前台文员岗位详细说明书

2024-12-23下载文档一键复制全文

  【说明书】:前台文员

  岗位名称:前台文员

  岗位编号:jg-hr-004

  所属部门:行政人事部

  岗位定员:1人

  直接上级:行政人事经理

  所辖人员:

  直接下级:

  【本职概述】负责来访人员接待、电话接听,信息文件及办公后勤管理,协助上级领导完成部门:各项工作。

  【职责与工作任务】

  职责一

  职责表述:前台接待工作

  工作任务

  1、负责公司总机电话的接听,筛选广告信息,有用信息及时通知相关人员:2、接待来访人员(包括让座、倒水、咨询来访意图、登记等),通知相关人员:3、更新员工通讯电话和其他联系方式,并及时公布

  职责二

  职责表述:考勤机及信息文件管理

  工作任务

  1、监督公司员工的考勤打卡情况,负责每月统计在职职员的考勤情况

  2、负责公司邮箱的日常管理及合作人才网站的更新

  3、各项文件制度的管理、发放;外来文件、信件、邮件、包裹的收发工作,文件记录的保存、归档

  4、各种文件的收发、修改、作废文件的管理、装订、归档、保管工作

  职责三

  职责表述:办公后勤用品管理

  工作任务

  1、公司各区域钥匙的保管与领用登记,以及空调、水电的管理

  2、后勤用品的管理,低耗品的申购、发放、使用登记

  职责四

  职责表述:卫生监督管理

  工作任务

  1、监督公司环境卫生管理制度的执行情况

  2、检查环境卫生情况,向保洁人员提出卫生整改意见

  职责五

  职责表述:办公设施设备的维护与管理

  工作任务

  1、负责安排办公设备的维修、保养

  2、负责监督公司员工变更时的设备交接手续办理

  职责六

  职责表述:协助部门主管完成部门的事务

  权限范围:

  1、对前台信息管理工作的建议权

  2、对前台接待工作礼仪的指导权和执行的监督权

  3、对前台接待和信息管理工作违规的纠正和处罚建议权

  4、有向各部门:收集与工作相关的文件和资料的权力

  【工作协作关系】

  内部协调关系

  公司内所有部门及员工

  外部协调关系

  来访人员

  【任职资格】

  教育背景

  学历:

  高中及以上学历:

  专业:

  行政管理、文秘、中文等相关专业:

  培训

  经历

  礼仪方面培训及其他

  经验与专业资格

  经验

  1年以上文员工作经验

  专业:资格

  【能力与素质要求】

  1、良好的服务意识和亲和力

  2、熟练使用office办公软件

  3、普通话标准

  4、良好的人际沟通及语言表达能力

  5、热情、积极、细心、耐心,有很强的责任心

  【工作条件】

  办公设备

  计算机、一般办公设备、网络

  工作环境

  办公室

  职业安全

  基本无危险,无职业病危险

  时间特征

  正常工作时间,根据工作情况加班

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