秘书工作之我见

    秘书工作在我国历史悠久，早在汉代就已出现了“秘书”一词。在我国，所谓秘书，“就是掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的工作人员。”秘书工作的本质就是充分发挥参谋、助手、综合协调、反馈沟通等作用为领导服务。当前，在社会变革和经济发展时期，不断变化的形势从工作环境、工作方式、工作内容上都对秘书工作提出了新的要求。只有适应这些要求，才能更好地发挥秘书作用。
    一、找准定位，充分发挥职能作用
    秘书工作是联系上下，沟通各方的桥梁，也是各方面矛盾的汇集点，如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位。作为秘书要正确认识自己的工作意义和价值，找准自己的角色，每项工作每件事情都要高标准，高质量，高效率完成。同时，秘书工作的性质是服务，不是决策，要力求找准服务领导的对接点，找准参谋与尽职尽责的融合点，把握适度原则，力争使工作到位不越位。和领导相处时，应做到参与不干预、灵活不迎合、到位不越位、服从不盲从，时刻谨记秘书工作者在为领导决策服务的过程中始终是水手不是舵手，是配角不是主角，只能参而不决，谋而不断。对于和同事的关系，秘书要摆正自己的位置，不能认为自己是领导的秘书就觉得高人一等，和同事说话办事时不能带“官腔”，要多与同事交流沟通，尽量“少说话，多做事”。在与群众打交道的时候，群众认为你是代表领导、政府发言，因此行为举止、说话都必须得体。
    二、加强学习，不断提升自身素质
    哲人道，“马不伏枥，不可以趋道；士不素养，不可以重用”。秘书工作是一个脑力、智力输出的过程，如果不注重“进补”、“练笔”，就有可能“江郎才尽”，无法跟上知识更新日新月异的步伐。因此，秘书工作者必须要做到三勤：
    一是勤学习。古今中外的优秀秘书，无一不是勤奋好学、博学多识之士，有着良好的知识结构和智能结构。根据木桶理论，决定一只木桶盛水量多少，不是最高的木板，而是最低的那块。为了胜任工作，只有将自己身上最短的“木板”努力加高加固，发奋学习，拥有更加肥沃的知识和智能土壤，才能使自己的工作得心应手。要把加强学习、提高素质作为一种责任、一种境界，不断更新知识，努力培养自身的理论素养和业务素质。尤其要认真读一些马列著作，认真学好邓小平理论，学好xx同志“xxxx”的重要思想，深刻领会科学发展观的内涵，并力求在融会贯通、联系实际上下功夫。同时更多地向领导和同志们学习，从中汲取营养，改造和充实自己，一心一意干事业，成为一个名符其实的“万金油”。
    二是勤积累。做好平时的资料积累，是秘书的基础性工作。只要平时“广积粮”，应战才会心不慌。“勿临渴而掘井，宜未雨而绸缪。”作为一个文秘人员，必须建立自己的“资料库”。时不分古今，地不分内外，质不分正反，类不分点面，凡是对自己工作有益的资料，都要分门别类，妥善保存起来。一年清理一次，去粗取精。同时，对各种事物平时都要留心，时时做有心人，随时记，每事问，勤思考，善于积累一些活材料。陆游对其儿子说，汝果欲学诗，功夫在诗外。意思就是要加强平时的观察、思考、积累。积累，主要是积累观点，积累语言，积累数据。“好记性不如烂笔头”，做笔记的好处很多，人民艺术家老舍说过：“这不仅大有助于记忆，而且是自己考试自己，看看到底有何心得。我曾这么办过，确有好处。不管自己的了解正确与否，意见成熟与否，反正写过笔记必得到较深的印象。乃至日子长了，读书多了，再翻翻旧笔记看一看，就能发现昔非而今是，看法不同，有了进步”。列宁也喜爱读书笔记，他说：“……在摘要中，个别句子、甚至个别词，都比详细充分的叙述有不可比拟的意义。”
    三是勤练笔。秘书最重要的职责就是撰写文字材料，做一个好秘书，文字材料的撰写水平非常重要。多写、勤练，是提高文字表达能力的不二法门。古人讲，“拳不离手，曲不离口”，是从实际中得出的真知。“业精于勤”，只要勤学苦练，文字功底自然日臻深厚。曾国藩说过：“治军之道，以勤字为先。身勤则强，逸则病；家勤则兴，懒则衰；国勤则治，怠则乱；军勤则强，惰则败，惰者暮气也，常常提其朝气为要。”“百种弊端，皆由懒生。”勤于练笔的重要性由此可见一般。
