与会者即使自己没有意见，但对他人的意见自己觉得对或错，都要很清楚地表明，这是会议出席者的义务。不过，在会议上沉默到底，一言不发的人，在人数统计上还是存在的。实践表明，与会者不愿发言的情况大致可分为如下几类：
(1)因为准备不足且无自信的人。
新进的员工或刚从其他部门调入者，虽然有话想说，却总是因为怕内容不足而犹豫或打消发言念头。
对这类人，会议主持可以表达欢迎他们发言或提问题的心意，“有时，新人的意见最受欢迎了，特别是从新立场、不同角度的问题及看法请尽量提出来”。
(2)因为怯场。
容易怯场者大致可分成三种：别人不觉得有什么不同，但自己却是感到紧张万分的人;自己或他人都公认很会怯场的人;脸红、口吃表现在言行上的人。
上述形态的人，在其发言时总是会有自卑或劣等的潜意识。而这种感觉却是天生喜好说话的人所无法理解的。特别是外向喜好说话，对人生或工作充满自信的领导者，得花更多的心思去了解拙于言词表达且有自卑感人的心。
有这类的人在会议上或公开场合说话时，建议领导者或主持人这样插话：
即使是一句话、很微小的发言、很简短的发言，会议主持也要表达欢迎之意：“很好的意见，谢谢!”
对那些想要发言，又不知该怎么办的人。会议主持人也要抛砖引玉：“不管有任何意见都欢迎发表。”
有时候发言到一半，当事人忽然说不下去，或者所说的内容让人一头雾水时，会议主持人应马上打圆场：“慢一点没关系，请继续说下去。”
(3)害怕被批评。
很多人害怕说得太多会有不良的效果。
在上述心理下，与会者的发言大都是无关紧要、可有可无的意见，或者是附和上司的马屁发言。会议主持此时应强调：“不管结果是什么样，因为是讨论，只要是有建设性、前瞻性的意见，欢迎大家尽量提出来。三个臭皮匠，总能赛过诸葛亮的嘛!”
(4)完美主义。
以完美为信条的完美主义者，最不喜欢事情没万全准备就行动。
如果是碰到这种拖延发言的情况，应该告诉他，不成熟的想法也没关系，催促其发言。如领导者可以说：“这样子吗?可是，目前所有的人都想听你的意见，就把现在你所想的说出来给大家听听好了，不成熟的地方大家帮你完善。”
(5)认为会议浪费时间。
这类型的人，在办公室生活中总是怀着不稳定、浮躁的心情过日。
对于这类认为办公室只是暂时栖身之所，开会只会浪费时间的人，上司要特别注意。要常开导他们身为员工，既然从事这份工作就应该有负责的工作义务，而会议也是重要工作之一，并不是休息的场所。同时也鼓励其提出建设性意见。