机关应用文写作（二）

 
    第一章　如何掌握机关应用文写作的规律
    第三节　机关应用文的类型
    机关应用文的四个特点，是从它的外部联系中，即和别的文体比较而言的。要掌握机关应用文的写作规律和方法，仅仅了解其一般特点是不够的，还必须从它的内部联系中，进一步比较、分析、归类，把众多的机关应用文文体，划分成几种类型，进一步研究各类和每一类内部各种文体的特点、写法和关系。
    国务院办公厅于一九八七年二月十八日发布的《国家行政机关公文处理办法》中，把除外交、军事、法律等方面外的机关应用文划分为十类十五种：
    第一类包括两种：《命令(令)》、《指令》。《命令(令)》是国家权力机关和行政机关发布重要法规，采取重大的强制性行政措施，任免、奖惩有关人员使用的。它又可分为公布令、任免令、授予令、指挥行政令以及特赦令、动员令、戒严令等等。这些《命令(令)》又可分为带附件的(如公布令)和不带附件的(如指挥行政令等)。《命令(令)》在军事部门使用更广泛，更经常。《指令》则主要是国家行政机关发布重要指示性和规定性相结合的措施或要求时使用的。这种文体目前很少使用，已逐渐被《决定》、《决议》所替代。
    第二类是《决定》和《决议》。《决定》是对某些问题或者重大行动作出安排时使用，比如：《中共中央关于整党的决定》、《中共中央关于建立老干部退休制度的决定》等。《决议》是经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项。比如：《关于修?lt;中华人民共和国宪法>若干规定的决议》、《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》等，它比《决定》内容更带有全局性，形成过程更严格，但它的指令性不如《决定》强。
    第三类是《指示》。主要用于对下级机关布置工作、阐明工作活动的指导原则，比如《中共中央、国务院关于进一步做好计划生育工作的指示》、《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》等。
    第四类是《布告》、《公告》、《通告》。《布告》是公布应当普遍遵守或周知的事项时使用，如《中国人民解放军布告》、《关于保护森林禁止乱砍滥伐的布告》、《某某地中级人民法院布告》等。《公告》是向国内外宣布重大事件时使用的文告。如《中华人民共和国全国人民代表大会公告》有时把某件事告知社会或特定对象时也用《公告》，如银行、法院、文艺演出等。《通告》是在一定范围内公布应当遵守或者需要知道的事项时使用。比起《布告》来，专业性相对地强一些，告知对象的范围也小一些。如《天津某地某地内电话局关于宜兴埠人工电话站改为60局的通告》、《山西某某人民政府关于维护铁路秩序的通告》等。
    第五类《通知》发布行政法规和规章，转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，用《通知》。
    第六类《通报》，主要用于表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要各机关知道的事项。它与通知的区别是，通知要求贯彻执行，具有一定约束力；通报则只起倡导、警告、启发和沟通情况的作用，如《关于情况的通报》、《关于科学技术新成果推广应用的通报》等。
    第七类《报告》、《请示》。《报告》用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，《请示》则是向上级机关请示指示和批准。《报告》又可分为会议报告，比如中国共产党第十二次全国代表大会上的报告《全面开创社会主义现代化建设的新局面》；情况报告，如共青团中央书记处和中共山东某某委给党中央书记处的《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》。
    第八类《批复》。用于答复请示事项，比如《国务院关于某某地城某地规划总体方案的批复》等。
    第九类《函》。主要用于相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。又分公函和便函，前者属于正式文件，后者不属于正式文件，用机关信笺缮写盖印即可，不必编列发文字号。有时答复下级来文，常以《复函》代《批复》。
    第十类《会议纪要》。传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行公文。
    以上十类十五种还包括不了所有的机关应用文。比如在机关使用最普遍、范围最广泛的《简报》和《调查报告》，使用越来越多的《汇报提纲》，伴随商品化经济而日益被人重视的《合同》等，都未列入。《简报》就是简略的情况报告，目前已经逐步成为机关文字工作的基本文体。从一定意义上说，它是机关应用文的基础性文体。如果写不好简报，就很难写好报告、请示等文体。《调查报告》是表达调查研究结果的文体，有专题性的和综合性的；有调查现实情况的，也有调查历史情况的；有肯定经验性的，也有判断是非性的等，它是所有的机关企事业单位都离不开的文体。《汇报提纲》是向上级做口头汇报时使用的大纲，往往是事先有个文稿，而在汇报后，又根据领导同志的意见加以修改，才正式印成文件。《合同》是当事人双方为了实现某种目的，在遵守国家法律、法令、政策、计划和平等互利、协商一致的原则下，明确相互权利、义务关系的一种协议，它是商品经济发展的产物，是商品交换的一种法律形式。
