现代秘书基本礼仪

　　礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长期的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。涉外礼仪就是人们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。随着我国改革开放脚步的加快，人们在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧则显得尤为重要。中国人民大学国际关系学院外交系主任，金正昆教授，从政务、商务和日常生活三个方面，详细阐述和分析中外礼仪的差别和涉外礼仪的一些常识要求。
　　他认为，人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐渐了解之后才容易沟通。所谓沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基本要求：
　　第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位.
　　第二个方面的理念就是要善于表达。在国际交往中，接待外国客人，
　　第三个方面是要强调接待三声：“来有迎声，问有答声、去有送声”。
　　金正坤教授结合日常交往和社交活动、公务活动的一些内容，具体介绍：自我介绍、介绍他人、名片的制作和使用、与外国朋友交换礼物、宴请外国朋友等等需要使用的一些常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使人们对涉外礼仪有一个全面地了解。他认为，与人交往要尊重为先，尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。所以在国际交往中，要善于发现别人的所长。
　　什么是涉外礼仪？涉外礼仪实际上就是我们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。换而言之，它是讲规范，规范就是标准。你讲不讲规范，是你这个人懂不懂规范的问题；你讲不讲规范，是你这个单位有没有规范的问题。这个在国际交往中是很强调的。比如在大庭广众之下，一个男人一个女人着装，他又规范的说法：“女人看头，男人看腰”。女人看头是看什么呢？看发型，比如染不染色，长度如何等等。像我们服务行业，政府机关一般公务员是不染彩色发的，除非把花白的头发染黑。另外头发不宜过长，作为女性，一般工作岗位上不长于肩部。有同志讲了，长于肩部如何？长于肩部要做技术性处理，盘起来、挽起来、梳起来，不能随意披散开来。道理很简单，年轻姑娘的一头飘逸的长发是很有一些魅力的，你这儿一甩，没准附近的每个人就晕了。“男人看腰”，看什么了？不是看我们腰粗不粗，也不是看腰带是什么品牌，而是看这样一个细节，要上挂不挂东西。我们说句涉外交往中的行话，一个有社会地位的人，一个有层次的人，在大庭广众之前腰上是不挂任何东西的。你见过普京总统腰上挂手机吗？你见过安南腰上有一串钥匙吗？所以我刚才想讲的是涉外礼仪的一个特点，就是规范性。
　　那么实际上从比较研究的角度来看，我们现在讲的涉外礼仪，国际交往中要遵守的国际惯例，和我国传统礼仪还是有一些差异的。我国有五千年的传统文明，有五千年的礼仪文化，我们都在这个良好的氛围中继任成长，那么我们大家应该说是学识源远流长，但是，从国际交往的角度来看，中外礼仪是有一些差别的。譬如国际礼仪它是强调关心有度，换而言之，不得打探或者涉及个人隐私问题。而我国传统礼仪，强调亲密无间。这个恐怕在国际交往中，此点不了解就麻烦了，按照我们的规范性说法，国际交往中不宜随便探讨对方、请教对方的问题有五，我们叫涉外交往五不问：第一不问收入问题，第二不问年纪大小，第三不问婚姻家庭，第四不问健康状态，第五不问个人经历。第二个特征讲对象性，对不同的人，有不同的要求，内外有别，自己人你该问还是问，但是外人你还是不问比较好。比如在国际交往中，每个人的健康被视为私人的资本，你身体不好，人家做生意会跟你合作？那缺乏可*程度嘛，但是说实话，这个问题是我们很多人比较爱问的。
