会前工作

    1．安排会议主题或议题
    会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法有：一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况：一是由领导提出，二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。
    2．确定会议相关事项
    1)确定会议名称
    有些会议的名称是固定的，如代表会议、办公会议等，有些会议的名称则是不固定的。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成。
    (1)会议主办单位的名称。
    (2)会议的主题。
    (3)会议的类型。
    例如，“××集团公司经贸洽谈会”这个名称，其中，“××集团公司”是会议主办单位的名称，“经贸”是会议的内容或主题，“洽谈会”是会议的类型。另外，有的会议名称还可以包括时间和范围等因素。例如，“××集团公司×年全体员工总结大会”，其中，“×年”是会议内容针对的时间，“全体员工”是会议的范围，“总结大会”表明了会议的类型。会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题，使人一目了然。
    2)确定会议的规模和规格
    会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。
    3)提出参加会议的范围或人员名单
    在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。目前，社会上有些单位办会，动不动就请上一大堆“名人”，其实与会议的内容毫不相关，只是想借“名人”提高企业的知名度，这样做虽然可能会引起一时轰动，但增加了成本，很可能造成不必要的浪费。还有个别单位和地区存在着“陪会”现象，即应该一位领导出席会议，但实际上却带着秘书、司机、家属等一行人，不仅给会议主办单位造成很大压力，更给与会者单位造成了不必要的经济负担。因此，在拟定会议范围或人员名单时，应尽量避免类似情况的出现，将真正应当参加会议的人员列入名单，无关人员应排除在外。
    3．拟订会议的时间与会期
    1)提出会议召开的时间
    召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后确定，原则上应尽量赶早不赶晚，但也要注意以下几点。
    (1)要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间。
    (2)主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议可以除外。
    (3)会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后再确定会议召开的时间。
    2)确定会期
    会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密相联。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。
    4．拟订会议的议程与日程安排
    1)拟订会议议程
    拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。
    一般议程的顺序如下。
    (1)宣布议程。
    (2)说明人员缺席情况。
    (3)宣读并通过上次会议的备忘录。
    (4)财务主管报告。
    (5)其他报告。
    (6)新的议题。
    (7)有关人事任免。
    (8)提名并选举新的负责人。
    (9)通知有关事项。
    (10)宣布休会。
    2)安排会议日程
    会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到×小时×分钟)、内容和地点。
    3)案例——简明的会议议程
    “秘书工作”市管理协会技术训练专题研讨会议议程
    一、专题报告：《当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势》
    二、销售与服务训练演示
    三、座谈讨论
    四、大会交流
 
    实例
    时间安排：
    上午：8:00    8:15    10:00    11:00
    中午：12:00
    ××市管理协会技术训练中心秘书处
    “秘书工作”×年×月×日
    会议日程安排
    ××市管理协会技术训练专题研讨会日程安排
    内容安排：
    报到
    报告会××
    销售训练演示
    服务训练演示
    午餐
    地点：××饭店一楼大厅
    饭店五楼会议厅
    下午1:30
    分组研讨
    第一组六楼会议室
    第二组七楼会议室
    第三组八楼会议室
    “秘书工作”饭店五楼会议厅
    5．准备会议文件
    会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有开幕词、讲话稿、工作报告、决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。
    文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。
    6．落实后勤工作会务
    后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、规格高、参加人数较多的会议，如果后勤工作做得不好，将会严重影响会议效果。
    准备阶段的后勤服务应做好以下工作。
    (1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。
    (2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。
    (3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。
    (4)制定会议的值班工作与保密工作方案。