    从便于学习和教学方面讲，把机关应用文的发送对象和它们所承担的任务统一起来划分，这样，机关应用文大体可以分为四类：呈报性文体、指示性文体、契约性文体、法规性文体。
    呈报性文体，主要有《请示》、《工作报告》、《情况报告》、《简报》、《汇报提纲》、《调查报告》、《工作总结》等，都是下级向上级报告的文件，即“上行文”。
    指示性文体，主要有《指示》、《批示》、《决定》、《决议》、《通知》、《通报》、《布告》、《公报》、《命令(令)》等，都是上级向下级发出的文件，即“下行文”。
    契约性文体，主要有《合同》、《协议书》等，即当事人或单位双方、多方，为了实现某种目的，在相互平等、协商一致的原则下，明确相互权利和义务的文件。这一类文体，过去在机关应用较少，现在，随着党和国家的工作重点转移到社会主义现代化建设上来和商品经济的不断发展，各级党政机关和企事业单位正在进行领导体制和经济体制的改革，工作责任制和经济责任制正在逐步确立，在机关内部和机关相互之间明确责、权、利，越来越多的单位采取了订契约的形式。因此，这类文体已经引起各方面的重视，也必将发挥越来越大的作用。
    法规性文体，包括《法律》、《条例》、《规定》等，它在机关应用文中是可以独立成体系的一种文体，有一套用语和写法。
    以上分类，虽然较为实用，较为合理，但也是大体而言的。事实上，许多文体，有的互相交叉，有的各种文体的特点兼而有之，很难严格、确切地归类，比如，《工作总结》、《工作计划》、《调查报告》等，即是呈报性又带有指示性，是两种功能兼而有之的。《情况报告》、《简报》等，一般只往上级报送，但有时因工作需要，在履行了一定的审批手续后，也发给下级机关和有关人员作为参考。这就带上了指导性。有些文件是否上报下发，或发给左邻右舍、平行机关，常常不是由文件的“类型”决定的，而是根据工作的需要。
    墨子曾说：“夫辞，以类行者也，立辞而不明于其类，则必困。”(《墨子闲话•大取第四十四》)这就明确指出了文章分类的必要性和重要性。对于机关应用文同样适用。
    第一章　如何掌握机关应用文写作的规律
    第四节　机关应用文的格式
    文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严肃周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，如果违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。
        机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。
    这份文件大体可分解为三部分：
    文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。如果几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。如果几个单位联合行文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中央文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共某某地委文件，“京政发”是某某地人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线(或黑线，和文件名称同一颜色)，中间印一个五角星。
    行文部分。左上角是密级(也可写在右上角)，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰“秘书工作”等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，常常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节某某的尽量节某某。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。
    文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。
    另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方(左右都可)标明“急”、“特急”字样。
    《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。
    以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。
    有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：
    《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。
