工作总结——职业技术学院质量管理办公室

   
   一、加强学习，部门人员的综合素质和管理水平进一步提高
   一年来，质管办根据学院政治学习的具体安排，结合部门工作特点和实际，认真组织部门所属人员进行政治学习和业务学习。通过加强学习，使部门人员能深刻领会党的十六大精神、“三个代表”重要思想和“两会”文件精神，增长质量管理知识，不断改进质量管理的方式、方法，不断强化服务意识、质量意识。在提高政策理论水平的同时，部门人员的综合素质和管理水平进一步提高。
   二、认真准备，顺利实现体系文件改换新版
   学院实行机构改革和全员竞争上岗之后， B版体系文件已不符合目前的工作实际，不能继续适应我院船员教育与培训的新要求，必须予以改版。在认真准备的基础上，质管办启动了体系文件的改版工作，于XX年底完成了改版的前期准备工作。XX年年初，改版工作进入实质性阶段，开始对形成的C版体系文件进行初审、统稿和符合性审核。经过职能部门负责人和院领导的会审，管理者代表和最高管理者的审核后，C版体系文件定稿、签发、印刷、装订、分发。体系名称变更为“南通航运职业技术学院船员教育与培训质量管理体系”。
   C版文件于XX年3月5日经最高管理者批准，3月12日颁布，3月16日生效运行。C版文件确定了14个受控部门和2个分承包方，即：产业发展（后勤）处、财务处。C版文件的构成，包括：质量手册（第一层次）、22个程序文件（第二层次）、作业文件（第三层次）。作业文件中共有104个岗位指导书、118个支持性文件和108个质量记录表式。C版文件是在B版文件的基础上，仍按ISO9000—1994标准模式建立。形成过程中，多次请校内质量管理的专业人士和有关部门负责人进行了研讨，听取意见，并由受控部门负责人集体统稿。因此，C版文件凝聚了集体的智慧和经验，从而最大程度地保证了C版文件的符合性。一年来，体系文件运行正常。
   三、加强宣贯，全员质量意识进一步强化
   C版文件正式投入运行后，对C版文件的宣贯工作就成为质管办的工作重点。质管办通过多种形式，分层次地对各受控部门和人员开展了新文件的宣贯培训和学习指导，并对学院新引进人员进行了重点培训。在举办的质量体系文件宣贯培训班上，各受控部门负责人、分承包方负责人及所属教研室主任、基层主任参加了培训学习。培训班重点宣贯培训了质量体系的基本知识和我院船员教育与培训质量管理体系的C版文件。在《质量体系基本知识》的讲座中，介绍了建立质量体系的背景；介绍了质量体系的基本原理、有关术语、质量要素等内容；从质量管理的基本概念出发，简要讲解了质量管理体系的基本常识。体系文件的宣贯内容主要包括四个方面：一是我院质量体系C版文件的基本情况；二是各受控部门运行体系文件的基本思路；三是各受控部门质量记录的形成与保存；四是各受控部门内部宣贯培训的提示。最高管理者在培训班上的讲话中强调：学好体系文件、学懂质量体系的原理和方法是运行质量管理体系的前提，质量管理体系要能连续、有效地运行，关键在各级管理干部。各级管理干部要进一步加强学习，将体系文件学懂、学透。各级管理干部不仅要成为文件的执行者，而且要在学透文件的基础上成为文件的修改者、制定者，使质量管理这一现代管理手段能不断推动我院的教育教学质量稳步提高。在对新引进人员进行质量培训时，重点介绍了质量管理基本知识、我院船员教育与培训质量管理体系基本知识、岗位职责以及相关知识等，使我院新引进的从事船员教育与培训工作的教育教学人员能在进校之初、上岗之前就熟悉我院的质量管理方法和体系文件。通过宣贯，使各受控部门和人员进一步了解了质量管理的基本知识，及时、准确地掌握了C版文件的内容结构和特点，强化了全员质量意识，保证了质量体系的持续、有效运行。
   四、认真组织内部审核和管理评审，严格实行质量管理
