机关应用文写作（三）

 
    第二章　如何做好机关应用文的起草修改审定
    第一节　机关应用文写作前的准备
    写文章之前，都要有所准备，“预则立，不预则废”。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。
    写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面：
    材料的准备。这是机关应用文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。“兵马未到，粮草先行”，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韩信将兵，多多益善”。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还要补充，但有准备总比没有准备好。
    思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作?是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确。因为不同的目的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。
    思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫“吃透上头”。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫“吃透下头”。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致的；但由于他们的地位不同，看问题的角度不同，也常有不一致的地方。这时候文件的作者就应该运用马列主义、毛泽东思想的武器，认真分析研究，用正确的观点，把两者统一起来。至于起草的同志在讨论中的不同意见，要尽可能取得一致。执笔的同志，要十分注意那些见解较深的意见，吸收讨论中的最佳成果。这样上下结合，集思广益，就可能把文件写得更全面，更深刻，更有思想性，更具有实际意义。
    思路格局的准备。有了材料，又有了明确的主题思想，就应当考虑这些材料和观点如何围绕主题安排布局，有一个清楚的思路。一篇文章分几个部分，每个部分包括哪些内容，先写什么，后写什么，哪些内容为主，哪些为辅，使用哪些材料，哪些该详，哪些该略，如何突出重点，上下左右如何连接等等都要想好。最好先写个提纲，有了提纲就象盖房子有了草图，有助于动笔写作时掌握全局，避免丢三拉四，前后重复，本末倒置。这样，既可提高写作质量，也可加快写作速度。老舍先生在谈他的写作经验时曾说：“尽管我们只要写二、三千字，也需先写出个提纲，安排好第一段说什么，第二段说什么……有了提纲，心里就有了底，写起来就顺理成章；先麻烦点，后来可某某事”。克鲁普斯卡娅在回忆列宁的写作情况时也说：“他在写文章之前，通常是先写好提纲，从这个提纲可以追溯伊里奇的整个思想过程，有许多文章，伊里奇把提纲改了两、三遍”。当然，不同的文体，不同的情况，在写提纲时，也有粗细之分。一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规条例等，由于文章较长，头绪较多，就应有较详细的纲目。除了大的格局、层次以外，每个层次的主要观点和材料都应列出来。一些小型的文件，比如工作计划等等，提纲可粗一些，有个大架子就行。还有一些要求急、容量小的文件，象简报、通知等等，下笔前有个腹稿也就可以了。提纲如何写，并没有一定之规，可按文章长短、每个人的写作习惯、写作前对观点材料的熟练程度不同来确定。