    《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“某地委”、“某某委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位(或请示人)的名称和成文时间，如需加印的还要加印。
    《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。
    《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。
    有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。
    不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：(1)格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。(2)次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。(3)张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。
    第一章　如何掌握机关应用文写作的规律
    第四节　机关应用文的格式
    文章的格式，是指文章相对稳定的制作规格或式样，它属于表现形式的范畴。不同的内容，不同的使用范畴和使用目的，有不同的格式。国家机关工作的统一意志，严肃周密，讲究效率的特点，决定了机关应用文必须有一个方便工作、统一严谨的格式。古今中外，历代政权，都十分重视机关应用文的格式。我国历史上不少朝代对文书名称、开头结尾、陈述顺序以及用语、书写等，有着不同程度的规定。有的要求十分严格，如果违反，轻则受责、重则治罪。由于阶级的局限和等级尊卑制度的桎梏，致使有些朝代过分注重格式，发展成了僵硬的形式主义和文牍主义。
        机关应用文的格式，包括书面制作格式和文种撰写格式。书面制作格式，《国家行政机关公文处理办法》第三章作了明确规定，即无论哪类文种，在文件制作时，一般都由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。同时规定了十条原则：一、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关和公文种类。二、发文字号，包括机关代字、年号、顺序号。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。三、公文一律加盖印章。上报国务院的公文，应注明签发人。四，秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。五、紧急公文应分别标明“特急”、“急”。六、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。七、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。八、发文机关应写机关全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。九、会议通过的文件，应在标题之下，正文之前注明会议名称和通过日期。十、文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排板。
    这份文件大体可分解为三部分：
    文头部分。左上方是文件编号，写明该文件总印数的次序，以便于统计、收发登记、借阅查找；接下行是文件名称，由发文单位的名称和“文件”二字组成，用红色大号字体印在文件上部的正中间，使人一眼就可看出文件的性质和重要程度。有时也用黑色。如果几个单位联合发文，应把各单位名称都排列上；文件名称下面是用小字号排印的发文机关代字、发文年号和该年度的发文序号。它不仅便于统计、收发、查找，而且往往代替较长的标题，便于引用。如果几个单位联合行文，一般只用一个与文件关系最直接的单位的发文序号，有时也并列几个单位的发文序号。机关的代字是固定不变的，比如，“中发”是中共中央文件，“国发”是国务院文件，“京发”是中共某某地委文件，“京政发”是某某地人民政府文件等。在确定代字时，要避免和其它单位重名，一旦确定了，就不能任意变动。下面一条横线，把文头和行文部分隔开，一般是用红线(或黑线，和文件名称同一颜色)，中间印一个五角星。
