请示、报告的办理

    请示是指下级机关向上级机关请求指示、批准事项的公务行为。请示公文就是作为下级机关向上级机关请求指示或要求批准事项的公务行为的书面载体。请示公文的办理是指作为受文单位的领导机关对下级机关请求指示、批准的文件、电报，进行收文、提出拟办意见、呈请领导审批和回复呈文机关的过程。
    报告是下级机关向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级机关的质询的公文。报告的办理是指承办单位根据下级机关报告的内容提出拟办意见、呈请有关领导同志审阅并按领导批示要求承办的过程。
    请示、报告办理的责任单位是受文机关的文秘部门。文秘部门的经办人员在办理请示、报告时，必须坚持实事求是的原则，严格办文程序，认真负责，讲求效率，确保质量，做到件件有着落，事事有回音。请示、报告在办理过程中通常必须经历收文、提出拟办意见、呈请领导审批和回复呈文机关等环节。在实际工作中，办理请示和报告又有所区别，即请示必复，而报告则可复可不复。
   
    第一节收文处理
   
    一、收文登记
    收到下级机关呈报的请示或报告，经办人员要在《收文登记簿》上逐项填写清楚，认真登记。收文登记是公文处理工作中的一项重要制度和首要环节，也是一项很细致的工作，必须做到一丝不苟，严格把关，更不得错登、漏登。登记的格式和方法，可根据本机关的实际情况和操作习惯，不必强求一致，但登记的原则应是有利于文电的运转、统计、查找和催办。收文一般采用簿册式登记，这已在我国党政机关中普遍使用，适用于按时间顺序作流水式登记。收文登记的内容一般包括收文日期、原文编号、来文机关、文件标题、承办单位、办理情况、收文序号等。
    收文登记可灵活掌握，文件多的机关可将请示、报告分簿进行登记；文件少的机关可将请示、报告混合进行登记，在“承办情况”栏内加以说明即可。目前，随着电子化办公的日益普及，许多机关已采取文电网上办理，网上办文程序应根据收文处理原则，结合本单位本系统工作情况合理编制程序，以达到科学办文的目的。
    二、审阅鉴定
    来文登记完毕，经办人员要根据轻重缓急，立即对请示、报告的原文进行仔细阅读和分析，请示公文必须弄清以下一些问题，并采取相应的措施：1、文中是否有请示事项，没有请示事项的不能列为请示公文办理；2、来文是否越级，不应越级请示的问题，要告知来文单位逐级呈报；3、请示是否一文一事，一文多事不好承办的应要求来文机关更正重报；4、文中的请示事项未表述清楚，无法承办或将会影响办理效果的，要告知呈文机关修改后再报；5、是否附有与请示事项相关的背景材料或需要补充有关材料，无相关材料和政策依据但又必须补充的应要求来文机关及时提供和补充；6、请示事项是否征得主管单位同意，主管单位没有签署意见的，应先征求主管单位的意见；7、受文单位是否准确，发现确定不当的，要告知调整受文单位。如请示的主送单位是党委，而请示事项则完全属同级政府或有关职能部门回复范围的，要及时通知来文机关准确呈报，受文机关也可将请示公文转到同级政府或有关职能部门办理。
    报告性公文应根据公文办理原则，先弄清报告的内容，并根据报告的内容考虑呈请哪些领导同志阅知。报告内容夹带有请示事项的公文，根据实际情况，可视作请示公文办理，也可按报告性质先呈请有关领导同志审阅，但对于夹带政策性强、涉及面广的请示事项的报告，应告知来文机关将报告和请示事项分开呈报。请示事项紧急的，可先作请示公文办理。
   
    第二节拟办与批办
   
    一、拟办
    拟办是指文秘部门对需要办理的请示、报告提出办理意见和建议，并提供必要的背景材料。
    （一）酝酿拟办方案