    以上三方面的准备，互相关联，缺一不可，又往往是同时进行的。搜集整理材料、挑选典型过程，也是综合归纳、提炼主题的过程。这些工作做完了，腹稿或者提纲也就有谱了。机关应用文能不能写好，与这三方面准备得充分不充分关系极大。
    第二节　机关应用文的起草
    明确了写作目的，有了一定的素材，确定了主题思想，构思了一个大纲，就可以动手起草了。
    在机关工作中，起草文件的任务有一人担负的，也有成立起草小组的。是成立起草小组还是由一人担负，主要取决于文件的重要程度和机关的干部条件。一般来讲，高级领导机关起草大型报告，包括重要调查报告和总结报告等，往往是打团体战，由有关人员组成起草小组。一些小型公文，比如简报、通知等，或者基层单位的文件，则多是由一个同志负责起草。但不论一个人起草还是起草小组起草，在文件的草创时，必须注意以下几个问题。
    一是必须坚定不移地按照主题去组织文章。写作提纲就是按主题而设想的思路，一般来说，如果提纲比较成熟，设想的文章脉络比较清楚，写起来也顺当，那就按提纲写下去。但是在写作中经常碰到原先设计的提纲并不完善，有漏洞，或思路不畅，需要调整、充实，甚至推倒重来，这是在写作实践中思想进一步深化的结果。但恰恰是在这个时候，要注意紧扣主题去变动。因为人们的思想一进入落笔的阶段，就更加活跃，有些原先并未重视的材料这时闪现出来，有了新的认识。有些原来若隐若现的观点，这时也明晰起来，需要进一步加强和发挥。思考提纲时并未涉及的以往工作中的某些材料和观点的积累，这时也调动起来，呼唤出来，需要选择、利用。这些情况说明，写作中的主观因素逐步加大，文思常常象喷泉—样涌现出来，这是一个主观和客观、愿望和需要在笔者头脑中相互撞击、产生矛盾的时刻，也是主观意图最容易否定客观事实，笔者的愿望最容易超越客观需要的时刻。应当说，这种状况的出现，对笔者是很可贵的。一些新鲜的观点，深刻的思想，精采的语言，往往也在这个时候流入笔下。这时候就要十分注意把热情和冷静结合起来，象蜘蛛织网那样，按一定的图案，把自然吐出来的丝摆在一定位置，按照原先的写作意图决定取舍。如果不加以疏导、规范，听任思想奔流，就有脱离主题的危险。即使有的并未脱离主题，但由于某一部分写得过细，分量过重，也会产生冲淡主题的效果。法国著名雕塑家罗丹花费整整七年时间创作了巴尔扎克的塑像，但当他的一个学生说，“从来也没有见过这么奇妙而完美的手”时，他却毅然操起身边的斧子，把塑像的双手砍掉了。为此，他解释说：“这双手太突出了！记住：一件真正完美的艺术品，没有任何一部分是比整体更重要的。”艺术作品如此，机关应用文的写作也不例外。作者一定要克服主观随意性，在提纲的变动中，只能使主题深化而不能变更。
    脱离主题的问题，在单人起草文件时，还比较容易避免，而在多人共同起草文件时，解决起来就难得多。这里的关键是要经过充分讨论研究，使每一个参与起草者对文件的主旨都十分明确，对提纲中每一部分的作用都有清楚的认识。而且在这个群体中必须确定一人为“总统”，最后由他来统筹安排全文，有了矛盾由他决定取舍。对“总统”来说，除心有主旨以外，还得胸有全局，对各个部分的重点必须清楚明白，这是使文章不脱离主题的关键。这个任务一般都是由水平较高的同志来承担。对于其它同志来说，必须明确自己负责起草的部分在全文中的地位与作用。通常最容易出现的问题是，有些同志写起来总想加大他那一部分的份量，有时甚至随意发挥，把自认为的“新鲜观点”、“深刻见解”、“典型材料”硬塞进去，自觉不自觉地脱离了主题。有的对紧扣主题的思想材料不去下功夫挖掘，而与主题关系不大的，他感兴趣的思想材料却大写特写，其结是次要的掩盖了主要的。这是集体写作中的“分散主义”。
    容易脱离主题的另一种情况是执笔人缺乏“主心骨”。在起草过程中听到一点“新精神”，领导的某次讲话，顶头上司的一些议论，或看到中央的某个文件，就想紧跟，把与主题无关的内容硬塞进自己起草的文件中，因而冲淡了主题，这是一种“唯上”不“唯实”，处处跟“风”的思想毛病。对“新精神”应作具体分析，如果它与自己所草拟的文件有关，而且是正确、深刻、贴切的，吸收进来确实能增强文稿的深度和色彩，就应采纳。如果与主题无关，不论哪个文件，都可置之不顾。