    　行文部分。左上角是密级(也可写在右上角)，用方括号。如〔秘密〕、〔机密〕、〔绝密〕。只有保密文件才写密级。密级下面正中是文件的标题，字体要大于正文，小于文件名称。标题一般由发文机关名称、主要内容和文种组成。也有的标题无发文机关名称，如，关于表彰“秘书工作”等同志先进事迹的通报，有的无事由，如中华人民共和国主席令；有的只有文种如《通知》、《布告》等。标题必须准确、简练、明晰、避免冗长拖迤，产生歧义。标题下面是台头，即主送机关名称或领导人名称。写在正文上面左侧，顶头，和正文第二行第一个字排齐。一般情况下，上级向下行文，主送机关较多。而下级向上级行文，常常是一个主送机关或一个和几个领导人的名字。《请示》则只能写一个主送机关，台头下边是正文。这是文件的主体部分。除少数文件外，一般没有固定格式。有的文件开头结尾有一些习惯用语，比如，开头写“根据……文件的规定”、“根据某领导的指示”；结尾写“以上各项希参照执行”，“以上希遵照办理”，“特此通报”等等。正文后面靠左边的位置是附件的名称和件数。附件是对正文的补充或佐证，必须和正文有密切关系。但能不附的尽量不附，必须附又能节某某的尽量节某某。最后是印章和成文时间。印章是行政效力的重要标志，要“齐年盖月”，即印章要盖在年、月、日中间。不是所有文件都必须用印，有固定格式的下行文，一般不用印。有领导人签署的文件也可不用机关的印。《请示》等上行文以及《通知》、《介绍信》等则必须用印。成文时间的确定，应以定稿时主要领导人签发日期为准。但会议通过的文件，则以通过时间为准，一般不写在文件最后，而写在标题下面。有些规范性文件，正文末尾要写明施行日期如本条例自×年×月×日起施行。
    文尾部分。包括发送范围，即此件发至××级，抄送机关名称，印制单位名称，印发时间，总印数。
    另外，凡属紧急文件，应根据紧急程度，在文头或行文界线上或下方(左右都可)标明“急”、“特急”字样。
    《国家行政机关公文处理办法》在公文格式一章还专门列了一条，即：“公文纸一般用十六开型(长260毫米、宽185毫米)左侧装订。‘布告’、‘公告’、‘通告’用纸大小，根据实际需要确定。”有的单位还规定，文件的定稿，要用毛笔、钢笔书写，不得用铅笔。这主要是为长期保存而定的。
    以上讲的书面制作格式，是机关应用文都要使用的。此外，具体到每一种文体，又按其性质和任务，分为三种情况：有相对稳定的撰写格式的文体；无格式的文体；虽然没有固定的撰写格式，但某些部分有习惯性写法的文体。
    有相对稳定的撰写格式的文体，主要有四种：
    《法规》，标题应标出制定或发布法规的单位及法规的名称，有的标题只标法规名称，而把制定单位、批准部门和发布时间放在标题下面的括号内。正文的撰写顺序是：首先说明制定法规条例的依据、目的或背景，一般采取“总则”或“序言”的方式表达，也有作为第一条的；然后是法规的基本内容，可分章分条写出；最后说明生效日期、解释权限以及与其它法规条例的关系。这一部分有的以“附则”形式出现，有的作为最后一条。
    　《请示》，一般由六部分组成：标题，写法是“关于……的请示”。台头，写明上级机关或领导人的名称，如“党中央”、“某地委”、“某某委”等。请示原因，讲明请示的背景和依据。请示事项，即需要审批的问题。肯定性要求，一般用语是“以上无不当，请批准”，“是否妥当，请批示”等等。最后是请示单位(或请示人)的名称和成文时间，如需加印的还要加印。
    　《会议纪要》，如日常办公会议和大型会议的纪要，前者除标题外，应顺序列出会议时间、地点、主持人、参加人、会议内容、决议事项。后者则可根据情况，删去其中一项或几项。
    　《合同》，主要是，标题要标明合同性质，依次写立合同人、订立合同的目的、协议的条件、合同变更条件及双方遵守的原则、份数及保存者、立合同人签名盖章、签订日期。如有中间人也要列在立合同人后面，签名盖章。有附件的，要在最后写明附件名称及份数。
    有习惯性写法的文体。比如《工作计划》，除标题外，开头是编写计划的目的意义，接着另起一段是方法步骤(包括措施、时间要求、组织领导等)，最后标明计划的制订者和制订日期。又如《工作总结》，先写基本情况，即概述工作背景和指导思想，再写成绩收获、缺点问题、经验体会，有的加一段下一步的奋斗目标。有些调查报告，也有一些习惯性写法。但这些都不是固定的，常常因人、因时、因内容而变更。
    不同时代的机关应用文，有不同的格式。我国社会主义时期的机关应用文，格式总的说是相对稳定的，但也不是一成不变的，也有一个不断改进和完善的过程。我们应当在写作实践中，不断总结经验，不断创新，逐步形成社会主义的、中国式的、科学的格式。但已经形成的行之有效的格式，却不能任意改动。目前在机关应用文写作上的主要问题之一就是有些同志头脑中没有格式的概念，因此常常出现混乱，使文件漏洞百出，有的甚至丧失效用。经常出现的毛病有：(1)格式不完善。有的文件应写标题的没有写，应写密级的漏掉了。还有的文件无编号或无成文日期，或应签名盖章的却不签名盖章，结果失去法律效用等等。(2)次序颠倒。比如把发放范围写在文头部分，而密级则写在文尾部分。(3)张冠李戴。把《请示》的结尾“以上意见是否妥当，请批示”，写在《报告》上等等。
    第一章　如何掌握机关应用文写作的规律
    第五节　机关应用文的语言(上)
    不同的文体，有不同的社会功能，也形成了不同的语言特色。机关应用文的语言究竟有什么特色呢?让我们先作个简单的比较。
    机关应用文和别的文章一样，都离不开写人、写事。关于写人，《红楼梦》中的贾雨村是这样出场的：“葫芦庙内寄居的一个穷儒——姓贾名化、表字时飞、别号雨村的走来。这贾雨村原系湖州人氏，也是诗书仕宦之族，因他生于末世，父母祖宗根基已尽，人口衰丧，只剩得他一身一口，在家乡无益，因进京求取功名，再整基业。自前岁来此，又淹蹇住了，暂寄庙中安身，每日卖文作字为生，故士隐常与他交接。”而在一篇调查报告中，介绍一位工程师时，却用的另一种语体：“张××，男，现年四十二岁，一九六二年清华大学机械系毕业，可阅读英、日外语专业资料，工作勤勤恳恳，积极努力。近年来，工厂的几项重大技术课题，都有他参与或是在他主持下攻克的，被公认为‘全厂一号技术尖子’。他从一九五七年起便申请入党，但因出身于地主家庭，哥哥曾被错划‘右派’，工厂一些领导认为，对他只能在技术上使用，不能在政治上重用。因此至今仍被关在党组织的大门之外”。