    对需要本级机关办理的请示、报告，经办人员进行认真阅读分析，深入了解吃透所要拟办的请示、报告的内容和反映的问题及来龙去脉，查阅有关政策依据，考虑初步拟办方案，同时对初步拟办方案要进行反复斟酌研究，看自己酝酿的初步拟办方案是否可行，提出的建议性意见对领导同志是否有参考价值，是否需要提出一些合理化建议，拟办件是否有办理时限要求，需要呈请哪些领导同志审阅等等。必要时，还可向来文单位进一步了解情况。酝酿拟办方案的主要任务是明确拟办件需要呈请哪一级、哪些领导同志审阅审批，请示由谁来办，怎样承办，是否需要协调，有无背景材料和前卷可查，由谁审批以及文秘部门对办理该请示的建设性意见等。初步拟办方案不一定要形成文字，形成初步拟办方案腹稿即可，其作用主要是为正式提出拟办意见作准备，经过充分酝酿斟酌拟办方案后，便可正式提出拟办意见。
    （二）提出拟办意见
    拟办意见是指文秘部门负责此项工作的经办人员对请示、报告的办理提出的初步处理意见，拟办意见是领导同志对呈批件审批时的重要参考。提出拟办意见，是办理请示、报告的重要环节，也是文秘部门和经办人员发挥参谋助手作用、协助领导同志提高工作效率的有效措施，因此，经办人员在办理请示、报告时，必须及时、负责、审慎地提出拟办意见。从某种意义上说，拟办意见是办理请示、报告运行方向的“显示器”和办理方案的“说明书”，经办人员提出的拟办意见准确恰当，请示、报告办理起来就快捷，效果也好；反之，就会对请示、报告的办理起误导作用，甚至造成公文旅行、决策失误等。因此，准确提出拟办意见是优质、高效办理请示、报告的关键环节。拟办意见的质量如何，无疑是衡量秘书工作人员参谋服务水平高低的重要标志之一。
    报告拟办意见的提出相对请示公文来说比较简单一些，可根据报告中的内容及所反映的问题，直接提出呈请有关领导同志审阅，涉及有关职能部门的也可注请有关单位负责同志阅知，如“请××、××同志审阅”、“请××同志和“秘书工作”单位负责同志阅”、“请××同志阅；报请××、××同志阅”等。对于有些下级机关的报告对有关工作提出了一些建设性意见的，可呈请有关领导同志阅示，如“请××同志阅示”、“请××同志审阅；报请××同志阅示”等。有些下级机关的报告内容涉及全局工作，提出的建议对全局工作有指导性作用的，其报告中尽管没有提出批转或转发要求，但经办人员应从全局角度考虑，也可向有关领导提出批转的建议性意见，如“此报告提出的建议较好，对××工作具有一定的参考价值和指导作用，建议予以批转或转发，或在××内刊上刊登”等。相反，对于报告中直接提出了批转或转发要求的，但根据实际情况，经办人员经过认真研究认为没有必要批转或转发的，也可提出不予批转或转发的建议。报告的办理除上述情况外，对于纯工作情况报告或单项工作报告等，也可采取某一固定的形式（如制定专报文头，编写收文字号等），同时分别呈报有关领导同志审阅。如领导同志对报告内容有批示反馈的，要按领导批示意见及时予以处理。这种呈报方式的好处是有关领导同志都能在最快时间了解审阅到下级机关报告的内容，同时也减少了经办人员来回呈送有关领导同志审阅的环节，呈批件办理快捷。
    请示公文拟办意见的提出相对复杂一些，在内容上要注意把握以下几个要点：
    一是要明确办文的主体，即根据机关各部门和领导同志的职责分工情况，有的放矢地确定请示的承办者和承办意见的审批者。如“建议请××单位阅处。请××同志阅示。”或“拟请××部门办理。请××同志阅示。”、“请××同志审示”、“请××同志审阅；报请××同志批示。”或“请××同志审定。”等。
    二是要做好呈报领导同志审批前的协调工作。对于请示事项比较复杂、政策性强、涉及面较广的请示公文，经办人员在提出拟办意见时，要考虑解决问题的依据，内容涉及主管部门或相关单位的，要先征求主管部门和相关单位的意见。征求意见可采取口头询问的方式，也可采用书面形式。采用口头询问或协商，应事先打好腹稿，必要时，亦可草拟好简单的询问或协商内容的草稿，语言要突出重点，简单明了，既要了解相关政策依据，又要商议解决问题的办法。采用书面形式征求意见，可直接提出拟办的初步意见，如“建议请××单位先研究提出意见。请××同志阅示”等。待有关单位反馈书面意见后，再综合提出正式拟办意见呈请有关领导审示。对涉及部门多、处理意见不一致的请示，要对各种意见进行综合分析，必要时可请主管领导同志出面召开协调会确定处理原则，以免因各方面意见不一致而导致扯皮推诿的局面。经过充分协商仍不能达成一致意见的，可对各种意见进行详细综合后，提出倾向性意见，并附上协调过程的有关情况及背景材料，供领导同志决策时参考。