　　那么从国际较晚个角度来看，涉外礼仪有什么基本要求呢？宏观上来讲有三个基本要求：第一个要求尊重为本，这个尊重二字，应该是礼仪之本，也是待人接物之道的根基之所在。你不管是坐、请坐、请上坐也好，茶、上茶、上好茶也好，关键是要通过这种形式，向别人传递出尊重对方的信息，这恐怕是要点。但是尊重在国际交往中，有两个方面的要求，不能够偏袒于一方。第一个方面的要求就是要自尊为本，要强调自尊自爱。一个人在国际交往中，不讲自尊，就不能得到别人的尊重。首先要尊重自己，你自己要把你当会事，站有站相，坐有坐相，举止大方。有同志这方面差劲了，往人家对面一站，或者一坐，也不管对方是熟人是生人是同性是异性，比较洒脱，比如腿伸出去，男同志，顺手把裤管往上一拉，露出一条飞毛腿。但是此种人，那么在国际交往中，在比较重要的场合，怎么会得到别人的尊重呢？所以要尊重自我。其次要尊重自己的职业。工作你分工不同，“闻道有先后，术业有专政”，在任何国家、任何社会，真正被人家尊重的人，是有实力的人，是学有所长的人，是专业方面有本事的人。所以要爱岗敬业，这样的人才会赢得尊重，各国皆然。最后，第三个方面要尊重自己的单位。大到我们的国家和民族，小到我们现在供职的地方，那在国际交往中，我们有责任、有义务维护它的尊严形象。其次我们强调要尊重交往的对象，不仅要自尊，而且要对交往对象表示尊重。我们一般要讲五句话：“尊重上级是一种天职，尊重同事是一种本分，尊重下级是一种美德，尊重客户是一种常识，尊重所有人是一种教养。这五个方面，涉及到我们人际交往的方方面面，要尊重，要全方位的尊重，不能失礼于人，尊重为本。但是，光讲尊重为本，在国际交往中是远远不够的，我们还要第二个方面的理念的要求，就是要善于表达。你要把你对对方的尊重恰到好处地表现出来。你不表现他真么会知道你尊重他呢？它有个表现程式的问题。比如我们在国际交往中，接待外国客人，我们强调接待三声：“来有应声，问有答声，去有送声”，是吧?来了话你要先说个欢迎光临，然后再说事。我在我们保卫处的同志讲过课，我跟他讲：“那要来了客人的话，你首先要问先生你好，然后再说事，你能上来问，找谁，人家是犯罪嫌疑人吗？”你打电话也是，拿起话筒第一句话：“你好中国人民大学”，然后再说事，不能上来就喂喂喂，再问“有人吗？”那人家不是人吗？那你这是基本礼貌，你这个“三声”，你算什么？
　　在日常交往和社交活动、公务活动等方面，金正昆教授以诙谐幽默的言语阐述了交往过程中应注意的一些问题及如何做自我介绍和介绍别人等细节要点。
　　名片已成为我们日常礼仪交往中的一种重要手段和方式，名片虽小，但是使用过程中也要注意礼仪交往。第一，名片制作上在国际交往中，讲三个不准：名片不随意涂改。第二不提供私宅电话。涉外礼仪和我国传统礼仪的一大区别，涉外礼仪是研究保护个人隐私，有教养、有身份的人不向别人索取电话号码、私宅电话诸如此类。那么在国际交往中，你要注意，他讲公司有别，我因公跟你打交道的话，我给你的电话就是办公室的电话，手机号码不给你，私宅电话更不给你。我们国内同志有些人没这个感觉，那天一个外国朋友给我们一个同志一张名片，这上面没有私宅电话，我们那位就问，家里有电话吗？那位装听不动。你家都没装电话，是不是很贵？互动出现问题。第三个点你要注意制作名片的话，一般不提供两个以上的头衔。名片上不出现两个以上的头衔，他讲“闻道有先后，术业有专攻”。倘若一个名片上给的头衔越多，有三心二意、用心不专、蒙人之嫌，所以很多外国客人，他有地位有身份的人，他身上会有好几种名片，它是对不同的交往对象，强调自己不同身份的时候，使用的不同的名片，这个要说一下。索要名片也要注意礼仪的交往，一般索要名片有这么几个点你要注意。第一个点尽量不要去索取名片，第二个点最好不要采取直白的表达。接过名片一定要看，是否对人家尊重，看是对对方表示重视，看是要了解对方的确切身份。
