一、什么是公文
1、公文的含义：所谓公文，是公务文书的简称，广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料。广义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2、公文的特点主要有：（1）法定性；（2）政策性；（3）实用性；（4）实效性；（5）规范性。
3、公文的基本功用。
（1）颁布法规，传达指示；（2）反映情况，请示工作；
（3）联系工作，商洽公务；（4）宣传教育；
（5）依据凭证。
二、公文的种类
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令（令）；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 函； 12 会议纪要。1996年5月中央中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示； 10 批复； 11 条例； 12 规定； 13 函； 14 会议纪要。
这里面不同的是什么呢：96年的取消了命令，议案换成了决议。93年把公告和通告规为一类。在96年的时候呢又进行了细分，划分为通报和公报两个文种。并新增了条例和规定。这样的话共14个文种。
到XX年国务院又颁布了《国家行政机关公文处理办法》，对公文的种类又重新进行了划分，现在我们所用的公文处理规定，就是国务院XX年颁布的。自XX年1月1日起施行。下面我逐一介绍。
（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。大家经常听到的根据中华人民共和国第36主席令。
（二）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。关于对***党内记大过处分的决定
（三）公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。
比如：关于申请人才大厦维修经费的请示。
（十）批复：适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
2、公文的分类。
（1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。
（2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。
（3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。
（4）按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。
三、公文格式
公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
（一）发文机关（版头）
发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级党委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。几个机关联合行文，应将主办机关排列在前。
版头是发文机关的标记。目前我国使用的公文版头有以下三种：
１、由发文机关全称或规范化简称加“文件”两字组成，以大字套红居中，印在文件首页上端，俗称“大版头”。例如，“酒泉市人民政府文件”、“酒泉市人事局文件”。
２、由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种名称，俗称“小版头”。例如，“酒泉市人民政府（通知）”、“酒泉市教育委员会（函）”。
３、印有发文机关全称的公函纸，作为版头。
如：酒泉市人才交流开发服务中心便函；
几个机关联合行文的，可用公文主办机关一家版头，也可用所有联合行文机关的版头。
比如：前一段时间咱们酒泉市人事局、酒泉市劳动和社会保障局、酒泉市发展与改革委员会联合给省人事上报《酒泉市人力资源市场和社会保障服务中心建设实施方案》，就是以三家单位的名称作为版头，当时以我们人事局一家的版头上报，结果劳动局不给盖章，最后又改了一下。其实完全可为以主办机关一家的版头，但是人家要求用全版头，我们也就用上了。
（二）公文份号：公文份号是同一公文印制若干份时每份的顺序编号，位于版头左上角，用阿拉伯数字标识，用以掌握每份公文的流向。绝密、机密公文应标明份号。
（三）秘密等级：公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及其《实施细则》、中央和国家各部、委、办、局制订的国家秘密及其密级具体范围的规定等确定，标注在版头左上角“公文份号”之下。其具体标识为“★”，“★”前标密级，后标保密期限。没有标上保密期限的，绝密、机密、秘密分别可按３０年、２０年、１０年认定。
（四）紧急程度
紧急程度是指对公文送达和办理速度的要求。紧急公文分为“特急”、“急”两种，标注在版头左上角“秘密等级”下。电报分别标注“特急”、“加急”。
（五）发文字号：发文字号是指发文机关编制的公文代号，简称文号。发文字号由发文机关代字、发文年度、发文顺序号三部分组成。其中发文年度用六角括号括入。如国务院1998年制发的第１２号文件，发文字号为“国发〔1998〕１２号”。发文字号位于版头与红线之间的正中处，用公函纸制发的，位于标题右上侧。几个机关联合发文，一般只标明主办机关发文字号。
（六）签发人
签发人与签署不同。签署是某些需要以本机关行政首长名义发布的公文，由其签名或加盖签名章后才能发出。签发人则有两种情况：一是指机关负责人在审定文稿后签上姓名表示同意印发；二是报送上级机关的请示、报告，必须注明签发人。这里指的是后一种情况，签发人的姓名署于版头红线之上发文字号的右侧：“签发人：×××”。为使公文显得对称，发文字号应相应向左移位。重要的或涉及面广的，必须由正职或主持日常工作的副职领导人签发。
（七）标题
公文标题位于版头下面居中的位置，通常在版头与标题之间，用一红线作区别标志。如一份公文没有版头，标题置于公函纸首端机关名称下的红线稍下居中位置。
公文标题由发文机关名称、公文主题（事由）、文种三部分组成。例如，《酒泉市关于发布节能减排标准的通知》，这里“酒泉市”是发文机关；“关于发布节能减排标准”是事由；“通知”是文种。事由一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构。
