浅谈信息时代秘书工作的新发展

    当今信息社会，随着计算机技术和互联网的发展。人类许多传统的工作方式发生了改变，许多新兴事物应运而生，如2o世纪9o年代末美国出现了virtualassistant(简称va)，中文意思即“虚拟助理”“网上秘书”。我们知道，秘书工作是“以处理信息为中心任务的。首当其冲受到了信息浪潮的影响”①，而“网上秘书”作为信息时代的产物，它的基本职能是什么，它与传统意义上的“秘书”有怎样的关系，未来发展趋势如何等相关问题的研究在国内外还处于起步阶段，已有的学术研究成果尚不丰富。本文拟对网上秘书的职业涵义、职业特征、发展前景作一初步探讨，以供商榷。
    一、网上秘书的职业涵义
    案例：
    把一艘20米长、订制建造的游艇从香港挪到纽约或迈阿密需要多少钱?一旦将这艘船挪到纽约，维持它，包括聘请一位24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱?这是54岁的网上秘书苏珊娜•斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户——一位来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。斯特默从评判客户商业计划到帮助客户挑选婚礼地点什么都做。她说：“我有一个客户打算7月份到旧金山葡萄酒酿造地外举行婚礼，在里面招待来宾，而她只在旧金山停留9o分钟。”到了5月份。新娘手中只有一份候选地名单，由于“请我比请婚礼专家便宜”。于是新娘找到了她。斯特默说：“实际上，我所做的只是整理出一个庞大的电子数据表，而新娘只需要与她的准新郎坐在电脑前挑选出4个地点就可以了。”最后。在斯特默的协助下。新娘选择了最佳婚礼举行地点。
    “职业”是指人们在社会生活中所从事的以获得物质报酬为主要生活来源并能满足个人精神需求、在社会分工中具有专门技能的工作。根据这一涵义。我们可以看到案例中的主人公苏珊娜•斯特默，虽然不像大多数人一样与某单位或公司签订有固定年限的劳动合同，不按照传统方式工作，但她确实在从事依靠专门技能满足物质和精神需求的工作。因此我们可以肯定地说，她所从事的信息咨询、事务咨询和策划工作属于“职业”概念范畴。
    “网上秘书”既代表了类似苏珊娜•斯特默这样的从业人员，也代表了一种新型职业。那么“网上秘书”的内涵到底是什么呢?维基百科资料对“va”的解释是：“一个独立的承包者，提供行政、技术，有时也为客户提供创意，并协助客户。”还有一种观点认为：“网上秘书是利用网络提供商业服务的自由职业者”。综上，我们就可以对“网上秘书”作如下理解：其工作定位是承包商或自由职业者；工作途径是网络办公；工作形式是根据客户的需求将某些工作在一定时间内完成。并按照工作的数量和质量来获取报酬：工作内容主要是通过与客户沟通，负责资料和信息的收集和处理、档案整理、企业策划文案写作、工作计划制定等。
    可见，网上秘书与传统秘书既有联系又有区别，总体上说网上秘书是传统秘书在新时代的新发展。用“新发展”来描述两者之间的关系，是指在人际沟通、文件管理、信息处理等工作内容存有一定交叉的前提下。网上秘书在工作定位工作途径、工作形式等方面是对传统秘书的变革。
    二、网上秘书的职业特征
    “网上秘书”与传统秘书在信息的收集、处理、传递、反馈等工作内容方面虽有一定的交叉性，但从工作职责来看，二者并没有本质的差别。与传统秘书相比，网上秘书具有以下不同的职业特征：
    第一，工作角色的新颖性。
    传统秘书只是行政单位或企业单位的雇职，在一定时期或范围内其工作权责与报酬是相对固定的；而网上秘书的工作很灵活，“他们与客户之间的关系很独特，网上秘书不是雇员，而是合作者，他们与客户共同寻找更佳的做事方式”。网上秘书利用各种通讯设施与客户取得联系，通过远程操作与客户交流和沟通，客户很少甚至根本见不到自己的秘书。网上秘书除了满足客户的需求之外，与客户没有职务上的隶属关系。网上秘书可以同时与多个客户开展业务合作，与客户不存在固定的业务关系。至于报酬，网上秘书在为客户开始工作之前就已与客户商定好；另外网上秘书还可以与客户共同完成一项工作并合理分配酬劳。
    第二，工作手段的网络化。
    从某种意义上说，网上秘书所从事的就是信息处理工作。因此，网上秘书需要使用现代化的办公设备，如电话、打印机、复印机、传真机等，并熟练掌握电脑操作和网络运用技术，完全采用网络化的办公方式。网上秘书运用收发电子邮件、gprs+wap高速移动电话通信、网络聊天网络论坛留言、ftp文件传输、使用搜索引擎网络下载、网上交易等途径，方便、快速、高效、准确地收集与处理信息。如果离开网络，他们根本无法开展工作。
    第三，工作方式的弹性化。