　　公务接待宴请在国际交往中也很重要。这里有一个五m公则,第一个m，费用的问题。第二个m是讲菜单，就是讲菜肴的安排，讲内容。民族禁忌、宗教禁忌尤其不可触犯；第三个m是环境，那么实际上宴请客人从高层次来讲，是讲一个档次，是讲一个环境。第四个m是讲音乐。高档的宴请，强调音乐伴宴；最后要注意就是举止。
　　最后，金正昆教授就国际交往礼仪的一个基本原则---三a规则做了总结。第一个a接受对方。第二个a重视对方。第三个a是赞美对方。
　　一、握手
　　1、握手时力度要适中，大家可以练练。太轻给人以轻视。太重，也不好。
　　时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。
　　二、迎接礼仪
　　1、要先介绍最高领导，依次介绍。你好！这位是我们公司的姚主席，这位是张副主席。
　　2、把男士介绍给女士。"你好，这是王先生"。
　　3、把小的介绍给老的。"刘总，你好，这是小王"。千万别调换了。
　　4、飞机场接人时，拿行李，安排住宿。"你好！辛苦了！旅程怎么样？"
　　三、接待礼仪
　　1、引导，要走在客人前面。上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走的太快。一步走两、三个台阶，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不动，你一下迈两、三个台阶，她要在后面跑，才能跟上你，会累坏人家的。
　　2、要让客人走楼梯的内侧。主人走外侧。所谓内侧是绕着中心的一侧。
　　四、乘车礼仪
　　进乘电梯时主人要先进去，按按钮，再请客人进来。出电梯时要请客人先出去。
　　一般的商务车是小骄车。当坐小骄车时，大家说司机旁边、司机后排的左、中、右，哪个是第一重要位置、第二....第四重要位置呢？
　　答案是：后排的右，左，中，前排的司机旁。
　　如果开车的是主人呢？答案是：前排的司机旁、后排的右、左、中。因为是以右为尊。这是礼仪方面。当然安全方面就要另有别论了。
　　五、西餐礼仪
　　左手拿刀，右手拿*。美国人有时累的时候可以换过来用。而欧洲人不可以换着用。
　　当吃完不要把刀*一起放到盘中，这时服务员会来帮你收起来的，即使还有许多好吃的你都没有吃，你也不能说："我还没吃完"，会很丢面子的。把刀、*放到左右两边表示你吃完了，所以服务员要来收的。
　　那么要怎么做呢？要把刀和*分别放到盘的两边。
　　记得有一次一个中国人到美国，刚下飞机就去赴晏。服务员们在每个人的旁边都上了一碗水，这时由于这位中国人刚下飞机特别的口渴，所以就拿起碗就咕噜咕噜地喝了下去，这时大家都在惊讶地盯着他。他的导师是其中权位最高的，为了挽回这个尴尬的场面，也顺手地拿起碗喝了下去，大家看导师喝了也都喝了下去。后来，饭后，别人告诉他那碗水是饭前用来洗手的，这时他觉得很内疚，要是早知道多好呀！就不会让导师跟着他一起喝这碗水了。
　　西方上菜一般是按开胃菜、汤、主食、萨拉、水果。你可不要一上来猛吃，后面的还没有吃到呢？你就已经吃不进去了。
　　吃饭时不要高谈阔论。
　　六、送礼礼仪
　　要以礼轻情意重。
　　从前有一个人，他的朋友特别喜欢钩鱼，常常把钩的鱼送给他。有一天他就想我该送他什么呢？他特别有钱，穿的、用的都是名牌，而且他还很挑剔的，后来他就去跟他的朋友说，我陪你去钩鱼吧。他说：好呀，我明天开车来接你。结果呢？这天他们很不走运一条鱼也没有钩到。这时，他们旁边有一个小伙子运气特别好，一个接一个的，可是他每次钩上来大鱼后又把它放回去。这时这个人觉得特别奇怪，想想他们今天来挺辛苦的，一条也没有钩到就买一条回去吧。正在拿钱时，突然这个小伙子一下钩上来一个小鱼，小伙子很高兴的说，这下终于钩到了。这个人觉得特别奇怪地问?你为什么把几次钩上来的这么大的鱼都放了，钩了一条小鱼就这么高兴"。他说："你想知道吗？这还不简单，我家的锅只有这么小呀？"