    关于写事，《水浒》中有一段“鲁提辖拳打镇关西”，其中对鲁达的三拳是这样写的：“只一拳，正打在鼻子上，打得鲜血迸流，鼻子歪在半边，却便似开了个油酱铺：咸的、酸的、辣的，一发都滚出来。郑屠挣不起来，那把尖刀也丢在一边，口里只叫：‘打得好！’鲁达骂道：‘直娘贼！还敢应口！’提起拳头来就眼眶际眉梢只一拳，打得眼棱缝裂，乌珠迸出，也似开了个彩帛铺的：红的、黑的、绛的，都绽将出来……郑屠当不过，讨饶。鲁达喝道：‘咄！你是个破落户！若只和俺硬到底，洒家倒饶了你！你如今对俺讨饶，洒家偏不饶你！’又只—拳，太阳上正着，却似做了一个全堂水陆的道场：磬儿、钹儿、铙儿，一齐响。”而在陕甘宁边区高等法院刑事判决书中一段枪杀的叙述，却是另一个样子：“当时，黄克功即拔出手枪对刘威胁恫吓，刘亦不屈服，黄克功感情冲动，失去理智，不顾一切，遂下最后的毒手，竟以打敌人的枪弹对准青年革命分子的刘茜胁下开枪，刘倒地未死，尚呼求救，黄复对刘头部再加一枪，刘即毙命。”
    从这两组文字的对比看，无论写人还是写事，语体的差别是显而易见的。从机关应用文的角度看，语言的使用主要有以下四个特点：
    一是平实。机关应用文是为了解决实际问题而说服读者的，不是用形象化的描绘去感染读者。因此在阅读中，不包含欣赏的因素。这种特点的突出表现是：
    实在。它不用烘托、渲染等手法，而是实实在在地写下去。同样写人，机关应用文和小说所使用的语言却大不相同。比如《红楼梦》写贾雨村，是先写总貌“穷儒”，再报姓名字号，然后讲出身、追求，最后写现状。用语是动静结合，动中写静，笔调曲折，有起有伏。调查报告写张××，则是直接介绍姓名、性别、年龄、经历，平铺直叙，不转弯子。同样写事件，鲁达的三拳，拳拳描绘，层层深入，有意渲染，色彩斑斓，腾挪跌宕，十分感人。而判决书写枪杀，却是如实叙述，一丝不苟。
    质朴。如实地表现事物的本来面目，不允许有类似“燕山雪花大如席”、“白发三千丈”之类的艺术夸张。妥贴的夸张，在诗歌中会成为名句，而在机关应用文中则会成为笑话。有些机关应用文的作者，为了追求生动性，常常在写作中搞一连串的修饰语、形象词，类似前些年简报上的什么“红彤彤”、“气昂昂”、“凯歌阵阵”等等，不仅文章显得虚泛、空洞，丧失说服力，而且形成一种装腔作势、娇柔造作的文风，十分要不得。
    通俗。机关应用文的用词造句，都应当力求大众化，避免用生僻晦涩的字句。有些同志在机关应用文中常常喜欢使用一些半文半白的词语，如放着现成的“他”不用，而用“其”；放着现成的代词不用，要用“与之”。还有的用些半通不通的词句。如“他的变化很大，前后简直判若两个人”。把“判若两人”这个文言词组写成“判若两个人”，不仅很不和谐，而且成了笑话。还有的同志故作高雅，硬要在文件中搞一些文言虚语，好象《镜花缘》中淑士国里的酒保，“请教先生，酒要一壶呼?两壶呼?菜要一碟乎?两碟乎?”结果，也只能引人发笑。
    二是得体。机关应用文的语言要和作者的身份、读者对象、所要达到的目的，以及客观环境和谐一致，恰到好处。说什么，不说什么，说到什么程度，用什么语气，选择什么词汇，都要考虑最后的效果。过去曾有一段时期，在我们党和国家领导人接待外宾的通讯报导中，常常使用“接见”两个字，周恩来总理看后，指示记者改成“会见”，即双方会见。这就避免了使外宾有我们居高临下的不愉快感觉，体现了大小国家一律平等的精神，改得非常得体。
    要做到得体，还应当和所写的文件的体例相符。报喜祝捷要热烈欢快，颁布政策法令应庄重严肃，批驳错误观点要有理有力，提出希望要求应平和委婉等。比如，请示性公文，用语要谦恭，讲究礼貌，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等，以表示下级对上级的尊重。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。而指示，则要严谨、周密、明确，不能写成乞求式的文章。命令的用语，则必须斩钉截铁，毫不含混，避免出现依违两可的毛病，等等。
    三是确切。机关应用文多是用来反映情况、指导工作的，一词一句，一个概念，都必须有确定的含义，只能有一种解释，不能有多种解释；更不能给那些善于从文件上找空子的人，留下各取所需的漏洞。如果我们的文件使人读了产生歧义，那就必然造成思想混乱，给工作带来损失。要做到这一点，在用词上应从两个方面下功夫：
    首先，词的内涵必须清晰。比如“叛徒”是叛变革命，为敌人效劳者。但“文化大革命”期间，许多同志仅仅是历史上被捕被俘过，或为了工作，打入敌人内部，也被说成“叛徒”，甚至把所谓“路线错误”也说成“叛徒”，这就从根本上混淆了敌我。又如一篇简报说：“王××竟然在会上公开批评领导，造成很坏影响。”领导为什么不能公开批评?怎么批评一下就造成很坏影响?如批评得对，就应支持，即使批评错了，也在所难免，说成“很坏影响”，也是不妥的。一查事实，原来是“公开地无理顶撞”，写成“批评”，就把事实歪曲了。