    二是要尽可能把与主题有关的观点和材料写进去。机关应用文，特别是比较重要的文件，多是集体创作。有的要反复研究，多次修改，才能定稿。因此除一些小型文件外，对初稿并不要求写成完美无缺的成品，而是希望在不脱离主题的前提下，尽可能把所掌握的材料、观点写进去，把各个方面考虑到，并在结构上安排好。修改，最怕内容不充实，缺乏深刻、生动的典型材料，主要部分空洞单调，观点缺乏坚实的依据，没有充分说服力的初稿；而欢迎基础素材丰富，思想观点明确的初稿。因为有了众多的典型材料，又用观点串了起来，修改就容易得多，最起码是有了修改的基础，只要再进一步综合归纳、删繁就简，就可出成品。如果没有充实的内容，还得进一步搜集补充材料，这就要困难得多。有时在搜集材料的过程中，某些思想有了深化，原先起草的初稿还得推倒重来。
    有的同志担心素材多了，文稿会哆嗦冗长，因此尽量少写情节，少用事例，这种担心是可以理解的。现在，不少同志写文章一下笔就洋洋洒洒，不顾实际需要，尽力拉长篇幅，因此长而空、长而乱的文稿比比皆是，使人感到厌倦。但如果内容充实，能解决实际问题，即便文章长一点，人们也是爱读的。象全国党代表会议通过的《中共中央关于制定国民经济和社会发展第七个五年计划的建议》，两万三千多字，六大部分，七十条，人们并不嫌长。相反，某些空洞的短文，也并不因为它短，人们就爱看。文章的好坏，不在长短，而在内容。即使是内容充实，也要根据需要能短则短，这一点应当在起草初稿时就十分注意，把那些与主题无关或关系不大的内容排除在外，把一些重复的事例筛选归并。但这并不是说，不允许多写一点从不同侧面说明主题的观点和事例，只要不重复，尽可能从不同角度用事实说明问题，正是机关应用文求之不得的。特别是初稿材料尽量多一些，尽可能从各个不同角度去论证主题，即使文字长一些也无关紧要。如果修改时感觉太长，删掉就是了。
    有的只负责起草文件某一部分的同志，担心使用材料多了会超过一定篇幅限度，喧宾夺主。如果随心所欲不顾需要，想什么就写什么，当然是集体写作中所忌讳的。但如果自己负责的一部分，内容丰富，紧扣主题而又互不重复的典型材料较多，那就应当尽可能写下来，应当是越充实越好。如果因为这一部分比较充实有说服力，而喧宾夺主，最好的办法不是象罗丹那样把巴尔扎克塑像的“完美的手“砍掉，而是使其它部分也充实起来，这样就把“喧宾夺主”变成了“众星捧月”，使主题更突出，文件更服人。
    有的同志对一些社会上流行过的典型事件和一些背景情况，总以为自己知道别人也一定知道，常常写得很简单，甚至一笔带过，使人看了往往不能立即理解。这是因为对读者的需要不了解。因此，该说的一定要说清楚，说充分，特别是读者不熟悉的背景情况，一定要交代明白。
    尽可能把与主题有关的材料写进初稿，并不是说自己所掌握的材料不需要选择，不需要压缩，不需要改进，统统原封不动地编排进文稿中，更不是说只要与主题有关，不问典型与否，不管篇幅多长，都应写进去。而是说，在特定的体例和要求下，在有限的篇幅内，尽可能多用一点典型材料。这样做对修改有好处，即使长一点也是利大于弊。
    三是初稿最好一气呵成。每个人的写作习惯不同，有人喜欢字斟句酌，从头到尾一步步写下来，初稿出来就差不多了。有人则比较粗放，一落笔就不愿打住，总是尽快搞出草稿，然后再修改。还有的作者把篇幅较长的文稿分成几部分，哪一部分成熟就写哪一部分，然后凑成一篇。很难说哪一种办法就绝对的好。每个人都可根据自己的习惯和所写文件的特点去做，但就多数情况来说，初稿最好一气呵成。一气呵成既可争取时间，给修改审定在时限上留了余地，又使文章有可能通达顺畅，首尾一气。对起草者来说，一旦草稿完成，就有一种放下重负的轻松感，导致心理的稳定和精神的愉悦，可以进一步激发写作欲望，增强把文件修改得更好的信心。