拟写公文标题时，应特别注意以下几点：
１、批转或转发公文的标题，一般由批转或转发机关名称、被批转或转发的公文标题、文种三部分组成。如《酒泉市政府批转酒泉市人事局关于加强毕业生就业安置工作报告的通知》。批转和转发公文的标题，应杜绝出现介词和文种的重叠，如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”。同时应注意，除批转法规性文件加书名号外，均不对原标题加书名号。
２、事由应简明确切地概括公文的主要内容。例如，酒泉市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件，发文时如将这些废止的规范性文件的标题全部列为事由，显然不可能，即使仅写一个，后加“等”字，也嫌过长，但概括为“废止部分规范性文件”，就显得既明确又简洁。
３、在拟写标题时，一定要准确选定和标明文种，不能自造文种。
４、标题排列要对称、美观，除字数较少的一行字标题外，两行以上的可排成宝塔形，也可排成长短一致的双平行形或三平行形。在转行时，不要把人名、地名、机关名称等专用名词拆开。
５、公文标题中除书名号的使用有明确规定外，一般不加标点符号。标题过长或中间需停顿的，可用空格或换行的方式表述。例如：
国务院关于依靠科技振兴农业
加强农业科技成果推广工作的决定
（八）主送机关
主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。除了直接面向社会发布的公文之外，公文一般均应在正文之前标题左下方顶格书写主送机关的名称。
确定主送机关应注意：共12页，当前第3页123
456789101112
１、政府各部门应根据本级政府授权和职权规定，方可对下一级人民政府直接行文。
２、请示的公文，应坚持主送一个机关的原则，不能多头主送；除特殊情况外，不得越级请示。受双重领导的机关向上请示，应根据内容写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
３、批复下级请示，只能主送原请示机关（单位），对相关机关（单位），用抄送。
４、普发公文，主送机关应写规范化统称，如酒泉市人民政府普发文件，主送机关写为“各市、县、区人民政府，政府各部门、直属事业单位”。
（九）正文
正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。正文紧接主送机关之后，提行空两格书写。在公文格式里我就不做重点讲解了。
（十）附件
附件是根据正文的需要附加的公文或材料，用以对正文作补充说明或提供参考资料。附件附于正文之后。
（十一）印章
印章是机关权力的象征。公文加印，是制文机关确认公文效力的凭证。印章盖于公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。印章要清楚、端正。联合上报的非法规类公文，由主报机关加盖印章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名，比如：酒泉市人事局、酒泉市劳动和社会保障局一起上报酒泉市人力资源市场和社会保障服务中心建设情况的报告，劳动局可以不盖章，但在首页要注明会签机关的签发人姓名。联合下发的公文，都应加盖印章。以行政首长名义行文的公文，前具职务，后盖签名章，大家经常看到的法院门前的布告，叛***什么刑，法院院长***，签名章一盖。
（十二）成文时间
一般就是公文的签发日期，标注于正文右下方，比正文低三到五行即可，或者在盖章过程中压不到正文。联合行文的成文时间，以最后签发机关领导人的签发时间为准，特别是联合行的，一定要注意成文时间。会议讨论通过的公文，应以会议通过的日期为准，并写上会议名称及届次，以圆括号括入，标注于公文标题之下。
（十三）附注〖ht〗附注用以说明在公文其它区域不便说明的各种事项。如需要加以解释的名词术语，或用于表示公文的阅读范围、使用方法等内容，标注于落款下另起一行空两格位置。其中阅读范围是对阅读对象的规定，还应用六角括号括入，如〔发至省军级〕、〔发至县团级〕等。
（十四）主题词〖ht〗主题词是由对这一公文内容所述及的主题用规范的词加文种组成，以便日后按公文的主题和文种进行检索。制订公文主题词表，是为准确选用表中的词目提供方便，防止随意性。上报的公文，应标注上级机关公文主题词表中所规定的主题词。一件公文的主题词至少用两个，一般不超过七个。例如，《国务院关于深入开展企业扭亏增盈工作的通知》这一公文，主题词就有“企业”、“经营”、“效益”、“通知”四个。从这里也可归纳出，主题词必须正确无误地反映出公文的内容特征和归属类别，要有层次性，并且不要与标题混同。
关于主题词，1997年国务院专门发布了关于印发《国务院公文主题词表》的通知，国办秘函[1997]350号，各省、自治区、直辖市人民政府办公厅，国务院各部委、各直属机构办公厅（室）：现将1997年12月修订的《国务院公文主题词表》印发给你们。自1998年2月1日起，凡国务院、国务院办公厅印发的文件和各地区、各部门报送国务院、国务院办公厅的文件，均按此词表标引主题词。1994年4月修订的《国务院公文主题词表》同时废止。词表共由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分，主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三个层次。第一 层是对主题词区域的分类如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、 “能源”和“邮电”等。第三层是类属词。如“体制”、“职能”、“编制”等。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。
（十五）抄送机关
抄送机关是指虽然不主办，但应该了解这件公文内容的有关机关。抄送机关名称应写在“主题词”后公文尾部的两条等长平行细实线内。
（十六）印发机关和时间
印发机关，为发文机关的办公部门；印发时间，一般为印刷时间，放在抄送机关细实线下。在这里需要强调的是什么呢？就是公文的成文时间和印刷时间不一定一致。
以上的公文格式要素在一份公文中要根据规定，合理安排，以示公文的严肃性。随着办公自动化的逐步实现，格式要素和编排更为严格规范，同时还将新增一些格式构成要素。
四、行文规则