    其次，对词的外延必须作适当的必要的限制。这是语言确切必不可少的。如鲁迅先生临终前，留下的遗嘱中有“万不可去做文学家和美术家”，很难使人理解，他便在“文学家和美术家”前面，加了“空头”二字，变成了流传于世的至理名言。又如，“学生会要支持学生的要求”，也不妥当。要求有合理的、不合理的，正当的、不正当的，不能凡要求都支持，应在“要求”前面加“正当”两个字。再比如，一九四五年抗日战争胜利后，蒋介石在美帝国主义支持下，挑起了内战。新华社为揭露美蒋勾结，写了一个揭露美帝国主义帮助蒋介石运兵的电讯稿，原稿有“当马歇尔呼吁东北和平和中国和平的时候”一句话，语法并没有毛病，但却容易使人理解为马歇尔是真要和平的。毛泽东同志在“马歇尔”后面加上“好象在努力”五个字，这就十分准确地把马歇尔的伪君子面貌揭开了。
    四是概括。机关应用文的用语要求简捷明快，因此应当特别注重使用论断性语言、综合性语言、群众性语言。
    在总结、决定、决议、指示等机关应用文中，要善于运用论断性语言。这样做，第一可以增强文件的说理性和说服力；第二可以增强文件的无可辩驳、不容置疑的权威性；第三可以用较少的文字说明比较多的、比较深刻的道理。比如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》一文，在语言上，从头到尾体现出论断的特点。“抗日战争期间，我们党从一九四二年开始在全党进行整风，这场马克思主义的思想教育运动收到了巨大的成效。”一句话，概括了一九四二年党内整风的背景，性质和它的效果，对这次整风的巨大历史意义作了恰当的评价。又如“新民主主义革命的胜利是无数先烈和全党同志、全国各族人民长期牺牲奋斗的结果”这一论断，充分揭示了新民主主义革命胜利的根本原因，既恰如其分地肯定了全党和全国人民团结奋斗的业绩，没有把一切功劳都归于革命的领袖；同时，也不低估革命领袖的作用。实际上，“全党同志”中自然也包括了党的领袖在内。所以，在机关应用文中善于使用论断性的语言，可以收到思想深刻，言简意赅的功效。
    在简报、调查报告，汇报提纲及总结等机关应用文中，常常使用一些事例。从语言上说，这些事例多带有综合性。一方面它对问题的叙述，本身是大量事实、事例的综合。如在一篇总结中谈到：“全室七个同志，每人都认真地回顾了自己在一九八五年的工作历程，畅谈了政治上、思想上和业务能力上的收获。”这个叙述，是建立在对全室七个人总结情况综合分析的基础上的。可以设想，如果对七个人的总结一个个加以描写，那么这篇总结就要真正成为名符其实的流水帐了。另一方面，即使写典型事例，也决不象讲故事、写小说那样铺衬、演绎、膨胀，而是尽可能用集约式的语言，说明它的概貌。如关于某区委常委组织生活会的情况报告，在谈到“有攀比思想，看左邻右舍”时，举了三个例子：一是“春节人家请我们，我们也发请柬请人家”；二是“人家搞午餐补助，我们也搞”；三是“人家发食物过年，我们也批准企业单位给职工发三至五元买食物”。三个事例都没有用很多话，但却十分具体而生动地反映了这些领导干部的“攀比思想”。这种语言的运用，是机关应用文有别于其他文体的重要特征。
    在机关应用文写作中，还要善于运用群众语言。这种群众语言，也应该是经过概括、提炼、加工的。因此，它比一般的群众语言更有代表性，覆盖面更大。如在一篇关于纠正党内不正之风的汇报提纲中，谈到一些党员领导干部以权谋私，利用他们手中的职权为自己晋级、提薪、增加津贴，收入比职工高十几倍时，引了这样一段话：“群众给这些干部写了一副对联，上联是：领导奖金上不封顶；下联是：群众奖金下不保底。横批是：当官先富。”概括得多深刻。再如，在一篇通报中谈到一些单位在用人上的不正之风时，指出：“有的领导干部竟然提出，在搞活经济中，要敢于使用那些‘能说会道，上窜下跳，会捞钞票’的能人，结果上了一些坏人的当，留下一屁股债。群众说他们是：没有请来能人，请来了坏人；没有请来财神，请来了瘟神，真是陪了妇人又折兵。”这些经过概括的群众语言，生动形象，活泼清新，用在机关应用文中，它的效果，要比我们写一串干巴巴的话不知好多少倍。
    第一章　如何掌握机关应用文写作的规律
    第六节　机关应用文的语言(下)
    在机关应用文写作中，有几个最常见的词语，如“问题”、“要”、“亲自”、“进行”等，写的人，随手拈来，用得顺理成章；读的人，一掠而过，也不去品尝它的滋味了。实际上，这几个字词，在机关应用文中已经用泛了，用滥了，有的用到了闹出笑话的程度。因此，对这些不管写的人还是看的人都已习以为常的字词，很有必要把它突出出来，加以剖析，以便引起人们的警惕和重视，减少或避免出现一些常识性的错误或漏洞。
    一说“要”。“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，使用很更多。机关应用文中的“要”尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。比如，“要坚决地改变思想政治工作中的软弱无力的状态，要自觉地正确贯彻执行中央的路线、方针和政策，要坚决地抵制和克服‘左’的和右的错误思想的影响”(《中共中央关于整党的决定》)。再如，“要在全党大大加强对马克思主义理论的研究，对中外历史和现状的研究，对各门社会科学和自然科学的研究”(《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》)。用“要”字作为一句话的开头，可以增强它的论断性、坚定性和原则性，观点明确，文字简洁，句子干净利落，有很好的作用。