与此相反，如果提起笔来，在某些字句和个别材料上，前思后虑左顾右盼，过多地费功夫推敲斟酌，就有可能截断已经理顺了的文思，让某些完全可以超越的小型障碍绊住了“进军”的步伐，最后拖延了时间，扰乱了文气，因小失大。鲁迅就不赞成“十步九回头”的写法，他在《致叶紫》的信中说：“十步九回头的作文法，是很不对的，这就是在不断的不相信自己——结果一定做不成。以后应该立定格局之后，一直写下去，不管修辞，也不要回头看，……在创作的途中，一面炼字，真要把感兴打断的，我翻译时，倘想不到适当的字，就把这字空起来，仍旧译下去，这字待稍暇时再想。否则，能因为一字，停到大半天。”
    有的同志写文件，总希望一次成功，这种想法是好的，对少数写作经验丰富而所写的又是小型的类似《通知》等文件，也不是不能做到的。但是，对多数文件来说，一稿成功的情况是极少的。希望一稿成功就必须字斟句酌，其结果往往不是快而是慢了，也容易出现纰漏。特别是一些大型的重要的文稿，初稿就想很完善是难以做到的，如果一气呵成，即便是粗糙一些甚至有这样那样的不足，只要不离主题，所掌握的材料和观点也写进去了，就可起到失小得大、事半功倍的作用，在全局上就争取了主动。因为初稿的任务并不是提供完美无缺的成品，而是给进一步充实提高打下一个较好的基础。当然作为起草者，不论是单独执笔还是合作草拟，都应全力以赴，以高度负责的精神，尽量把交给自己的任务完成得好一些。
    要做到初稿的一气呵成，最重要的是事前的充分酝酿，力争使观点材料烂熟于心，融汇贯通，同时要排除一切干扰，静下心来。如果遇到重大障碍需要翻阅某些资料或找人请教时，也要紧扣问题，不要被资料中某些新奇的但与需要无关的内容迷住，分散了精力。在向一些同志请教时，也要避免东拉西扯，尽可能引导对方和你共同思索解决难题，边议边构思边联句，议完了，这一段也等于写完了。
    第三节　机关应用文的修改(一)
     刀不磨不快，文章不改不好。写文章不易，改文章更难。观点的深化，结构的紧凑，语言的精粹，往往依靠修改。保尔•拉法格在《回忆马克思》一文中说:“马克思决不出版一本没有经他仔细加工和认真琢磨的作品。他不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想”。毛泽东同志曾多次批评一些人写文章不做认真修改的草率作风，他说：“文章写好之后，也不多看几遍，象洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出来。其结果‘下笔千言，离题万里’，仿佛象个才子，实则到处害人。”鲁迅在《答北斗杂志社问》一文中写到：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”唐代欧阳修到了晚年还孜孜不倦地修改自己的著作，他妻子和他开玩笑说，你是不是怕先生责怪呢?他回答说“非谓先生嗔，畏后生耳”。宋人朱弁在《曲洧旧闻》中说到欧阳修写文章时说：“读欧公文，疑其随意写出，不假斫削功夫；及见其草，修饰之后，与始落笔，有十不存五六者，乃知文章全藉改窜也”。有的同志在谈写文件的体会时说：“文件是在准备好材料后，想出来的，写出来的，改出来的。”这确是经验之谈。可见修改润色，是写文章的一种必不可少的重要环节。因为无论任何作者，不管他写作经验如何丰富，才思如何敏捷，写作中总有思虑不周、疏漏失误之处。特别是初稿，绝大多数只能说是毛坯，必须进一步精雕细刻才能成章。机关应用文，由于它具有强烈的政治性，实用性，就更应该重视修改这一环节。
    机关应用文的修改，主要是改立意、改观点、改材料、改结构、改语言。
    一是立意要明确。就是说，文稿要说明和解决的问题是否清楚。如果中心不突出，目的不明确，提出解决问题而没有措施，让人看了不得要领，那就说明这个文稿还远不成熟，还需要进一步研究，动较大的手术。这方面常见的毛病是：
