一概况
1．活动名称：华中科技大学新闻与信息传播学院元宵游园诗会
2．活动主题：穿越梦境/相约元宵
3．活动时间：XX年2月17日17：30——21：00
4．活动地点：华中科技大学韵苑足球场
5．参与对象：华中科技大学新闻与信息传播学院全体师生《欢迎其他院系师生参与》
6．活动目的：为了庆祝刚刚过去的春节，相别一个月的同学们终于又聚在一起，为了加深同学们之间的感情，迎接新的学期，庆祝元宵节，宏扬传统文化，我们举办此次元宵游园诗会。
7．主办单位：新闻与信息传播学院团学联
二活动特色
1．吸引最为广大的同学们参与到此次活动中来。为了达到这个目的，我们将从校各网站/媒体出发，进行广泛宣传，并一海报/喷绘/传单/展板/横幅等多种宣传方式对本次活动进行宣传，并利用刚开学且接近春节尾声的契机，广泛调动东西两大校区的同学共同参与；
2．节目的多样性。诗会除了对对联，猜灯谜，背诗词等活动外，同时还增加舞蹈和抽奖的活动，令诗会更具参与和可看性。
3．诗会活动增加趣味性。本次元宵游园诗会以穿越梦境相约元宵为主题，我们将搭建以诗词乐园为主题的大型园子，在园子旁边设众多游园活动项目，同学们可以在观灯赏月猜灯谜的间隙去园子中间跳舞，享受诗词乐园的快乐。
4．展现中华文化精华和华中大优秀文艺资源。我们将邀请喻园诗社/夏雨诗社/国学社的重要人物及在各种比赛中取得较好成绩的同学参与到本活动中，还邀请笛萧协会进行现场伴奏，以此向同学们展示我校同学丰富的业余的文艺生活及我校作为一个理工科院校良好的人文氛围。
总之，我们将倾尽我们的才华，挥洒我们的智慧，保证为全校同学展示一场精彩绝伦的大型诗会。
三活动流程
前期准备部分：
为保证本次参与活动的同学能积极地参与到这次诗会中，将在正月十四晚进行部分同学舞蹈扫盲。
根据诗会当天内容建议培训内容如下：
基本交谊舞；集体恰恰舞；集体牵手舞。具体舞蹈类型可字选择。
诗会部分：
说明：本次诗会的节目部分将分为三个板块，分别为“走近诗词“感受诗词”拥抱诗词有各种灯笼供同学观赏，猜灯谜可兑奖。
开场（预计时间：17：30——18：55）
1．17：30——18：20 播放轻松欢快的音乐吸引人群，诗会准备开始。
2．18：30 节奏较为开场舞表演，灯笼点灯。
3．主持人宣布诗会开始，并带动气氛让观众参与第一次集体舞兔子舞，点燃烟花。
走近诗词(预计时间：18：55——19：55)。
本篇以悠扬的交谊舞辅助诗会，营造温馨浪漫的氛围。包括华尔兹，慢三等。以观灯赏月为主，并进行诗词接龙，比赛谁记的关于元宵的诗词最多，优胜者可领奖品。
1．首先为舞蹈，华尔兹。
2．舞蹈完为自由观灯赏月时间。
3．诗词接龙。
4．比比谁记的多。
感受诗词(预计时间：19：55——20：30)
本篇舞蹈以节奏轻快的恰恰/集体舞等为主，吸引同学参与，使现场气氛进一步升温。
1．双人或四人拉丁舞表演。
2．集体牵手舞
3．国学社献礼，笛箫协会伴奏，猜灯谜，对对联，可积分，积分换奖品。
拥抱诗词(预计时间20：30——21：30)
本篇为诗会最后一个部分，进行观众评奖。
1．现场作诗，喻园诗社，夏雨诗社及中文系教师点评。
2．上述两个诗社献礼。
3．观众兑奖，凭积分兑奖。
4．播放随机音乐，以集体舞结束诗会。
5．燃放烟花
四宣传方案
平面宣传：平面宣传主要以海报，喷绘，横幅，传单为主。
1．海报：要求印制海报80张，画面要求新颖。突出活动的主题，色彩鲜艳。海报要求于正月十三前制作完成。海报制作完成后，张贴于韵苑，紫菘和沁苑的各宿舍楼内，以及食堂等人流密集处，保证一个宿舍楼中一张。并在海报张贴时告知楼栋管理员将海报保留三天。