    但是，在汇报、报告、请示等上行文中，多属申明、叙事、祈使性的，一般不宜用论断句式，也不宜随便用“要”字。在一篇公文中有这样一段话：
    “当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。要继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。要积极推进零售商业、服务业的改革，进一步扩大企业自主权，贯彻按劳分配的原则。要建立包括经济效益和服务质量在内的考核制度，使服务态度和职工的工资、奖励直接挂钩。要对文明商店、文明个人，除给予荣誉，进行表彰外，适当给予物质奖励；对待顾客‘冷、顶、撞、推’，严重损害顾客利益的人，给予经济制裁乃至行政处分。要进一步发展集体、个体商业网点，解决吃饭难、做衣难的问题。要努力改善服务设施，扩大服务项目，改进经营方式，方便群众。要积极发挥顾客和当地群众的监督作用，采取多种形式，定期听取群众的意见和要求。同时，要采取积极的态度，帮助商业服务业职工解决一些生活上急待解决的困难，调动职工群众的积极性。”
    这段话看起来象是“指示”，是上级向下级布置工作，提出要求。实际完全不是这么回事，恰恰是下级向上级和一些兄弟单位作汇报。这就很不得体，很不切合身份了。那么，这是怎么造成的呢?关键在于一系列“要”字把事情搞坏了。汇报只能用计划、打算、商讨、请示性的语气来写，最忌讳使用必须、应该、一定等命令式的语气。不然，这个机关应用文的文种性质就发生了变化，它的效果、影响也完全不一样了。这段话可以作这样的修改：
    “当前，我们正着重解决商业、服务业人员对待顾客‘冷、顶、撞、推’，甚至打骂顾客的不良倾向。我们准备继续搞好以遵守社会主义商业道德为主要内容的职工脱产轮训，树立人人信守商业道德，处处讲求文明礼貌的新风尚。”以下各句统统去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字换作“我们还准备”，这段文字就能恢复它本来的汇报的性质，也符合汇报者的身份。
    二说“亲自”。在一些机关应用文中，特别是简报、报告、总结、汇报提纲里，谈到领导同志的活动、言论，常常同“亲自”联系起来，什么“领导亲自到会作重要讲话”、“领导亲自主持会议”、“领导亲自参加植树活动”、“领导亲自到建筑工地视察”等等。在一份简报里有这样一段话：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，亲自主持研究方案，亲自开会部署、作动员，亲自主持召开知识分子座谈会，亲自参加谈心活动。”短短六十多个字，竟用了四个“亲自”，实在是用滥了，不仅完全多余，而且成了一种毛病，使人感到俗不可耐。目前在人们当中传为笑谈的所谓“亲自吃饭”、“亲自睡觉”、“亲自打牌”，“亲自跳舞”等，都是对滥用“亲自”的一种讥讽和嘲笑。
    那么，为什么一些作者爱用“亲自”呢?无非两个方面的原因：一是强调领导对某项工作、某个事件、某项活动的重视；二是强调事情本身的重要，借领导参与、涉足的名义，扩大影响。也还有的认为里面难免有“取悦”、“讨好”、为领导“贴金”之嫌，这就说不清楚了。
    其实，不论强调某项工作的重要，还是强调领导对某项活动的重视，都完全可以不用“亲自”而同样能够达到目的。比如前述那份简报中的一段话，如果把它改为：“在落实知识分子政策中，各单位党组织的主要负责人，主持研究方案、开会部署、作动员，并召开知识分子座谈会，参加谈心活动。”不是丝毫无损于领导的重视吗?因为已经有了主要负责人，那么对于“主持”，人们决不会理解为是别的人的活动；同样的，开座谈会、作动员、参加谈心活动，也决不会算到别人的帐上。如此说来，那四次出现的“亲自”二字，都是多余的了。但愿在我们的机关应用文中，尽可能以至杜绝多余的话，多余的词和字，使它更朴实，更雅致，更大方。
    三说“问题”。“问题”一词，在机关应用文中使用得更多、更普遍、也更随便。以至于用成了“问题”，人们往往还不认识它是“问题”，可见“问题”到了何等严重的地步。下面是一篇关于小城镇建设的调查报告中的一段话：“目前，小城镇建设需要研究和解决的有六个问题。一、具体政策问题，主要有：(1)关于建镇问题。这个问题又包括两个问题……。”读了这段不太长的文字，首先一个感觉，就是很别扭。大问题套着小问题，好象在做文字游戏。仔细分析全文，作者所说的“建镇问题”，是指建镇的标准，以及建镇后的职能和待遇。这本来可以直截了当地具体写出来，却偏要用“……”问题”来概括，往往把最本质的东西淹没在不恰当、不确切、更不高明的概括之中了。机关应用文中的概括，一定要准确、明晰、贴切，不能大而化之，笼而统之。上述调查报告中的“关于建镇问题”，干脆明明白白地写成“建镇的标准和建镇后的职能等没有明确规定”，岂不是更清楚吗?这样反倒可以免除一些“问题”。
    那么，为什么在机关应用文写作中一些同志爱用“问题”呢?原因有：