行文应当确有必要，注重效用。行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。比如：酒泉市人事局关于印发2022年人事编制工作要点的通知，在下发市直各部门、各县市区人事局的同时，就抄送两办、省人事厅。
“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。比如说：申请人才大厦建设经费的请示，如果需要可抄送市政府办，但不能抄送县市人事局。
除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报请“请示”、“意见”和“报告”。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。
草拟公文正文必须符合以下要求：
（一）符合国家的法律、法规、规章，符合党和国家的方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，就要切实可行，并需另纸加以说明。
（二）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。时间应写具体的年月日，如“１９９４年”不能写成“９４年”。这种错误在公文写作中是常出现的。很多人也不注意。
（四）公文中的数字，在坚持同一公文中保持数字使用前后一致的前提下，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组（一心一意）、惯用语（一是）、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，都要使用阿拉伯数字。
（五）结构层次序数，依次为“一”、“（一）”、“１”、“（１）”。
（六）公文中应使用国家法定计量单位。
（七）引用公文，应先引标题，后引发文字号，并加圆括号。
（八）用词准确、规范。使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。（甘肃省政府办公厅关于人力资源市场和社会保障服务中心建设规划的通知）甘政办2022**号，以下简称规划。
（九）请示的公文应一文一事，报告中不得夹带请示事项。
公文正文的写法主要有两条： 第一、通过叙述、说理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述，说理表明目的。具体来说：
（一）向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。
（二）写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。
（三）向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后写请求所要协助解决的问题。
（四）向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。
（五）写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。
通过叙事、说理来表明目的，就是要深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。
第二、文字表达简明、确切、条理清楚。
简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。
条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”）， 片言：极少的言辞。居要：处于关键、紧要的地方。警策：原义是使马惊动而疾奔的鞭子，此处比喻精练扼要、含意深刻能使读者闻之惊警的妙句。这两句大意是：在关键、紧要处插一句或几句精辟的话，就会成为一篇文章的警句。唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。一份公文有几层意思或几项要求时，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。
五、拟写公文的步骤
我们掌握了公文的格式和行文规则，关键一步是什么呢？那就是拟写公文，怎么写好公文呢，我觉得应注意把握以下几个步骤：
（一）明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的。
1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。
（二）收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究。当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？一是收集和阅读有关的文字材料；二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
（三）拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
（四）落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：
1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。
（五）反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。在这个过程里需要注意把握的，一是关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。二是关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。三是关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。四是关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。五是关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
下面介绍几种常用公文的写作
（一）请示
请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。
请示有这么几个特点：