    (1)文稿缺乏针对性。有的材料比较丰富，但缺乏分析研究，提炼概括，没有形成明确的贯穿全文的主题思想。其原因除缺乏写作经验外，主要是对文稿要着重解决什么问题没有形成明确的概念。
    (2)主次不分。什么问题都想解决，结果在有限的篇幅内，什么都不突出或说不充分。这就应当根据不同要求，不同体裁特点，删节次要部分，留下主要部分。当然，经过大刀阔斧删改后，主题也就突出了。
    (3)基础材料不足。主题思想不是从大量情况中概括出来的，而是作者根据道听途说或一鳞半爪的情况得出的结论。有的甚至是作者主观想象然后找了一些例证。有的则是材料不典型，缺乏说服力。这一类文稿，必须在材料的增、删、换和详略剪裁上下功夫，务必使材料充分表现主题而又扎实可靠，必要时应重新组织撰写。
    (4)缺乏科学的分析。对具体事例分析不够，该详写的没有详写，该简略的没有简略，往往是事例自成体系，看起来很完整，但没有紧扣要论证的观点，没有以观点为中心使用材料，所以观点不突出，不鲜明，特别是对某些有争议的观点，作者主张什么，反对什么，必须有针对性地加以论证。如果只提出问题，不分析不解决问题，或者论述没有说服力，没有解决问题的办法措施，读者就会对文稿的基本观点产生怀疑。这就需要站在更高的角度上，对表达主题的观点和材料进行深入开掘。要十分注意，这种深入开掘，是有根据的分析提高，而不是任意拔高。
    二是观点要正确。就是说在基本理论上站得住，符合客观实际，没有片面性。思想观点是文稿的灵魂，观点站不住脚，整个文稿就失去了它存在的意义。因此要以极大的注意力反复推敲，自觉地设置对立面，务必做到持之有故，言之成理，立论有据，辩驳不倒。
    (1)要注意文稿的基本观点，特别是表达主题思想的观点，是否符合马列主义的基本原则，有没有违背辩证唯物主义的地方，象工作报告、工作总结、调查报告一类，对其基本观点更要严格把关，切忌片面性、绝对化，强调了一面，否定了另一面。比如，在总结工作时，讲成绩，常常容易肯定一切，说得尽善尽美。在批评别人时，又常夸大其词，把人家说得一无是处，否定一切。提倡民主时，往往忽视集中，甚至否定了党的领导。强调自由时，又否定了纪律，否定了四项基本原则。当前，在有关经济体制改革的文件中，经常出现提倡搞活经济时，忽视宏观控制；论述某地场调节时，又全盘否定计划的必要性；不顾时间、地点、条件，一讲搞活就要求彻底放开；在强调思想政治工作时，往往说成精神万能；而讲物质鼓励时，又变成钱能通神，等等。特别是结论性观点，既要明确又要全面，要掌握好分寸，尽可能做到恰如其分。
    (2)还要注意文稿的基本精神和各项措施，同党和国家的基本方针、政策、法令一致，同上级机关、平行机关、本部门的规定没有矛盾。如有违背党和国家的方针、政策、法令的必须改过来，否则和中央在政治上保持一致就是空话。至于和上级机关、平行机关、本部门的规定不一致，除专门否定或发展这些规定的文件外，也要使之一致起来，否则，会给工作造成矛盾，带来混乱。这方面特别要注意的是法规性文件。在现实生活中，两个规定互相打架的事是常常可以见到的。特别是不同部门之间，一要“放”，一要“收”，弄得有关方面无所适从。其原因，除了部门之间利害不一致外，就是文稿撰写者事先对情况了解不够，和有关单位没有通气、协调。违反法律甚至违反宪法的文件、告示也时有所见。比如，选举法规定，政府部门的某些负责人有的要人民代表大会或它的常委会批准，而我们有些单位，在有关干部的任免时，只写党内决定，而不写尚须人大常委会批准，甚至匆匆宣布，造成不良影响。《合同法》规定，违反国家利益或社会公共利益的经济合同无效。而不少经济合同的条款中出现只对合同双方有利，但却损害国家或集体利益的内容，如类似买卖或变相买卖属于国有的土地等。《刑法》第一百三十一条规定：“保护公民的人身权利、民主权利和其它权利，不受任何人、任何机关非法侵犯”。《合同法》规定：“订立经济合同，必须遵守国家的法律”。但有一份承包集体山林的合同，却写了“不准人畜进山，电枪打人概不负责”的条款，结果发生了电枪打死人的事件，承包山林者犯了过失伤害致人死亡罪，被判了徒刑。