    第一，对所要写的事物缺乏认真、深入的分析和思考，没有找到事物的内在规律，而满足于一般的现象罗列。客观事物是极其复杂的。要认清它的本质，必须下一番苦功夫，动一番脑子，善于把感性的认识上升为理性的认识。这样才能反映深刻，才不至于停留于表面，才可以避免甲乙丙丁的现象罗列。一般来说，在任何一个具体事情、具体矛盾、具体概念上冠以“问题”二字，都是比较简单，比较容易，对作者也是比较轻松的。但是，我们决不能图简便、图轻松，而使得机关应用文失于平庸、浮泛。
    第二，对修辞不够讲究，缺乏应有的修辞知识。任何文章的写作都要注重修辞，机关应用文的写作同样如此。在机关应用文写作中，也要对语言精心选择加工，以增强语言表达的效果。如“问题”一词，在机关应用文中虽然是常用的词汇，但每次使用都应掌握得当，该用则用，该舍则舍，该变通则变通，免得重复、哆嗦，落俗套，破坏了整个文章的语言美。在一篇调查报告中有这样一段话：“我们感到这里反映的主要问题是个别领导不重视的问题，缺乏得力措施的问题，也是干部和职工政治、业务、文化素质低的问题。”这里面连续用了四个“问题”，但并没有给人多少新思想，新意境，相反地却使得语言乏味，更谈不上语言美。实际上，如果稍加变换，去掉几个“问题”，改为“我们感到这里反映的主要问题，一是个别领导不重视，二是缺乏得力措施，三是干部和职工政治、业务、文化素质低。”既不失原意，又简捷明快，读起来也流畅、顺口，特别是避免了“问题”来，“问题”去，给人俗不可耐的感觉。
    可见，只要认真，只要精心，在机关应用文中到处使用“问题”的现象，是完全可以避免的。
    四说“进行”。“进行”一词，不仅是机关应用文喜欢用，许多文章都喜欢用，有时甚至用得过于随便，以至一九八三年五月十四日的《人民日报》“今日谈”，专门为此发表评论，题目就是：《革命尚未“取得”成功，同志仍须“进行”努力》。评论指出，不少文章中的“进行”式，完全是画蛇添足。其实，这种现象太普遍了。请看一篇简报中的一段话：
    “公司党委获悉司机“秘书工作”在密云某地出了事故，撞伤一名赶大车的社员以后，当天晚上就开会进行了研究。会上决定对“秘书工作”要进行批评教育，并且决定派人到密云某地“秘书工作”公社对该受伤的社员进行慰问，对其所受的损失进行赔偿，同时通报全体职工，向大家进行一次安全教育。”
    这段话只有一百多个字，却连用了五个“进行”。实际上，仔细推敲一下，所有的“进行”都可以去掉。“开会进行了研究”，改为“开会作了研究”不是也可以吗?“对“秘书工作”要进行批评教育”，改为“对“秘书工作”要给以批评教育”，也决不比“进行”差。“对受伤的社员进行慰问”，也可以改为派人到密云某地“慰问受伤社员”，既简化了句式，也节约了文字。“对其所受的损失进行赔偿”，改为“赔偿其损失”，岂不更痛快吗?“向大家进行一次安全教育”，也可改为“教育大家重视交通安全”。
    从这样的修改中，可以发现一个有趣的情况，即用“进行”的时候，句子中常常有一个“对”字或“向”字。凡是以“对”字为开头的句式出现时，一般都少不了“进行”，因为“对”字后面的动词常常要求一种复杂的形式，不能孤零零地存在，于是就得添个“进行”。如“同志们对他的发言进行了议论”，既然“对”字存在，就不能写作“同志们对他的发言议论”，少了“进行”还不行。看来，少用“进行”，不用“进行”，最好的办法是变换句式，不用“对”，因而也就可以不用“进行”。如“同志们对他在小组会上的发言进行了议论”。改为“同志们议论了他在小组会上的发言”，“对班里作出的决定，个别学生仍然进行反对”，改为“个别学生仍然反对班里的决定”。
    为减少“进行”，改变句式是个好办法。但关键是把“进行”的正确用法弄清楚。“进行”这个词，有从事、作、开展等意思。比较常见的用法，是在它们后面加上原来作谓语的双音节动词，组成述语宾语结构的句子。比如：
    春节前，对枪支弹药以及其它易爆易燃物品要认真进行检查，发现漏洞，及时堵塞。
    对歧视妇女儿童、不赡养老人的人，要进行批评教育。
    听到社会上各种不同的议论，应当进行分析，不能随声附和。
    教育制度、教育内容、教育方法、教育手段，必须进行改革，逐步实现现代化。
    从上述句子中可以看出，单从语法结构上说，用不用“进行”都念得通；而从语气上说，用不用“进行”却不完全一样。应该说，这是“进行”在用法上的一个特点。那么，究竟在什么情况下使用“进行”好呢?根据长期以来机关应用文写作中形成的习惯，在两种情况下使用“进行”为宜。
    一种是比较庄重的正式的行为。如“有计划有步骤地进行整党，使党风根本好转”;“党要进一步加强对共青团的领导，支持它按照青年的特点进行工作”。这里的“整党”、“工作”等，都是比较严肃的事情，特别是在机关应用文中，以“进行”表述，显得庄重。当然，用开展工作、开展整党，也决不是完全不可以。
    再一种是持续的行为。如政府工作报告发表后，“广大干部正在进行学习和讨论”。这项活动的确是进行式，它不是短暂的，而是要持续一段时期，用“进行”表述比较恰当。
    明白了这个道理，在机关应用文写作中，对“进行”的使用，应该慎重从事，不可马马虎虎，信手写来，到处乱用。一定要做到，该用则用，不该用不用。免得再出现“革命尚未‘取得’成功，同志仍须‘进行’努力”那样的笑话。