2．喷绘：要求印制喷绘2张，尺寸要求为7。5*4于正月十三前完成，一幅悬挂于韵苑篮球场外，另外一幅用于活动作为舞台背景。
3．横幅：要求制作横幅四条横幅内容分别为
华中科技大学新闻与信息传播学院元宵游园诗会〈注：具体内容可再行修正〉
分别悬挂于韵苑篮球场外围，紫菘入口处，沁苑，东九涵洞上方；横幅要求于正月十二前完成，并于正月十三悬挂出来。
4．传单：要求制作传单1000张，并按照三个公寓人数比例分配。传单要求于正月十二前完成，并开始分发。如果遇到印数不够的情况，则进行二次印刷，请于之前把小样保存好。
媒体宣传：主要以联系校内各媒体为主。首先联系媒体于活动之前各自的宣传机构上予以宣传，广播台要在当天在中午广播传播该活动。另外要求于正月十二前将校内各媒体联系完毕，并于诗会当天进行第二次通知，确保媒体当天可以到来进行报导。主要校内媒体有：醉晚亭，华中大在线，喻园网视，广播台，白云黄鹤。
指路标宣传：具体规格不限，要求色彩鲜艳，指路效果明确并于当天将指路牌安放在韵苑，紫菘，沁苑以及学校主干道上。
五会场布置
诗会会场主要占地为靠韵苑食堂的半个韵苑足球场。舞台预计搭建在操场塑胶跑道上，以草坪为游园场地。
1．入口：以彩虹门和赞助商的广告板作为晚会入口，中间是彩虹门，两边各有两块大型的广告板，内容为为赞助商所做的宣传广告。
2．舞台：诗会舞台将搭建在我校韵苑体育场东边跑道中央，舞台背景为大幅喷绘，内容为本次诗会的图标，赞助商信息。舞台顶端为横幅，内容为“穿越梦境相约元宵“华中科技大学元宵游园诗会。舞台周围有气球和盆栽围绕，烘托诗会氛围。
3．游园活动区：每个展台设3名工作人员负责该展区的活动，同学在成功完成活动之后可获得兑奖券一张，可到总台兑换奖品。设总台于入口附近兑换奖品。各个游园区搭设印有赞助商宣传内容的帐篷一个，100瓦灯泡2个，桌子两张，凳子若干，并以红色为主色调布置各展台。
六突发性事件处理
1．天气原因。2月恰逢初春，天气状况相对稳定，如出现意外天气〈下雨或刮大风等〉影响活动举行，我们将另找场地。另外为预防火灾，事先保证火警畅通。
2．舞台设备障碍。针对在活动进行中有可能出现的舞台影像设备故障，本次活动特安排专业技术人员进行及时维修。同时，在由于设备故障造成的演出空白时间中，我方会安排主持人及现场工作人员组织同学同学们进行现场游戏，以保持现场的热烈气氛。
3．人员拥挤。将本次活动场地划分舞台区，舞蹈区。游园区，并在每个区域特安排一定人数的工作人员进行现场秩序维护。
七工作安排
学术组：负责出各种题目，及灯谜。
节目组：设计诗会流程，联系嘉宾，支持人以及诗会当天后台指挥工作。
游园组：组织游园活动，包括每个展台的布置，展台负责人员，整个诗会所需的礼品，道具，装饰品等的购买或租借。
外联组：联系本次活动的外联赞助。
现场组：场地租借，诗会现场布置的相关事宜〈包括诗会的灯光，电路，烟花等〉还有现场秩序维持。
宣传组：本次活动前期宣传工作，联系校内各大媒体。
八活动预算
项目名称规格数量价格备注
总会场布置
舞台及灯光 10*7 6000 包括舞台搭建及所有设备
烟火若干 XX
盆栽及气球 50*2—500*0。1 150
桌椅若干 150
接线板 15*20 300
道具及服装租用若干 500
荧光棒 XX*0。5 1000
电力供应 500
灯笼 1000
游园礼品 800
彩虹门 200
宣传费用
氢气球 2*80 160
彩喷 2*400 800
横幅 4*70 280
海报 7*80 560
传单 10000*0。05 50
展板 8*25 200
路标若干 100
其他项目
工作证 100*2 200
请柬若干 100
总计 15050