在机关的日常工作中，我们常常要召开各种会议，如工作会、座谈会、动员会、总结表彰会等等。会议是机关工作的一项重要内容，是部署、推进、总结工作的有效形式。召开会议，就得有会议主持人。在工作节奏日益快捷的今天，会议主持人往往在会前来不及或不能全面了解会议的全部内容，多数情况下需要准备一个会议主持词。实践证明，内容较多的会议，有一个好的主持词，就会使会议主持得更加紧凑、准确、周密、主题突出，收到较好的会议效果。那么如何写好一个会议主持词呢？笔者认为应把握以下特点：
一、结构特点。主持词的结构与会议的日程安排密切联系，与会议的主题讲话或发言密切联系，它的结构安排应以使与会者明了会议的背景、规模、日程安排、主要内容、基本要求为主要特征。它在结构上大致包含以下几部分内容：
（一）开会原因。主持词首先要简单介绍一下召开会议的原因，使与会者对会议的背景以及召开会议的必要性有所了解。
（二）会议主题。主持词一定要开门见山地交代清楚会议的主题是什么。
（三）会议规模。主要是向与会者介绍参加会议者的身份、人数，会议的服务、联络组织等情况。
（四）会议议程。要先简要地全面介绍会议的开法，即总的内容步骤，然后分列逐项进行。
（五）总结评价。会议议程进行完之后，主持人要对会议的内容以及会议的质量进行概括和总结评价，使与会者进一步从总体上了解把握会议的主要内容及特点，也使与会者、组织者、服务者为会议付出的劳动得到肯定。
（六）提出要求。主持词的最后一部分要对会议精神如何贯彻落实提出明确要求，使与会者明白，散会之后应结合实际及时做好学习汇报、研究部署、督查落实以及信息反馈等工作。如果会议主讲者对贯彻落实的有关要求已经讲得比较明确、具体，那么主持词中这一部分可以简略写或干脆不写，以免重复，徒增画蛇添足之嫌。
二、语言特点。主持词属于非文学类的应用类文体，但它的语言风格又不同于会议报告、讲话或发言。它的语言风格应立足于严谨、准确、简洁、朴实、通俗，应该是逻辑性强、言简意赅、通俗明白。但是，由于会议性质和主题的不同，主持词的语言风格又有所差异。会议的主题如果是传达上级会议精神、方针政策，或严肃的工作部署，那么主持词的语言就应该突出平实、严肃、严谨的特色。如果是庆祝、庆典、表彰类的会议，主持词的语言则要具有欢快向上、激越昂扬的特色，尽量多用短句，可以用一些排比、夸张等修辞手法，突出节奏感，增加会场喜庆、欢快、蓬勃的气氛。
三、身份特点。主持词要因会议主持者身份的不同而在语气，篇幅上有所不同，要蕴含“身份”意识，不可主次颠倒。主持人如果是与会者中社会地位或领导职务较高的，那么主持词则可突出自上而下的口吻，在总结评价和提出要求部分，可以根据需要适当展开，可以重复或补充强调一些内容。主持人如果是与会者中社会地位或领导职务与主讲者平级或较低的，那么主持词就要尽量简短，用词要突出谦恭、礼让成分，可以适度评价主讲者的讲话精神，在提出要求部分要重点写如何贯彻落实，切忌冗长或补充强调其他内容，更忌岔开话题，喧宾夺主。