    一直以来，人们形象地描述网上秘书为“穿着t恤和短裤办公的人”或“穿着丝绸睡衣上班的人”。可见，网上秘书的工作状态非常轻松自由。另外，网上秘书的工作方式也呈现出弹性化的职业特征。首先，网上秘书通过互联网与客户联络和交流，足不出户就可以满足客户的需求。网上秘书通常在家办公，或者根据个人需要选择合适的小型工作间。其次，网上秘书可以按照自己的喜好和习惯来布置工作环境。再次，网上秘书不像传统秘书那样必须在公司或单位规定的时间内工作，而是根据客户的需求来灵活安排和掌握自己的工作时间。
    三、网上秘书的职业发展前景
    网上秘书可以说是信息时代发展的产物，属于当今时尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美国著名作家玛丽安•萨尔兹曼早在1998年就指出，“展望21世纪的生活方式，就经济与技术层面而言，网上秘书将发挥智能代理人的作用。负责收集你最感兴趣的消息。并处理商业和社会函件。”因为这一职业的自由性与独立性，它越来越受到从业者的青睐，从业人数日益增多。同时，随着全球经济的快速增长和全球一体化进程的加快，商务和商贸活动日益增多，规模不断扩大，既能提高办事效率又能节约人力和财力成本就成为许多公司追求的目标。网上秘书的出现因此成为一种必然。从目前情况来看，市场对网上秘书的需求很大，但这一职位的缺口也很大。可见，网上秘书的出现是符合市场经济规律和时代发展要求的，其发展空间非常广阔。目前，我国最大的网上秘书基地浙江秘书网在浙江温州成立，并已经步入快速发展阶段，作为网上秘书行业的领跑者，该公司的发展是对我国网上秘书事业的发展的一个重要促进和规范作用！据采访调查，该公司目前已来自海内外的网上秘书1500名左右，业务服务遍及国内外企业和个人客户。浙江秘书网负责人表示，目前，这一新兴行业在我国发展非常迅速，也开始广受客户的欢迎和接受，越来越多的客户开始使用网上秘书服务，但是要真正成规模和规范化，还有很长一段路要走！讲这个行业规模化，职业规范化，将这个行业产业化是我们正在做的事！
    当然，与传统的秘书职业相比，网上秘书还存在着许多问题与不足，这在一定程度上影响和阻碍了它的发展。一般来说，网上秘书以前通常在单位或公司从事行政或商务工作，因注重独立性、自由性较强的生活工作方式，才改行做网上秘书的。因该职业还没有形成一定的规范，对从业人员没有具体的职业要求，所以从业者的职业素质参差不齐，能满足市场需求的高素质网上秘书人才相对较少。另外，网上秘书与客户之间的合作关系通过协议的形式，以双方的诚信度或信誉度来维系。这种关系缺乏劳动合同那样的法律效力，对双方的权利和义务规定得不够清晰和明确，双方利益很容易遭受侵害，比如网上秘书付出劳动却得不到报酬的事件就时有发生。在世界范围内，“网上秘书”还是个新生事物，其从业人员的具体工作状况、数量等都少有具有针对性的调查和统计。对有关问题的探讨也相对较少。可见，网上秘书要成为一种规范化的职业还需假以时日。去年第四季度，中央电视台新闻频道，中国青年报，新浪网，搜狐网等国内外1000多家媒体对浙江秘书网进行报道和强烈关注，这也说明，这一行业的未来趋势将不断走向大众化，规模化发展的道路！这一新兴行业也越来越受关注和被人们接受。
    XX年，美国成立了名为国际虚拟助理协会(internationa1virtualassistantsassocia-tion。ivaa)的非营利组织，该协会由自愿服务的商业成功人士组成，他们制定相关管理制度组织开展网上秘书从业人员虚拟助理证书(certifiedvirtualassistant)考试，为成员提供教育培训、商业信息和合作项目。目前，世界上已有许多网上秘书在该协会接受培训和开展工作。该协会对网上秘书职业的发展以及从业人员素质的提高发挥了重要作用。当然，这一职业还需要依靠法律及行业法规来规范，以保障网上秘书的合法权益和工作的顺利开展。总之，面对信息时代出现的“网上秘书”这一新兴职业，广大秘书工作者、秘书学研究者以及秘书教学工作者应自觉地将其纳入秘书学和秘书工作研究的范畴，以促进这一职业健康、稳步发展。
    注释：
    ①刘东生，秘书工作的现代化[j]，法制与社会，XX(71)，
    ②蔡超，网上秘书[岫，中国轻工业出版社，XX，
    ③黄敏，刘功成，网络文化与现代秘书[j]，武汉科技学院学报，XX(12)，
    ④黄宏斌，网络时代呼唤新型秘书[j]，厦门科技，XX(1)，
    ⑤蔡超，秘书在线办公的网络资源叫，办公自动化，XX(8)，
    ⑥赵光，网上跨国打工“电子移民”族探秘[j]，国际人才交流，XX(3)，
    ⑦袁飞，试论办公现代化与现代秘书工作[j]，长春金融高等专科学校校报，XX(2)，
    (耿志红 孙芳芳；作者单位：浙江大学城市学院传媒与人文学院中文系；来源：浙江秘书网)