    三是需要几个职能部门共同承办的请示公文，提出拟办意见时，要写明由谁牵头主办。如“建议请××单位商××单位阅处”、“建议请××单位牵头，会同××、××部门办理”等。
    四是要交待清楚有关的注意事项和要求。提出拟办意见要特别注意从政策上把关，注意政策的连续性，防止被人钻空子。同时，要坚持从实际出发，实事求是，在政策、法律和客观条件许可的情况下，尽力为来文单位和群众解决实际问题。
    五是请示事项的审批权限完全属于有关职能部门或上级机关和有关部门的，应直接提出转办意见或先报请上级机关审批。如“建议请××单位阅办，并直接答复来文机关，并将办理结果告我们”等；审批权限在上级机关的，要先报请上级机关审批后，再提出拟办意见。审批权限在上级有关部门的，要先征求上级有关部门的意见或直接致函上级有关部门审批。有的请示公文由于请示事项较复杂一时没有把握，难以提出拟办意见的，应先作好调查，审慎研究有关法律、法规、政策或惯例，待确有把握时再提出拟办意见。
    提出拟办意见立论要有依据，措辞办求简明精当。拟办意见一定要有经办人对处理有关问题的建议和报经有关领导同志、有关职能部门协调后的意见，必要时应将来文反映的情况、协调过程及结果、相关背景材料综合归纳或内容摘要等一并附上。若来文与本机关或呈报机关以前处理该请示事项的文件有关，还应将原文件一并附上，供领导同志决策时参考。拟办意见既要准确具体又要言简意赅，具体操作上可从以下几个方面把握：1、请示事项较复杂、涉及单位较多的，应分门别类提出拟办意见；2、请示事项有理有据的，应积极提出支持性建议；3、请示事项可行、但在一些细节上需要完善的，应主动提出合理化建议；4、请示事项不符合有关规定的，应果断提出否定性意见；5、请示事项与现行政策、法律法规相悖、不宜报批的，应在切实把好关的同时，提出解决问题的正确途径；6、请示事项属有关职能部门职责范围的，应明确提出转办意见；7、请示事项必须函复的，可先草拟好“批复”或“复函”稿一并呈请领导审批。
    提出拟办意见必须慎之又慎，在实际工作中，领导同志对于拟办意见一般都比较重视，而且多数是赞同的，因此，文秘人员在提出拟办意见时一定要严肃认真、过细工作。对于篇幅较长的请示、报告，应划出要点标记，或附以摘要，为领导同志节省阅读时间。拟办意见提出后，经办人员要工整填写《收文处理单》或《请示、报告呈批单》。
    二、批办
    批办是指受文机关的文秘部门主管领导对经办人员提出的拟办意见进行审核批示。经办人员提出拟办意见后，要报送文秘部门的主管领导审定。文秘部门的主管领导对拟办意见进行审阅修改的过程，就是对请示、报告的办理进行把关、批办的过程。批办是请示、报告办理的一个重要环节，批办意见的正确、恰当与否，直接关系到请示、报告办理的质量。文秘部门的主管领导在批办请示、报告呈批（阅）件时，要认真阅读原文，吃透来文本意，站在全局的高度，琢磨研究经办人员提出的拟办意见是否准确可行，是否附齐相关背景材料，提出的建议或倾向性意见是否有政策依据等。对经办人员提出的拟办意见审核完毕，主管领导应迅速批示，及时退交经办人员，以便及时进入下一办理环节。批办意见，要视来文的内容而定。一般来说，对需要办理和回复的请示公文，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等；需由两个以上部门承办的，要明确指定牵头的部门（主办单位），以避免推诿、拖延和积压；对有紧急或重大事项的请示、报告，可先请主要领导同志审示，再按领导同志批示办理。批办意见没有固定的格式。一般来说，语气要比较肯定，如“拟同意拟办意见，请××同志审示”、“请转××单位阅办”、“请先征求××部门意见，再报××同志批示”、“请××单位牵头，会同××办理”、“请××同志批示”等。
