浅析如何做好办公室文秘工作

    
    办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项工作任务的完成。
    秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，要做好办公室工作，个人认为秘书人员必须做到以下几方面：
    一、秘书工作人员必须具备的素质和修养
    第一，良好的政治素养。秘书工作有很强的政治性，秘书是领导的近身工作人员，有时代表领导机关或领导人撰文，谈话、处理问题，因而要求有良好的政治素质和思想修养。
    第二，良好的个人品行。“忠诚老实，事实求是”这八个字，应该是一切秘书的座右铭。作为秘书，对领导、对组织、对上级、对同志必须忠诚，不怀二心。鉴于秘书是领导的近身工作人员，“求实”二字尤为重要，有须强调。因为秘书言行的真假虚实，不仅是秘书个人问题，而且会影响领导的行为，关系至大。
    第三，良好的工作态度。首先要有敬业、乐业的精神。做事要专心致志，聚精会神，不三心二意，心不在焉。要有事业心，责任感，忠于职守，尽职尽言，勇于承担任务，不推诿困难，不回避矛盾，勤敏踏实，既要有雷厉风行、讲究效率的干练作风，又要有任劳任怨、埋头苦干的精神；要有严格的组织纪律性，既不专擅，又不推诿，既尊重领导，又不盲从。
    第四，良好的文化知识素养。要有专门业务知识，干一行，懂一行。要有多种辅助知识，如社会知识、自然知识、科技知识、国际常识等。
    二、要熟悉机关和机关工作的基本情况
    机关和机关的工作基本情况，包括党政各级机关的职能范围、专门业务和工作规律，本机关的结构、状况、工作安排等。只有熟悉基本情况，了解环境、了解人物、了解制度后，才能有的放矢地开展各项工作，促进办公室工作高效率、快节奏的运转。
    三、做好文字起草和信息收集工作
    文秘写作重在实用，只求格式、文种规范，内容表述简明性，行文要少而精，注重效用。切忌弄虚作假，华而不实，或主观主义想当然，情况不明决心大，心中无数点子多。在撰写文稿前，文秘人员一定要做到“两个吃透”，既又“吃透”中央和上级机关的指示精神，又要“吃透”本地区、本部门、本单位的实际情况。总之，只有做到紧跟“上头”，理论引路、政策明确，眼观六路，耳听八方，了解真情，才能心明眼亮，“胸有成竹”，撰写出简明扼要、内容充实、意见具体、措施有方的文字材料。
    信息即苗头性，动态性的东西。作为文秘人员，就必须时刻注意信息资料的收集与存档工作，可通过调查研究，报刊、杂志、电脑下载、电视媒体等多渠道收集相关的信息，只有平时多留心，常细心，多用心，就会做到“心中有数，胸有成竹”，就能为领导决策提供动向。
    四、做好群众来信来访和对外接待工作
    信访工作是各级党政机关，人民团体和企业事业单位的一项重要的、经常性的政治任务。处理好人民来信要做到及时拆封、认真阅记、准确交办、妥善处理；接待群众来访要做到热情接待，认真听纪，恰当处理，做好思想教育工作。
    办公室所处的部门和承担的义务，在工作中必然会接触到形形色色的人——上级和下级，熟人和生人，干部和群众等。在待人接物，处理公私事务中，秘书的礼貌，在沟通人际关系、融洽感情、促成办事方面起着十分重要的作用。在待人处事过程中，秘书应遵循四个原则：
    第一，尊重原则；第二，一律平等，不亢不卑的原则；第三，语言、举止得体的原则；第四，重承诺、守信用的原则。
    五、做好提案预案与保密工作
    在办文、办事、办会中，文秘人员都要先走一步，搞好提案预案工作，而不能事事让领导去考虑，去操心。“人无远虑，必有近忧”，“居安思危”就是说要有前瞻性、超前性的思想。因此，在办理每一件事情的过程中，都必须把可能会发生的事情都考虑在整个计划、组织、协调范围内，并事先制订应急预案，以防万一，确保整个工作顺利开展。
    秘书工作人员身处领导机关的核心要害部门，又在领导人身边工作，掌握和知悉机要极多，做好各方面的保密工作非常重要。因此应做到不该说的机密，绝对不说，不该问的机密，绝对不问，不该看的机密，绝对不看等。
    六、做好与领导的沟通、协调工作
    （1）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？急待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。
    （2）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然。