    (3)文稿本身的观点要始终如一，不能有自相矛盾的地方。如果一份文件本身的观点就很混乱，甚至“自打嘴巴”，印发后就根本无法执行，还会给工作造成混乱。这方面常见的情况是，两个矛盾的观点在同一份文稿中都被肯定；某个论点前面肯定，后面又被否定；要肯定的观点材料不充分，没有足以服人的例证和论述，而与此相对立的观点却写得十分生动具体，事实上压倒了正面的内容，客观上形成反宾为主的局面，造成了对该肯定观点的否定。还有证明观点的事例之间有矛盾，统计口径不一致，前面用工农业总产值，后面用社会总产值，前面讲全某地，后面又变成某个区等等。
    有的文稿内容本身没有矛盾，但由于某些话或例证在当时的环境条件下，会产生副作用，也要注意改过来，否则主观意图和客观效果会背道而驰。比如，有的文件为了说明一九八五年上半年的大好经济形势，举了利用外资和技术引进的例子，说明半年使用外汇超过前六年的总和。这个事实没有出入，意图也是好的，但结果却给人造成外汇储备大幅度下降的印象。引起一些人不必要的顾虑。
    三是材料要可靠。也就是说文稿的情节、事例是否符合实际。审查情节、事例是否真实，首先是看例证和情节的“来路”是否清楚，是撰写者亲自调查的?还是从别的文件上摘引的?如果是从文件资料抄来的，要看是正式文件还是一般资料。正式文件一般说来内容都是经过反复核定的，但一般资料则不能轻信，最好再核实一下。其次看情节、例证是否符合生活逻辑。经常出现的问题是：有的情节与时间不协调，比如，让六十年代的青年上山下乡时高喊“振兴中华”的口号，说五十年代某领导干部就强调发展第三产业等。有的是人物的行动与他的思想状况不一致。比如说某某地蔬菜供应紧张，一些个体户自动降价销售，鸡蛋供不应求时，农民自觉地为城某地居民着想，主动用卡车往城内送蛋等。笼统地把个体户和农民的觉悟说得那么高，显然是不符合实际的。再次是看人名、地名、单位名称是否确凿无疑，特别是文件中要肯定或否定的单位和个人，不仅要注意情节是否可靠，还要从总体上分析，肯定或否定这些单位是否妥当，要尽量避免知其一不知其二，只见局部不见全体的毛病。
    在情节事例上修改的原则是，把那些基本可靠但不完善的情节事例加以调整补充，把凡是没有把握而又限于时间和条件难以核实的，宁可更换或删掉，也不要“凑合”，敷衍塞责。否则一旦成文，会造成不良后果。某些文件因事实有误或事例使用不当而打官司、扯皮的事时有所见，既影响了团结，也浪费了双方的时间、精力，给工作造成不应有的损失。
    第四节　机关应用文的审定
    机关应用文经过认真修改，撰写者和有关方面已经大体满意，应当说写作的任务已经基本完成，但不能说文件已经最后形成。形成文件还有一个程序，就是审查定稿。文稿只有经有关领导审定签字同意后，才能付印、发送。这是保证文件质量的最后一关。这一关把得好，不仅可以进一步避免文件的差错，有时还是文件质量的一次再提高。
    对审定者来说。如何才能把好这最后一关呢?首先应有对党对人民高度负责的精神，一丝不苟地加以审核，不放过任何细微末节，尽量努力做到万无一失。这对于领导同志来说，应当是不成问题的。但光有认真负责的态度还不行，还必须掌握审核的方法。机关应用文的审定，从内容上讲，主要是把好三关。
    一是政治关。要再一次推敲文件中的思想观点是否符合马克思主义的基本原理，是否符合党的方针和基本政策。因为领导同志一般来说比作者站得更高，看得更全面、更深入，了解的情况也更多一些。应该从更高的角度上去发现问题，纠正偏颇。特别是对一些政治问题的提法，一定要和党中央保持一致，把一些不符合党的路线、方针、政策的观点和提法纠正过来。