一是针对性。只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。二是呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。三是单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文机关，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。四是时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。
请示的分类
根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一是请求指示性请示。二是请求批准性请示。三是请求批转性请示。
请示的结构、内容和写法
请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：
1、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。
（1）标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于*******的请示》。
2、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。
（1）开头。主要交代请示的理由。
（2）主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。
（3）结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。
3、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。
请示应注意的问题：一是一文一事的原则。三是材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。三是理由充分，请示事项明确。四是语气平实、恳切，以引起上级的重视。
（二）批复
1、批复适用于答复下级机关的请示事项。下级机关遇有本单位无权、无力、无法解决的事项需要向上级机关请示时，上级机关就使用“批复”这一文种答复请示事项。批复的内容主要是对请示事项明确表态，或同意，或不同意，或部分同意，有时还对请示事项作出修正、补充。
2、批复同复函是有区别的。第一，行文方向有所不同；第二，重要程度有所不同。
3、批复的结构通常包括标题、主送机关、正文、落款几个部分。
（1）标题。批复的标题有多种构成形式：一种是由发文机关名称、批复事项、行文对象和文种构成；比如：民政部关于甘肃省撤销敦煌县设立敦煌市的批复。一种是由发文机关名称、事由和文种构成；比如：国务院关于决定加入《专利合作条约》的批复。第三种是由事由和文种构成；比如：关于酒泉市人力资源市场建设方案的批复。第四种是由发文机关名称加原件标题和文种构成。
（2）主送机关。批复的主送机关是指与批复相对应的请示发文机关。授权性的批复，主送机关应当是被授权发布施行行政法规和规章的下级机关。
（3）正文。正文是批复的主体，其内容比较具体单一，层次构成相对固定。其中除授权性批复与一般批复的写法有所不同外，其他批复的结构一般由开头、主体和结语三部分组成。开头。通过引叙来文以说明批复缘由。首先点明批复的下级机关并写明来文日期、标题和文号，以交代批复的根据。主体。主要说明批复事项。应当根据国家的方针，政策、法令、法规和实际情况，针对“请示”的内容给予明确肯定（或否定）的答复或具体的指示，一般不进行议论。也有的批复，在批复事项后面概括提出希望和要求，进一步强调批复的主旨。
（3）结语。一般用“此复”“特此批复”等习惯用语。
（4）落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。署名写上批复机关单位名称，并加盖公章；成文时间写明年、月、日。
4、批复的注意事项 第一，要态度鲜明；第二，要全面周详；第三，要迅速及时。
（三）报告
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。
“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式，“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。
报告的特点：
一是报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。
二是报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。
三是报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。
四是报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。
报告的种类
报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。
写法：
报告的结构一般由标题、受文机关、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法
1、汇报性报告
汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：
（1）综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。
（2）专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。
2、答复性报告
这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。
3、呈报性报告
呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。
4、例行工作报告
例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。
（四）通知的写作
通知是公文中使用频率最高的一个文种，通常属于下行文。它适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
（一）通知的类别
根据功用，通知可分以下类别：
1、发文通知