    批办一般应当注意以下问题：1、要针对报告内容或请示中提出的问题和要求，明确批示处理的原则和方法。对经办人员提出的拟办意见要表明是否同意，如果有什么补充或纠正的意见，应有明确表述，不可轻易签署“同意”，更不可随便划个圈或打个勾了事。批办意见用词要明晰、简要，使承办人员能准确理解意图，切忌模棱两可，使承办部门和承办人员无所适从。2、批办要及时。经办人员对需要办理的请示报告提出拟办意见后，呈送给主管领导同志进行审阅批示时，主管领导应及时予以批办，如果主管领导对请示、报告呈批（阅）件批办不及时，将会影响下一环节的办理。3、负责批办的主管领导对拟办意见审核修改后，要在批示意见后面签上自己的姓名和日期。姓名要写全，切忌只写一个姓。日期最好是注明年、月、日，紧急而又重要的文件，还要注明批办的时、分。
   
    第三节承办、呈批与催办
   
    　一、承办
    承办是指主管部门对属于自己职责范围内的公文进行办理。请示、报告经文秘部门主管领导批办后，承办人员要按批办意见或转送承办单位办理，或自己直接办理。承办一般分三种形式：一是由领导同志承办，即由领导同志提出处理意见，包括经领导集体研究讨论提出的处理意见，如一些重大而又复杂的请示公文、突发事件的报告等；二是由承办单位的有关责任人员先提出处理意见，然后报其主管领导审阅批准；三是由职能部门研究后提出处理意见。做好承办工作，应注意以下几个问题：
    （一）有关单位和承办人员接到交办件后，首先要阅读、研究交办件的内容和领导批办（批示）意见，然后分轻重缓急进行处理。一要弄清是否属于自己主管的职责范围。如果不属于自己的职责范围，应及时退回交办机关，并向交办机关说明情况，还可提供该交办件涉及的有关事宜或由何部门承办的依据。二要弄清文件处理的时间要求。如果在来文要求时限内确实无法办理完毕的，应及时向交办机关或来文机关说明情况。往往有这样的情形：有的同志因为负责承办的文件较多或其他原因，在接到交办的文件后连看都不看一眼，就把它存放起来，及至后来处理时，才发现不属自己主管的范围，或者是超过了应该完成的时限，就会贻误工作。因此，承办人员无论工作再忙、需要办理的公文再多，接到交办件后一定要先弄清上述两个问题，及时处理。
    （二）凡属承办单位职责范围内的交办件，如果领导同志有明确批办意见的，就要按领导同志批办意见办理；领导同志只有原则性意见的，可以遵循有关的方针、政策、规定或按惯例酌情办理；凡领导同志批办意见中明确提出由某部门牵头承办的，负责牵头的部门要先提出处理意见，并邀请协办单位会商后，将会商意见归纳整理，报请有关领导同志审批。意见有分歧时，应将各种不同意见整理后一并报请有关领导同志审定，并按领导同志批示意见办理。
    （三）承办要讲求效率，分清主次先后。急件要随收随办，有时限要求的要在规定的时间内办结；需要几个部门联合办理的，主办单位要主动牵头，协办单位要积极配合，抓紧办理，不能互相推诿；对确实难以按期办结的公文，特别是需要回复来文机关的请示公文，要及时向有关领导同志如实报告情况，以便采取相应措施；承办件较多时，应根据情况确定主次，最好是分类放置在“正在办理”、“等待办理”、“需要请示”、“等待答复”等案卷中，也可根据经办人员的工作习惯分类放置。同时，要对所承办的公文经常进行检查核对，并根据办文过程情况的变化，随时调整办理顺序。
    （四）有些不能一次办结的公文，要做好再次办理或多次办理的工作。比如，有时下级机关请示的问题受文机关解决不了或其审批权在上级的，就需要转报上级机关批准或答复；有些由多个单位承办的请示公文一时难以取得一致意见需要协调或因其他情况不能一次办理完毕的，可存放在“待办”案卷中，相机处理，以防积压误事。请示公文如果在较长时间内不能办结的，应及时向来文机关说明情况。