    二是事实关。对一些情节、事例要重新审核一次。凡是有疑问的，都要请作者核对，绝不能马虎，过分相信自己的部下。要特别注意表扬或批评某个单位、某个人的内容，凡有含糊之处，能核实就核实，不能核实就删去。
    三是文字关。审核者主要是在文字的准确上下功夫。有些文字上的偏颇，往往是思想上的毛病。审核者审查文字主要不是从语言、逻辑等技术上着眼，而是从思想政治上着眼。当然有一定文字能力的同志，也可以随手把语言文字技术上的毛病改过来。
    从方法上讲，一是要认真阅读思考全文。有的审核者对文章的起草、修改一目了然，甚至参与了讨论修改，对文稿的内容比较清楚。有的领导同志没有经历这个过程，审核时，常常遇到对某些内容不理解、吃不透的情况，这就需要先把文稿多看几遍，把内容吃透而后定稿。在实际工作中，有的领导同志因为事情较多，工作较忙，又要在有限的时间内完成审稿的任务，因此，常常对全文还未融汇贯通，就边看边改。有的内容，本来后面已经写了，由于看得不仔细，又在前面加上一段，结果是劳而无功，看到后边还得把前面增加的内容删去。
    二是遇到和自己观点不太一致的地方，要冷静思考。要把原稿的观点和自己的想法反复对比，看看是原稿的毛病还是自己的偏见，不要一见不同观点就火冒三丈，提笔去改，这样往往容易把正确的观点改错。一般来说领导同志水平应当高些看问题可能深刻些，但并不能说领导一定比文稿的作者强，更不能说各方面都强。特别是经过多次讨论、反复修改的稿子，其中的观点都是认真推敲的，如果自己不同意，可以和作者探讨。但这种探讨应该是平等的，交换意见式的，而不是把自己的观点强加于人。
    三是对于改动的地方，最好再返回去征求作者的意见，让他们再审查一下，看看改得是否妥当。因为作者对文稿是经过深思熟虑的，改得对的地方作者也许可以从中受到启发，在文字或内容上作进一步的加工，使之更加完善。如果改得不大妥当，作者还可返回来商洽，避免改错。这样做不仅是对作者的再提高，也是对作者的尊重，使领导与被领导之间关系更融洽，下级对上级也更信赖。
    审定文稿还有一个任务，就是在审定之后，要思考一下:这个文件发出后，效果如何?时机成熟不成熟?会不会产生副作用?如果时机不成熟，就应该放一放，等待条件成熟再签发。如果会产生副作用，就要考虑文件的重新修改。如果副作用是不可避免的，应考虑文件发出后采取什么相应措施加以弥补或消除。作为一个领导者，这些问题都要经过周密思考，才能避免失误。
    第五节　机关应用文的校对
     校对是保证文件不出差错的重要环节之一。在高、中级机关，特别是党政领导机关，机关应用文形成过程中的校对环节是十分重要的。多数单位在印制部门设有专职校对人员，有严格的校对制度。比如对一般文件必须做到“一校一读”，即先由两人对照原稿唱校一遍，然后再由一人细读一次。有些重要文件则规定“两校一读”，甚至“两校两读”。但不少基层单位和相当一部分大、中型企业则往往忽视这个环节，错字别字、错误标点、甚至丢行掉句、段落倒错的文件，时有所见。究其原因，除了文件起草、定稿者的疏忽外，就校对来说，主要有三个问题：
    一是制度不完善，没有制定严格的校对责任制。有些机关的文件印制部门，虽然有专职校对，但没有提出对校对工作的明确要求；没有设专职校对的一些中、下级机关，多数也没有制定这方面的规章，常常是“谁有空谁校对”。少数单位的一些打印文件甚至不校对就发放。
    二是校对者的责任心不强，不是遂段、逐句、逐字地和原稿相对照，而是顺着校对稿浏览一遍，自以为通顺了就“放行“。特别是一些起草文件的同志本人校对时，以为文件是自己亲手起草的，不必象专职校对人员那样逐段逐句核对，更不愿找别人同自己一起唱校。因此，不仅底稿中原有的错误没有得到纠正，在印刷中出现的新问题，也因为马虎而没有发现、纠正。
    三是不了解校对工作的基本要求，不掌握校对的基本技能。这种情况在一些基层单位是比较普遍的。
    那么，搞好校对需要掌握哪些基本原则和技能呢?