①批转性通知 对下级机关来文如呈转性报告、意见等上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：《××市人民政府批转市住房工作领导小组关于解决特困户住房问题意见的通知》、《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》。
②转发性通知 对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：《××省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知》；《建设部转发国家物价局财政部关于发布中央管理的建设系统行政事业性收费项目及标准的通知》。
③发布性通知 发布本机关制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例：《国务院办公厅关于发布〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》。
2、知照通知
用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：《关于×××等四同志职务任免的通知》；《酒泉市机构编制委员会关于成立酒泉市城市建设执法监察局的通知》；《酒泉市政府办公室关于更改作息时间的通知》。
3、事项通知
①布置性通知 就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：《酒泉市政府关于在全市范围内开展节能减排达标工作的通知》。
②规定性通知 上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：《酒泉市人事局关于提高享受政府特殊津贴人员工资待遇的通知》。
③会议通知 告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：《关于召开人事局长编办主任座谈会的通知》。
（二）通知的写法
1、标题
通常情况下，三大类通知的标题都由发文机关、事由及文种三部分组成。视具体场合和内容，发文机关可以省略，文种亦可变“通知”为“预备通知”、“正式通知”、“紧急通知”等。在发文通知里要准确使用“批转”、“转发”和“印发”，批转一般是上级机关转发下级机关的文件，转发一般多用于下级机关转发上级机关的文件，印发是般是普发文件或者在本级机关内部发行的文件。
2、主送机关
视通知内容，有些应具体写明受文单位名称，有些属普发性的则应写上规范化的统称。虽不属普发公文，但主送机关较多的，也可用相应的规范化统称。
3、正文
一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。
正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。由于通知种类较多，各体正文写法、篇幅长短等差异较大，在此不做一一表述。
4、落款
正文结束后在右下方署名署时并盖公章。
（五）公告
公告是用于对内、外宣布重要事项的公文。
1、公告的写法。公告是一种严肃、庄重的公文，它内容较为单一，篇幅较短，表达直截了当，语言简洁明快。
（1）标题。
公告标题有三种：一种是完全标题，包括发文机关、事由、文种；《酒泉市关于招录乡镇机关公检法机关公务员的公告》。二是发文机关和文种《酒泉市人民政府公告》；以上两项，多用于政府机关；有的只有文种，如《公告》，法院这种文种用的比较多，标题之下，有时可依公告单独编号。
（2）正文。正文一般由主旨与说明构成。主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用“特此公告”作为结语。
（3）落款及日期。公告日期有的标注在标题下方，也可以注在公告结尾处。重要的公告落款处除注明发文单位外，还应标明发文地点。
（六）会议纪要
会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。它用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。
会议纪要通过记载会议的基本情况、会议成果、会议议定事项，综合概括反映会议精神，以便使与会者统一认识，会后全面如实的进行传达组织开展工作的依据。同时“会议纪要”是可以多向行文，具有上报、下达以及同级单位进行交流的作用。
会议纪要的写法
会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分组成。其各部分的写作要求如下：
首部。这部分的主要项目是标题。有的会议纪要的首部还有成文时间等项目内容。会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如《*****单位******会议纪要》。
正文。会议纪要正文结构由前言、主体两部分组成。
1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。
2、主体。它是会议机要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议准确的表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。
尾部。包括署名和成文时间两项内容。
（七）函的写法
1、标题
函的标题量般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。
2、主送机关
顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。
3、正文
月开头 发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。
主体 发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。
尾语 发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。
落款 正文右下方署名署时并盖公章。正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。
公文页边：公文用纸上白边为：37毫米±1毫米，下白边为35毫米±1毫米；公文用纸左白边为28毫米±1毫米，右白边为26毫米±1毫米。