    （五）已经办理完毕的公文，要及时向交办机关报送结案情况和结果，同时做好注办工作。所谓注办，就是承办人员把所承办公文的处理结果在公文的适当位置或文件办理签呈的“处理结果”和“备注”栏中作简要注明。如果是函复，应注明回复的时间和文号；如果是用其他方式回复的，则应注明回复方式和回复时间、地点、交办人及承办事项的主要内容等，并签署承办人姓名及承办日期。注办是为立卷归档作准确，也便于日后的检索利用。
    二、呈批
    呈批即呈请领导同志审批。请示、报告经过提出拟办意见并批办后，就要正式报请有关领导同志审批，在呈请领导同志审批时，经办人员要注意以下几个方面的问题：
    （一）按程序送呈。一般情况下，呈批件按领导排名顺序从后到前直接呈送。但有时也要灵活掌握，如有些请示、报告政策性和专业性很强，这类呈批件送呈时，应根据请示、报告的内容先送请分管领导同志审批，再按排名顺序呈送其他领导同志审批。如果分管领导同志对呈批件提出了异议或有其他意见时，呈批件应暂停呈送，要按分管领导同志的批示意见做好有关协调等工作，待把分管领导同志的批示意见落实后，再进行下一环节的呈批工作。
    （二）慎重对待和处理领导同志的不同意见。请示、报告在呈批过程中，如果有领导同志对文件的内容提出了某些不同意见时，承办人员应先对领导批示意见仔细进行分析，弄清意图，做好领导批示的有关落实工作，必要时，或根据领导批示意见补充有关材料，或与来文单位衔接，或与有关单位协商等等。待有关领导同志的批示意见完全落实后，再呈请有关领导同志审批。
    （三）尽量缩短呈批时间。请示公文办理是有时限性的，在条件允许的情况下，上级机关应尽快回复来文单位，因此，经办人员在呈批过程中，应抓住一切有利时机呈请领导同志审批，如有些较复杂的请示公文亦可利用领导同志集中开会学习的空隙送批，既可缩短办文时间，又便于领导同志对这类复杂请示事项进行合议，使问题尽快得到圆满解决。
    （四）严格遵循秘书人员的职业道德。请示公文在呈批过程中，不可避免地会出现领导同志批示意见不一致的情况，此时，经办人员应特别注意工作方法，注意维护领导同志之间的团结，尽力做一些有利于统一思想、科学决策的辅佐性工作，如向有关领导提供充分的参考背景材料，用文字或口头报告有关情况等。报告情况要实事求是，切忌胡编乱造，更不能掺杂有个人偏见，以尽量促成领导同志意见的统一。经过努力，还不能达成一致意见时，可将不同意见进行综合或将不同意见一并呈请主要领导同志审定。
    三、催办
    催办是指对需要办复的公文，根据来文内容的缓急程度和承办的时限要求，对承办情况进行督促检查，以防积压和丢失。请示、报告办理的催办工作主要有两种情况：一是交有关部门研究提出意见的；二是正在呈请有关领导同志审批的。交有关部门先研究提出意见的请示、报告，在交办时应根据来文的缓急情况，对承办部门提出或注明时限要求。催办是加快公文运转的重要措施，早已成为各级机关办文的基本制度。催办的作用在于：一是及时了解承办件的去向和办理进程，掌握承办件在办理过程中所遇到的具体问题和困难，以便迅速解决；二是使主办部门和有关领导同志不因公务繁忙将应办的公文压误或遗失，使其在规定时间内办完或审批完，以提高办文效率；三是通过催办也可以达到支持和促进下级或有关单位工作正常开展的目的。
    （一）催办方法
    催办的方式方法可根据实际灵活掌握运用，一般有电话、信函和上门催办三种。
    电话催办比较简单，只要在电话里说明意图、询问情况、记录结果就行了。值得注意的是，电话催办必须将催办时间、办理情况和通话人问清楚并作好通话记录，以便查询查考。
    信函催办即文字催办。文字催办有三种形式：一是发便函、便条询问催促；二是发催办卡片，请对方填写办理情况后返回催办部门；三是发催办登记簿，也是将对方把办理情况写在登记簿的专备项目内后返回催办部门。