    一、校对必须以原稿为准。原稿是经过起草、修改、审定多种环节才定下来的，一般说差错是极少的。校对的主要任务是纠正印刷过程中出现的新的差错。而原稿中的差错，校对者是不能负责的。因此，校样和原稿对照时，把不符合原稿的地方纠正过来，就算完成了校对任务。从原则上讲，校对者无权修改原稿，如果对原稿任意删改，就超出了他的职责范围，是不允许的。这也是校对的一条纪律。但是在校对过程中，一些工作熟练，思想和文字水平都比较高的校对者，常常可以发现原稿中的毛病。遇到这种情况，应当怎样对待呢?属于技术性问题，比如明显的错别字和错误的标点符号，应当随手改过来，这不仅是允许的，而且是必要的。有的错别字如果自己一时拿不准，要查字典，然后报告起草者。属于不正确的思想观点或不符合实际的事例，校对者发现后，不应随便改动，而应及时转告文件的起草者或审定者，由他们决定是否改动。这不叫“越权”，而是对工作高度负责的表现。
    二、要掌握校对的符号及用法。校对有一整套专用符号。由于过去使用的符号较乱，国家出版局专门发文，把校对符号加以标准化，制定了《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，从一九八二年起试行，共有二十二类符号，见本书第69－72页。
    这二十二类符号，同样适用于机关应用文的校对工作，必须严格遵循。如果用好了，即可提高工作效率，又可避免校对工作的差错。
    3．不注意文件的整齐美观。对校样的字与字、行与行的距离不加过问，对过宽或过紧的距离不去纠正，文件印制后，给人很不舒适的感觉。机关应用文是比较严肃的文体，应当更加注重这方面的问题。
    三、校对要尽可能纠正文件印制中各方面的技术性问题。除文件正文要认真校对外，还要注意：
    1．标题的位置、字体的大小和排列是否适中、醒目、美观。目前许多文件的标题特别是小标题，或挤在一行，左右顶头，或并成两行和三行的“豆腐块”，都很不美观，一定要推敲一下如何排列为好。
    2．文件的格式、编号，主、抄送单位和发文日期是否准确。如果这些方面出了差错，就会给文件的传递和保存、查阅带来许多麻烦，有的甚至造成政治事故，必须认真审核，校对。
    3．用印和签字手续是否符合要求。有些基层单位发文该用印的往往不用，应签字的也不签字，这就失去了它的法定可靠性。有个别文件该用政府部门印的，却用了党组织的印，应主管负责人签字的，却让不符合签字条件的人代签。对这些问题，校对的同志都要注意，提请有关同志及时改正。一般情况下，校对完正文后，最好作一次全面的复查，然后付印。
    当然，不同的部门，不同性质的文件，校对的程序有所不同。有些文件只要一校，有的则必须二校、三校。有的是专职校对负全责，校对后要签字才能付印；有的则是文件起草部门或起草者负责校对，有审定者签字即可付印，等等。不论哪一类程序，校对者都必须以高度的责任心对待这项工作，努力做到使文件尽可能不出差错。