊源分析法（原因——现状）；预测分析法（过去——现在——将来）；进程分析法（低级——中级——高级）；动态分析法（肯定——否定——否定之否定）等。从横向角度看，则是通过事物的内外联系，分析对象各个方面及它在整体中的比重，来把握事物特点的方法。如比较分析法对现象与本质、部分与整体、正面与反面、内容与形式、个别与一般、主流与支流等所作的辩证分析。
在实际的写作过程中，定性分析与定量分析则是最常用的分析方法。定性分析是一种揭示事物规定性的分析法，在奖惩类决定等行政公文和事务文书、诉讼文书中，经常涉及给事物定性，甚至文章本身就有专门的“定性”段落。定量分析是根据数据统计，把握量变与质变关系的分析方法。当下在追求“惟一性”的“科学化、标准化、数据化”的社会思维时尚下，定量分析的科学因素也越来越多地为实用文章写作所应用。
有分析必有综合，综合是在分析的基础上，把写作对象的各个部分和方面及各种因果关系结合起来，作为一个整体来进行考察的思维方法。就综合的类型或方式来说，感性认识从感觉到知觉的过程就有知觉的综合。写作中归类、归项的思维过程及对主题、概念的归纳，则属于形式逻辑的简单综合；辩证逻辑层面的综合，则表现为对事物、对写作对象的本质抽象和规律概括，而这几乎是所有实用文章写作的根本目标。