    上门催办是派员去承办单位询问、催促。这种催办方法效果较好。上门时要记清催办文件的内容、编号、交办时间等，最好随身带上办文登记卡等，以便随时查考。上门催办的方法虽好，但毕竟受文、交办单位人力有限，不可能件件上门催办，因此不常用。
    （二）催办登记
    催办登记就是将已交办或呈批过程中需要催办的文件作好文字记录。催办登记有以下几种方法：
    1、附加式登记。就是利用收文收电登记簿，附加栏（部门办理和办理情况）即可。这种方法的好处是一个收文登记簿承担了两项登记任务，既节省了一个登记簿，又省去了一道手续。但是，这种方法只能在催办文电数量不大的情况下使用，如果需要办理的数量多了就不方便。
    2、卡片式登记。在较大的机关，由于需要催办的文电数量较大，宜用卡片式登记的方法进行催办登记。用卡片式登记虽然要多道手续，但便于管理和查找，使工作能有条不紊地进行。卡片式登记催办卡可根据机关的实际情况制定。使用网上办文的单位可设计文电办理（处理）卡程序。
   
    第四节办复与编写《请示公文办理情况汇报》
   
    一、办复
    对来文机关作出回复叫办复。请示公文办理完毕，应及时、准确无误地回复来文单位。办复通常由文秘部门负责，但有的也可由承办部门依据领导同志的指示或经文秘部门同意后直接办复。办复工作力求简化快捷，但也要注重科学的方式方法。由于办理的情况和结果不尽相同，回复不可千篇一律，以免产生一些不必要的矛盾或给有关领导同志带来一些不必要的麻烦。因此，在回复来文机关前，承办人员要反复阅读、琢磨领导批示内容，领会批示精神，综合各方面的意见，并严格按照领导同志的批示意见回复来文机关。办复的形式一般有以下几种：
    （一）函复
    函复即用行文的形式回复。对于政策性强或内容较为复杂的请示公文，为准确传达领导批示意见，也便于来文机关具体操作，应采用函复的形式回复来文机关，函复可选择两种方法：一是根据请示内容先提出拟办意见呈请有关领导同志审批，待领导同志批示后，再根据领导批示意见草拟批复，报请主管领导同志审核后发送来文机关；二是根据请示内容和相关单位的意见，承办人员先草拟好函复稿，连同请示公文和相关材料一并呈请有关领导同志审批，待领导同志审批后发送来文机关。
    （二）复印或电传领导批示
    对于相关单位意见一致、领导同志又批示了具体处理意见的请示，可以将领导的批示和相关单位的意见直接复印发送或电传来文机关。操作方式上可灵活掌握，如时间紧、距离远的可将领导批示电传给来文机关；时间较宽松或距离较近的可将领导批示复印给来文机关；也可根据来文机关的要求或复印、或电传。这样，既可减少办文环节，提高工作效率，也便于来文机关的具体操作。值得注意的是，这种办复形式只能在领导批示意见一致的情况下采用。
    （三）口头回复
    对于比较简单的请示事项，或者不同意来文机关所请示的事项，既没有必要行文，也不能复印或电传领导批示的，可采用电话、面谈等方式口头回复。口头回复来文机关，不能自作主张，应根据领导同志的批示意见，草拟好电话回复稿，报请主管领导审核，重要的应报请秘书长或办公室主任审核同意后，方可回复来文机关。回复情况要作好书面记录，包括回复的时间、方式、受话人、处理意见等，以备查考。口头回复下级机关的请示，一般都是不同意来文所请示的事项，因此，承办人员口头回复时，尤其要注意说话的口吻，切忌盛气凌人，如来文机关对回复意见提出不同看法时，承办人员更要耐心解释，劝导来文机关顾全大局，予以谅解。
    二、编写《请示公文办理情况汇报》
    请示公文办理完毕，应定期编写《请示公文办理情况汇报》，对请示公文的内容、办理过程、领导批示及回复来文单位的情况进行简要综合，向有关领导同志反馈请示公文办理情况。《请示公文办理情况汇报》一般每个季度或2个月编写一期，办结的请示件多时，也可1个月编写一期。