    三、开拓创新，探索秘书工作规律
    从事秘书工作不能因循守旧、一成不变，而是应该不断创新工作方式，充分发挥自己的主观能动性为领导服好务、谋好事。
    一要主动。秘书工作有着较强的服务性、从属性、被动性，活动要服从领导日程，工作要围绕领导打转，就是材料也都是命题作文。但这并不是说秘书工作只能奉命办文、办会、办事，处处被动。这就要求秘书工作者充分发挥主观能动性，处其事，敬其业，变被动服务为主动服务。只有了解和贴紧领导，才能真正想领导之所想，急领导之所急，才能从领导的点滴言行中看到领导意图中深层次的东西，做到心领神会，一点即通，从而在工作上，生活中具有更大的空间，使工作更有效率。只有站在领导的角度思考问题，才能看清什么是领导的主要需要，什么不是主要的但又是必要的，什么是可有可无的，什么是不合时宜的。对一定时期的重点工作、重要会议和重要活动，进行认真研究分析，对应采取哪些措施、分哪些步骤实施等细节及早谋划，为领导拟出参考方案。对方向性、苗头性、倾向性、争议性、政策性和全局性的问题要紧紧抓住，进行超前性、追踪性、反馈性的调查研究。同时，搞好急、难、新情况综合，做到“一叶落而知天下秋”，在领导决策时，各方面的依据便可顺手拈来，水到渠成。在实际工作中，只要多留心领导手中的文件，注意领导的言行，就能知道领导在关心和思考什么，并在领导未作出决定之前，来预测自己的任务，使自己在任务到来之时，已胸有成竹。
    二要谋事。秘书工作的职能和地位决定了秘书工作者必须谋大事、当高参、献良策，但秘书工作者的职能作用又多是体现在办文、办会、办事等具体工作上。这其中许多是繁杂、零碎的。这就要求秘书工作者必须充分认识服务的崇高性，树立自觉服务的角色意识，把谋大事与干小事有机结合起来。一是乐于做小事。秘书工作无小事，小事里面有大事，小事里面有政治，小事连着大局。小事做不好，往往就会误大事。无论是文稿起草、信息调研、督促检查，还是文件校核、会务安排、后勤服务等等，哪一个环节运转不灵，都有可能影响大局、影响决策。所以，秘书工作者要自觉地把具体工作、日常小事融于大局之中，“有心于事、热心于事、用心于事”，把每一件事考虑得更周全一些，安排得更细致一些，处理得更快一些。二是敢于谋大事。根据领导的工作范围，跟踪领导的工作轨迹、工作目标和阶段性工作重心，及时准备材料、提供情况、谋划点子，这是秘书工作者最起码的工作内容。因此，秘书工作者更应充分发挥智囊作用，努力吃透“上情”，通晓“外情”，明了“下情”，不断提高自己的认识能力、分析能力和预见能力，做到问题抓得准、看得清、谋得远，为领导提供更多更好的服务。三是善于办实事。任何领导都不是完人，他们也有自己的个性特征，也有品德和才能上的差异。对此，秘书工作者要善于了解领导的优点和长处，使领导的才能和优秀品德得到充分展现；对领导的不足和缺陷应尽量弥补，使领导能够在任何场合下都光彩照人；对领导零散的观点应恰当联缀，把“珍珠串成项链”；对领导不便处理的问题，要善于挡驾、善于处理；对于办了不好，不办也不好的事，要以对工作、对领导负责的态度，保持清醒头脑，分清事物本质，宜办则办。
    三要创新。xx同志说：“创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”同样，创新也是秘书工作不断发展的灵魂和生命力之所在。在不违反党的方针政策和国家法律法规的前提下，凡是有利于秘书工作发展的活动，都要大胆创新，大胆开展。要积极学习和借鉴其它地方秘书工作的一些成功经验，有计划地对秘书工作的特点、规律和方法进行研究探讨，多与不同地区的秘书工作人员之间开展经验交流和研讨活动。在交流沟通中发现不足，寻找差距，不断总结实际工作中的宝贵经验，在补足中探索规律，完善各种制度，促进秘书工作健康有序地发展。