   根据体系文件的规定和工作计划，本年度安排了两次内审和一次管理评审。第一次内审重点审核了C版文件的符合性、文件的宣贯培训情况，检查了质量记录的填写情况，检查了体系运行的有效性、连续性。第二次内审重点检查了外审不合格项的纠正情况，开展了对分承包方的评估等。审核组依据《中华人民共和国船员教育与培训质量管理规则》、《中华人民共和国船员教育与培训质量体系审核实施细则》以及南通航运职业技术学院船员教育和培训质量体系文件（C/0版），对学院各受控部门和相关人员进行了内部质量审核。审核组通过现场访谈、查阅文件与质量记录等检查方式，对最高管理层和14个受控部门进行了现场审核，对属于分承包方的产业发展（后勤）处、财务处等2个部门进行了检查、评估。审核组认为：体系文件改为C版后，各受控部门对C版文件进行了认真宣贯，并按照质量手册的规定要求去运行，船员教育与培训的质量不断提高；分承包方为使提供的服务能满足质量方针和质量目标的要求，对C版文件进行了认真宣贯，工作流程也能严格按照体系文件的要求进行。在我院船员教育与培训质量体系通过主管机关的再有效审核之后，质管办根据审核专家组《审核报告》的要求和开出的不合格项、建议项的分布情况，及时进行了信息传递，研究部署了整改工作，落实了纠正不合格项、建议项的责任部门和措施。各受控部门在外审结束后，及时向所属人员通报了外审情况，并根据整改工作安排表对本部门范围内的不合格项、建议项采取了纠正和预防措施。外审10个不合格项的纠正措施正确、进展正常，纠正完成情况良好。外审25个建议项中，除2条保留意见暂不纠正外，其余23个的纠正措施正确、进展正常，纠正完成情况良好。分承包方提供的服务能满足质量方针和质量目标的要求，对各部门提高船员教育与培训质量给予了强力支持。学院质量体系的运行是持续、有效的，符合国家船员教育和培训质量体系的基本要求。在内审中发现的不合格项和缺陷及时进行了督促纠正。在管理评审中，对本年度质量体系的有效性和运行情况进行了分析、评价，并研究了内审中出现的问题，不合格项产生的原因等，内审和管理评审总结了质量管理的经验，为下一年度开展质量管理活动提供了借鉴。为充实内审员队伍，本年度选派了5名同志赴上海参加了交通部“船员教育与培训质量管理体系”内审员培训班，系统地学习了质量管理体系的有关知识和内部审核知识，均通过考核，取得了结业证书。
   五、认真迎

接外审，顺利通过再有效审核
   本年度，为迎接主管机关对我院质量体系的再有效审核工作，质管办制定了具体的迎外审工作日程表;认真准备了体系运行报告和外审资料;向各受控部门和人员印发了宣贯试卷，进行了考核;制作了宣传材料;并督促各受控部门预先开展自查，及时解决发现的问题。10月中旬，由上海海事局组建的外审审核组一行五人对我院船员教育和培训质量体系进行了再有效审核。根据《中华人民共和国船员教育和培训质量管理规则》的要求，再有效审核主要是检查我院船员教育和培训质量体系在《质量体系证书》有效期内运行的有效性，是否能继续保证船员教育和培训质量。审核组经过对体系文件的审核、中间审核不合格项纠正记录、内审记录、管理评审报告和其他文件材料，以及对学院最高管理层和14个受控部门的现场审核，共发现不合格项10个，均属一般性质，其中文件审核5个，现场审核5个，并提出建议项25个。通过文件审核及现场审核，审核组认为：我院四年来为质量体系做了大量认真而有效的工作，体系保持着与《规则》第二章要求的符合性并能连续、有效的运行，内审组织规范，体系具有自我完善的能力。此次再有效审核予以通过。建议主管机关给予换发质量体系证书。十二月底，根据审核组要求在三个月内将纠正情况上报的要求，质管办将外审不合格项和建议项的整改纠正情况呈文报告了上海海事局。再有效审核的顺利通过，标志着我院质量管理体系跨入了新的阶段。