一、公文语言的特点
（一）准确性
要使公文语言做到准确无误，要注意以下几点：
1 .概念准确，避免歧义。
2 .措词得体，防止误用。
3 .把握分寸，褒贬适当。
4 .前后照应，杜绝矛盾。
5 .细心检查，排除错漏。
（二）简洁性
要做到公文语言的简洁，主要有以下几点：
1 .开门见山，直陈其事，不要兜圈子，玩文字游戏，说空话、套话。
2 .使用规范化公文用语。
3 .使用规范化简称。
4 .多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句或感叹句。
5 .慎用多义词，避免使用容易产生歧义的词语。
（三）庄重性
具体说来要注意几下几点：
1 .注重客观性。
2 .使用书面语。
3 .使用专用语。
（四）规范性
要注意以下几个方面：
1 .要使用规范的文字，不写错别字，不用不规范的简化字。
2 .要使用规范的词语，尤其是具有特定含义的专用词语。不生造词语。不用半文半白、生捏硬拼的词语。
3 .要正确使用标点符号。
4 .要按国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。
二、公文语言的词汇
( 一 ) 称谓语
称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”、“贵局”、“贵市”、“贵会”、“贵社”、“贵公司”、“贵单位”等。
称与自己有关的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本会”等。
公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”、“该人”、“该地区”、“该单位”等。
( 二 ) 起首语
对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”、“关于……的电文已悉”等。
《通知》常用“为了……”开头。
( 三 ) 承启语
在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”、“特此命令你们”等领起下文。
( 四 ) 结尾语
是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、“是否有当，请予批复”、“当否，请批示”、“请予审批”、“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。
三、公文用词的特殊性
所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。
开头用语有：“按照”、“为了”、“根据”、“鉴于”、“依照”、“据查”、“关于”、“报告悉”、“电悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“据”、“……报称”、“……电称”、“制定”、“特派”、“任命”、“兹聘”、“派”、“惊悉”、“阅悉”、“谨悉”等。
结尾用语有：“望”、“请”、“特此函告”、“为盼”、“是否可行”、“当否”、“请批示”、“祈请批复”、“盼回复”、“望遵照执行”、“特此通知”、“请批转……执行”、“特此布告”、“此复”、”此致”、谨呈”、“谨报告”、“特此电陈”、“此令”、“此批”、“此布”、“此令”、“为荷”等。
过渡用语有：“为此”、“为此……特……”、“对比……”、“为……”、“结合……”等。
称谓用语有：“贵省”、“贵局”、“该地区”、“我市”、“我县”、“本镇”等。
表时间的模糊词语有：“最近”、“近期”、“适当时候”、“现在”、“将来”、“曾经”、“同时”、“有时”、“一直”等。、，
表范围的模糊词语有：“有关”、“各部门”、“乡 ( 县、市、省 ) 内外”、“国内外”、“左右”、“上下”等。
表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、“在……情况下”、“在……基础上”、“符合一定条件”、“在特殊情况下”等。
表数量的模糊词语有：“许多”、“多数”、“广大”、“某些”、“有此”，“一些”、“个别”、“部分”等。
表程度的模糊词语有：“很”、“一般”、“更加”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“一定……”、“较”等。
表频率的模糊词语有：“经常”、“不断”、“有时”、“反复”、“再三”、“多次”、“偶尔”等。
四、公文写作常用词语
在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语。
五、公文语言的表达方式
在公文写作中，常用的表达方式主要有三种，即叙述、议论和说明。
（一）叙述
叙述是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。叙述常用两种人称（也就是立足点的问题），一种是主观的第一人称，另一种是客观的第三人称；但具体到一篇公文中，通常只用一个人称，主观或客观，不能主客观混用。叙述按时间顺序可以分为顺叙、倒叙、插叙、补叙和分叙，常用的叙述方式只有顺序、倒序和插叙。
1.顺叙
所谓顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。
2.倒叙
所谓倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。
3.插叙
所谓插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。
4.补叙和分叙
所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。
叙述的基本要求：一是语言要概括。二是交代要明白。三是详略要得当。
（二）议论
议论是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，此即所谓的夹叙夹议。
1.议论的三要素
议论有三个要素：论点、论据和论证。一般而言，这三个要素都是不可缺少的。
论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。
论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。
论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。
论点、论据和论证是公文“议论”中不可分割的三个因素，它们分别回答了“是什么”、“为什么”和“怎么样”的问题。它们之间的关系是：论点是主题和统帅，论据是支柱和基础，论证是方法，也是论点和论据之间的逻辑联系。
2.议论的方法
公文中议论的方法也就是论证的方法，论证主要是指立论。一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。
例证法就是以事实为论据，通过列举事实来证明论点的一种方法。
引证法就是以观念材料为论据，通过引用经典论著、科学定理、格言成语等来证明论点的一种方法。
比照法就是把相同或相反属性的事物和一个事物的不同侧面列举出来，经过对照或比较得出自己观点的议论方法。
因果推论法就是由原因推导结果，或反过来由结果推导原因的论证方法。
议论常与叙述紧密结合在一起，表现为“夹叙夹议”的方式。夹叙夹议就是一边摆事实，一边讲道理。运用这种方式要请注意两个问题，其一，叙述要真实、典型，议论要中肯、精辟；其二，事实与道理要和谐一致，防止出现事大理小或事小理大的错位现象。
（三）说明
所谓说明，就是用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。
说明的方法非常多，常用的包括定义说明、举例说明、比较说明、分类说明、数字说明、引证说明、解释说明。
1.定义说明
所谓定义说明，就是用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。
2.举例说明
所谓举例说明，就是通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。
3.比较说明
所谓比较说明，就是通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。
4.分类说明
所谓分类说明，就是把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。
5.数字说明
所谓数字说明，就是运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。
6.引证说明
所谓引证说明，就是运用权威性的材料来说明事物。
7.解释说明
所谓解释说明，就是对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。